高校固定资产管理信息化建设探析

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高校固定资产管理信息化建设探析摘要：近几年，中央财政对高等教育投入力度持续增加，中央改善基本办学条件专项、双一流学科建设专项、基本科研业务费等专项投入，都形成较多固定资产，固定资产呈现的特点是数量多、品目杂、使用分散、价值高，如何利用信息化手段将资产管理全生命周期实现线上管理，达到资产动态管理目标，避免国有资产重复建设和流失，提高资产管理效能，为学校教育事业发展提供资产保障，成为许多高校需要解决的问题，本文以某行业高校为例，通过资产信息化重建，实现对资产业务和活动的精细化、规范化、标准化管理，提升了固定资产管理效能。关键词：行业高校；固定资产管理；信息化建设一、某行业高校基本情况某行业高校是经教育部批准设立的具有高等学历教育招生资格的全日制普通高等学校，直属于中华人民共和国海关总署。学校有五个教学系（部），设置了海关管理、物流管理、审计学、国际商务、税收学、法学、英语等7个本科专业和税务硕士专业，涵盖管理学、经济学、法学、文学等4个学科门类，在校学校约2,200人。学校同时承担海关系统中高级干部继续教育、知识更新和业务培训等任务；并根据世界海关组织（WCO）的分工和亚太区域国家和地区的要求， 逐步承担该区域海关人员培训任务，履行相应的国际义务。学校固定资产存量约5.6亿元，共计有5万余件资产，近五年固定资产教学设备投入近5,000万元。目前，上海海关固定资产系统一期建设已于2013年正式上线，经过3年来的不断磨合与调整，设备申领、设备采购、设备报账等功能均已在系统中记录大量有效数据，提高了高效节约化管理的水平，降低了统计报送人员的劳动强度，减少了人工统计的差错率。但是，随着信息化水平的不断提高，一期系统申领、申购、报账、卡片管理等各信息模块间数据虽有关联，但模块与模块间没能形成一个统一、有效的联合体，无法真正实现信息交换与数据共享，而且现有的设计较为粗糙，不够友好，用户体验较差。因此，尽快启动信息平台二期工程建设，按照新的技术标准和统一认证要求，在整合继承原有相关系统数据和功能的基础上，全新开发设计固定资产管理信息系统，已成为学校固定资产管理工作面临的一项重要任务。二、固定资产信息系统建设目标 固定资产管理系统二期的开发设计充分考虑当前学校资产管理业务的实际情况和未来发展趋势，结合实物资产种类多、范围广、数据计算准确性高等管理特点，合理利用科技手段，本着操作简便、界面友好、运行稳定、流程严密、扩展性好、安全性高、兼容性强、高效决策等原则组织实施。最终实现如下目标：采用纯B/S架构，提高系统运行效率，加强数据动态共享，降低实施维护成本；完成资产管理信息系统的数据从现有资产系统中迁移到新系统中；与海关总署资产系统动态、准确对接，并实现对账功能；实现资产从新建到报废全过程的监管，全面掌握每件设备的各节点情况；并在系统中保留资产的所有操作记录，并可查询；实现资产二维码管理，相关二维码标签等功能的升级；在资产分类上新增与海关目录映射关系，即每条资产，包括教育分类、教育大类、财政分类、财政大类、海关目录；实现与校内网上办事大厅对接，满足单点登录要求；实现与校内邮件系统对接，满足在资产管理软件中进行邮件催办；实现与办事大厅对接，满足资产相关审批手续在网上办事大厅流转，并将结果反馈至固定资产平台；实现各类统计分析数据，并支持数据、图表导出，支持打印，为领导决策提供支持；对教师使用科研经费购买科研仪器设备验收进行流程优化，实现“数据多跑路，教师少跑腿”工作目标；实现财政部、国管局、教育部等要求的各类信息报表自动生成；资产各业务流程可以灵活配置；实现个人名下资产查询及扫描资产“二维码”标签查询、申领、申购、报废审批工作的手机移动端管理，提高资产管理的便捷性和高效性。三、固定资产信息系统各功能模块 （1）资产配置计划。行政通用办公设备可实现在系统中报送资产配置计划；配置计划由部门资产管理员汇总后，报部门负责人审批同意后流转至主管部门。（2）资产申购。