《国贸物业杭州分公司制度汇编》gmhzxx-scsw-03差旅服务工作规范-酒店结算

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1、商务服务工作手册编号GMHZXX-SC/SW-03名称差旅服务工作规则-酒店结算版本A/0第1页共1页1.0目的规范淘系挂账酒店结算流程，确保酒店月底费用结算的准确性和规范化。2.0适用范

2、韦

3、本规范适用丁•阿里巴巴西溪园区的酒店结算。3.0职责3.1前台酒店接口人负责淘系酒店的费用结算。4.0具体流程步序1职责内容负责部门填写记录结算周期：每月底结算为上月21号至本月20号期间产生的酒店费用；如果百阿预订期间横跨两个周期，则以百阿结束当日所属周期进行结算，不需要分段理―…际住宿明细单、订房传真件在每月20号-26号提交至行政接口人处。希召i丿占接由手裘旃两

4、细瘾闪M预订单与酒店提供的住宿明细单、传真件匹配，核对金额及总金额。•入住期间：入职酒店预订一般为14天，确保入住总天数正确的基础上，中止后继续入住则根据洒店提供的实际入住期间为准。•百阿酒店：根据百阿期数查询邮件备份，核对入住人员信息和入住期间，打印邮件与住宿明细单、传真件一并Wo工号、部门、成本小心匹配：电子表格中在预订人后插入3列，内容分别为工号、部门、成本屮心，前2项根据轩辕剑匹配,成本中心需向财务灵开要每月最新的成本中心，按部门进行匹配；实习生酒店费用结算不需要匹配成本中心，其余操作与日常酒店操作相同。该对苗区猪息亦厉看章腐壬題皓:应商开具发票。矗

5、裏車'7兀两锁讦竜破应祚7屣真件、酒店住宿明细单、入住登记单）与发票一并密封至信封内，由小邮局将信封前台酒店接口人供应商接口人前台酒店接口人前台酒店接口人前台酒店接II人前台酒店接口人《XX期间XX酒店费用》商务服务工作手册编号GMHZXX-SC/SW-03名称差旅服务工作规则-酒店结算版本A/0第2页共2页送至菜艙接口只。7提PR：PT申请：在淘宝之家的采购管理平台进行PT申请，以采购申请人身份登录，提交非类目采购申请；将表格中打星号（*）的地方都填好，酒店费用的采购类别为：差旅及招待-差旅-住宿，选好后系统会自动兀配采购员生产信息，其余内容填写无特殊要求

6、；填写完毕后请点击“新增”按钮后，在采购申请行上进行预算分解，然后提交审批。提交采购屮请前，请务必检查预算分解是否正确；完成上述步骤，系统自动产生PR号，在PTP系统中可随时查看审批进度。前台酒店接口人电子档《非类目采购屮请单》8接收：系统邮件会通知“等待我接收的采购订单”，登录系统，点击“接收”，填写付款申请单信息，点击“提交审批”；完成上述步骤后系统会自动生成P0号，等待财务付款即可完成结算流程。前台酒店接口人注：若本月无法完成酒店费用接收，则需提交酒店费用计提，财务会发邮件通知相关接口人，根据邮件要求费用计提并回复，注意计提具体费用可咨询酒店本月费用大

7、致金额，计提金额一般大于实际产生费用。5.0记录5.1GMHZXX-BG-SC/JDJS-01《XX期间XX洒店费用》5.2GMHZXX-BG-SC/JDJS-02《非类目采购申请单》