质量记录管制程序文.doc

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1、名翔恿线股份有限公司质量记录管制程序书文件编号MS-M2-1601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第1页共4页一、目的确保质量系统之有效运作及作为日后质量改善及追溯之依据。二、范围使用于质量系统之各项窗体、记录与报告均适用之。三、定义无流程图NA移转Y过期借阅归档、保存汇总填表质量记录管制时机来源测状况需求记录存查归档、保存销毁A名翔恿线股份有限公司质量记录管制程序书文件编号MS-M2-1601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第2页共4页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，H

2、owtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程相关单位1质量记录管制时机6.1质量记录管制时机6.1.1程序书质量活动运作之窗体记载完成时。6.1.2作业标准书执行运作之窗体记载完成时。相关单位2填表6.2填表6.2.1各单位主办人员，将该单位负责保管之各作业流程之窗体、记录或报告，填入〝质量记录管制一览表〞(MS-M4-1601)如附件1中，以传真或影印一份交给总务人事组主任保管存档。质量记录管制－览表(MS-M4-1601)相关单位3汇总6.3汇总6.3.1各单位主办人员应将程序书与作业标准书运作所产生之质量记录，分类搜集。相关单位4归档、保存6.4归

3、档、保存6.4.1各单位主办人员依各程序书类别将质量记录分类，再依每天产生的例行性窗体及不定期产生的非例行性窗体分别储存、归档。6.4.1.1例行性窗体产生之当月，依日期顺序排列置于当期之卷宗内，归档时，以月为储存单位，于每月初，将前一个月之窗体依日期顺序排列整齐后，并将〝质量记录储存标示〞(MS-M4-1602)如附件2，置于窗体最上层，一并置入A4规格之保护套中，依年份月份排列整齐，置于当年度之卷宗内。6.4.1.2非例行性窗体依产生日期顺序排列，并登录于置于窗体最上层之〝质量记录储存目录〞(MS-M4-1603)如附件3后，一并置于当期之卷宗内以利于日后追踪

4、，归档时，以月为储存单位，置入A4规格质量记录储存标示(MS-M4-1602)质量记录储存目录(MS-M4-1603)名翔恿线股份有限公司质量记录管制程序书文件编号MS-M2-1601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第3页共4页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，Howtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程之保护套中，依年份月份排列整齐，置于当年度之卷宗内。6.4.2各单位主办人员将质量记录卷宗依序置于橱柜中，避免受潮、日晒、毁损、变质且不得遗失。6.4.3卷宗标示式样详见〝卷宗标示表〞(MS

5、-M4-1604)如附表1。6.4.4保存期限6.4.4.1一般窗体须保存二年，有关会计、财务窗体须保存5年。6.4.4.2各单位负责第一年的保存保管，其后之保存年限转由总务人事组负责保管。卷宗标示表(MS-M4-1604)相关单位5借阅6.5借阅6.5.1借阅人员须填写〝文件申请单〞(MS-M4-0501)如附件4，经原文件使用单位主管同意后，可借阅并遵守以下规定。6.5.1.1借出之文件应维持其完整性及清洁性，并不得在其内做任何记号，不得拆卸或复印，使用后应尽速归还。6.5.1.2归还时，各单位主办人员应仔细检查归还文件之完整性后，将文件归回定位，并于〝文件申

6、请单〞(MS-M4-0501)如附件4上注明归还后结案。文件申请单(MS-M4-0501)相关单位6过期6.6过期6.6.1各单位主办人员应于每月清查质量记录保存日期是否届满一年；若未满一年，则回到流程4，继续保存，若超过一年，则进入流程7，进行移转。名翔恿线股份有限公司质量记录管制程序书文件编号MS-M2-1601制订日期：89年10月26日修订日期：年月日版次：A.0版页次第4页共4页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，Howtodo，What七、参考文件八、应用窗体No流程相关单位7移转6.7移转6.7.1各单位主办人员将保存日

7、期超过一年之质量记录，登录于〝质量记录处置表〞(MS-M4-1605)如附件5，勾选移交栏，将该表与质量记录一并移交给事务员。质量记录处置表(MS-M4-1605)总务人事组8归档、保存6.8归档、保存6.8.1事务员依本作业内容6.4之相关规定办理。总务人事组9销毁6.9销毁6.9.1事务员于每月清查质量记录是否超过保存期限，若已超过保存期限，开立〝质量记录处置表〞(MS-M4-1605)如附件5，勾选逾期销毁栏，经总务人事组主管审核确认后，以碎纸机将文件销毁或于文件上划×记以示作废，纸张背面若有空白处，可回收使用。质量记录处置表(MS-M4-1605)总务人事

8、组10记录