记录管制程序（经典）

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1、文件名：记录管制程序文件属性：程序性/管制版本号：A0文件编号：JOP-002生效日期：2008.05.18深圳市卓先实业有限公司记录管制程序目录1.目的2.范围3.权责4.程序重点5.参考文件6.附件核准：__________审核：___________制定：____________第7页共7页文件名：记录管制程序文件属性：程序性/管制版本号：A0文件编号：JOP-002生效日期：2008.05.181.目的为确保对记录进行有效管制，为管理改进提供参考并为管理体系运行提供证据，特制定本程序。2.范围适用于管理体系运行中产生的相关记录。3.权责文

2、控中心主办，相关部门协办。4.程序重点4.1本公司记录目前主要包括以下方面：（1）管理评审记录（2）品质策划记录（3）订单相关记录（4）客户投诉处理记录（5）订单评审记录（6）供应商记录（7）主要客户资料（8）培训记录（9）生产计划、指令记录（10）仓库管理记录（11）采购合约记录（12）样板制作记录（13）过程控制记录（14）设备日常维护、保养相关记录；（15）内部品质稽核记录（16）文件管制记录（17）料品检验记录；（18）品质异常处理记录（19）其它（联络、协调、会议记录等）4.2记录的管理：4.2.1记录管理体系运行过程和结果的记录，应设

3、计成固定的表单格式，备忘性记录除外。4.2.2记录的填写应字迹清晰、内容完整。4.3记录的保存：4.3.1各种记录均须按规定年限保存，详见《记录保存年限表》（附件一）。4.3.2记录的收集与整理。4.3.2.1产生记录的部门应将每月品质记录收集起来，按表单种类分类，并检查记录是否完整。4.3.2.2记录由各相关部门按适当方式识别；必要时每月、每年分类装订成册保管。4.3.3记录必须存放于适宜的贮存环境和易存易取的场所，并防止其在规定的保存期内损坏、变质和丢失。4.3.4各部门文职人员于每年底对照《记录保存年限表》清查各类记录，对过期者列出清单，经

4、部门主管批准后销毁。第7页共7页文件名：记录管制程序文件属性：程序性/管制版本号：A0文件编号：JOP-002生效日期：2008.05.184.4记录的修改：4.4.1记录的填写内容不允许随意涂改。4.4.2确需修改补充内容时，由原记录填写人将需修改的内容划掉，在其上方填写正确内容并签名确认。4.4.3表单格式若有变更，应由修改部门填写《文件修订、废止申请单》，经核准后，由文控中心按《公司文件管制程序》执行。4.4.4文控中心要建立表单最新版《表单总览表》（附件二）发行到各部门参考，以确认最新版的表单被使用。4.5归档方式：4.5.1各职能责任人

5、员需将收集存档之记录作适当整理。4.5.2数量较少时可用文件夹编序存档，若数量较多时，则需经装订后依排序存档，但须作标签识别。4.5.3归档可分开放式和封闭式：4.5.3.1开放式归档记录应为相关人员均可查阅之普通记录。4.5.3.2封闭式归档之记录为机密性、技术性较强的重要记录，需经理或总经理批准后方可调阅。4.6记录的查阅：4.6.1本公司人员因工作需要查阅记录时，应经持有部门同意。4.6.2合同要求需要时，经经理或管理者代表批准，在规定期限内，品质记录可以提供影印件，记录之原件不得外借。4.7外来记录管制：4.7.1外协厂商及客户之记录由相

6、关部门存档。4.7.2若有必要可影印分发相关部门存档。5.参考文件《品质系统文件管制程序》6.附件附件1：记录保存年限表附件2：表单总览表第7页共7页文件名：记录管制程序文件属性：程序性/管制版本号：A0文件编号：JOP-002生效日期：2008.05.18附件一：纪录保存年限表纪录保存年限表日期：第页共页记录清单及保存期部门记录名称保存期总经办劳动合同两年人力资源部人员需求申请表两年入职申请表两年人员异动单两年离职申请表两年工作移交清单两年培训需求调查表两年培训签到表两年员工培训记录卡两年培训效果评估表两年职员试用期考核表两年管理人员通迅录一年

7、员工绩效考核表两年员工薪资表两年行政部工伤处理协议三年来访登记表一年安全隐患记录三年保安巡查记录两年食堂操作记录一年宿舍安排记录表一年车辆管理记录一年设备保养作业指导书以旧换新，无期限保存固定资产（设备）验收单两年设备保养记录两年设备安全使用巡查记录表两年固定资产（设备仪器）内部调拨申请单两年设备维修联络单两年固定资产报废（处理）审批表两年固定资产盘点表两年财务部资产负债表三年利润表三年现金流量表三年固定资产清单三年年度财务预算三年财务项目分析记录三年第7页共7页文件名：记录管制程序文件属性：程序性/管制版本号：A0文件编号：JOP-002生效日

8、期：2008.05.18部门记录名称保存期品质部IQC检验报告一年包装检验表两年桑拿房出货配件记录表两年桑拿房成品检验报告两年桑拿房装柜