模块包含了对全校所有设备申购过程的管理，各主管部门要采购设备时需要先填写设备申购单，写明购置设备的名称、型号规格、数量、单价、总价、技术要求、参考厂商、用途、执行方式、申请人、联系电话、经费来源等。申购单有相应的导入模板，例如Excel格式的导入。申购单填完后提交审批。申购单据可添加相关文件资料，可以为文档、图片等。各主管部门只能申购主管设备，不得申购其他部门主管设备。填制申购单，可显示同类设备在学校的情况，在用设备、库存设备数量情况并可追踪卡片。行政通用办公设备可调取相应的购置计划，再进行申购。审批流程，审批时要能够根据需要灵活设置审批流程。审批流转时，可查看之前的审批痕迹。可设置流程退回、代办等。（3）资产验收。本模块包含对全校所有不同类型资产的报账过程管理。验收单包括设备、家具、建筑等不同类型资产的验收单。学校各部门购买来的仪器设备验收后要进行验收登记。（4）资产增加及卡号生成。卡号生成，在校内系统资产验收新增后，系统能够动态对接到海关总署资产系统中，按照海关的卡片规则生成资产编号，并动态对接将资产编号取回到校内资产系统。尽量减少中间环节及人工转换；卡片核对，海关系统与校内系统数据保持一致性，可实现对账，并反馈相关差异。（5）资产二维码管理。资产条码管理主要包含二维码设计 、打印、移动终端三个功能。二维码设计支持自定义设置，用户通过此功能设置实际需要的标签内容，包括标签上显示的内容设计等。二维码打印支持将二维码打印成标签，标签尺寸规格也可根据实际需要设定。系统自动生成标签，直接打印，无须导出格式再打印。对于二维码标签 打印可查看打印状态，并记录打印次数。对于新增资产，可在形成卡号后批次自动打印。选择打印的卡片数量没有限制；可以选中不同资产到打印收藏夹，批量打印；移动终端可扫描后显示卡片的详细信息，包括卡号、设备类别、规格型号、使用人、安置地点等。可对某些项目进行终端修改。（6）资产日常管理。资产的日常管理包括资产的申领、配发、调剂、借用、退回、回收等。对于资产的变动情况需要在资产卡片界面可以直接查看卡片的所有业务记录，可直观展示业务发生导致卡片信息项的变化情况，可查看各业务发生时的卡片版本。系统日志管理功能对用户对系统操作进行完整详细的记录。（7）资产查询功能。资产情况按照权限查询卡片；资产查询可按照字段查询，资产包括多项字段，包括资产类别、购置时间、规格型号、使用部门、安置地点等。部分字段可模糊查询，无须精确查询。（8）资产报废。各主管部门可对已经处于库存状态的设备进行报废。选择需要报废的设备，制作相关的报废单。需填写报废原因，可添加相关文件资料，可以为文档、图片等。（9）资产实物处置。对于已经报废的资产可修改为待实物处置状态，进入待实物处置库。各主管部门可通过该库选择实物处置明细，并可通过该流程发起实物处置的相关申请、通知；对于相关处置文档（例如会议纪要、处置过程相关文件）、收据等电子数据可上传并存档、备查；在流程流转中，资产科可添加收益管理，对于该批处置的收入做登记，并同一批做标识。（10）资产折旧。对资产按照相关要求及方法计提折旧、补提冲减折旧。可按月、按年、按资产类别等统计折旧信息。按照明细表及汇总表统计折旧信息，并可导出、打印。可按月份、年份、单个资产等条件查询折旧信息。（11）资产清查。职能部门可根据学校的要求进行全院资产或者某类资产的盘点，建立盘点任务后，可分配到各人进行盘点确认。个人可在待办事项中查看自己需要确认盘点的资产，可选择移动端扫码 确认或者系统点击确认。任务发起人可查询各部门的资产清查情况，部门负责人及资产管理员可查询本部门资产盘点情况。资产清查有两种方式：联机清查、脱机清查。（12）相关统计报告。对全校的所有资产数据进行统计分析和查询，一方面完成不同上级主管部门需要的上报数据，另一方面，为学校各级资产管理人员和学校领导提供学校资产分析数据，为领导决策提供支持。学校领导及相关岗位人员可直接查看各类分布报表，包括资产类别统计资产增减变化情况；按照当年经费项目及时间统计资产购置情况；按照购置计划，统计执行情况；按照使用部门统计资产占用情况表；按照安置地点统计资产分布情况表；仪器设备年代分布图；仪器设备现状分布图（在用、库存、待报废）。