鸿嘉集团信息化之路

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鸿嘉集团信息化发展之路2009年9月我进入集团公司,岗位是信息专员,转眼已经步入2013年，回顾4年来鸿嘉集团信息化发展的坎坷历程,如何推动公司的信息化发展，如何实现个人的职业理想,展望公司信息化发展的明天,信息化发展之路任重而道远。Ø历程1.网站建设方面2009年9月由于集团与网站服务商(商景公司）签订建设的6个网站未通过验收，我的第一件工作是接收网站管理工作。第一、通过拟定网站验收标准（《网站验收审核项目表》),协调服务商与各公司，完成网站验收。第二、建立网站管理组织，拟定分公司网站负责人和实施人，结合内部媒体管理办法（试行），及时将公司动态发布到网站.同年10月建立鸿嘉论坛,为外界提供了解鸿嘉的网上平台。2011年2月，根据上级领导要求网站的管理工作全部交接给企专部负责。12月申请保护企化部欲停用的域名“hong—jia.com”并作为鸿嘉论坛专用网址，一直由个人维护管理至今。2。网络信息化管理方面2009年集团与华庭共用办公网络，断网、IP冲突时有发生,管理混乱.通过梳理网络环境得到改善。同时走访了解置业、园林、齐王府、博兴宾馆的网络管理现状,并对存在的问题进行了处理。11月召开了首次网管人员工作会议。2010年出台了《山东鸿嘉集团办公电脑操作系统安装标准暂行规定》,在集团及子公司推行并列入日常检查范围.根据办公需求,拟定了《办公电脑的最低硬件标准》，并对达不到要求的电脑进行了升级,设立了电脑档案。12月购买了网康上网行为管控设备，从建立制度、拟定标准、检查通报、督促整改的方式转换为技术管控，确保了制度的执行。11/11

12011年2月以财务管理中心的电话会议系统申请为契机，按上级领导要求：统一考虑视频电话会议及办公区域功能,3月通过考察提报了《鸿嘉集团视频会议系统项目实施方案》,领导批示暂缓实施.4月29日对基础网络进行了规划和完善,提报了《鸿嘉集团网络改造方案》并于6月成功进行了实施，网络维护工作也从被动的各自为政转为技术管控。8月29日下发了《网络维护服务监管办法（试行）》，使物业网络维护服务监管有了制度支持，11月对网络维护人员进行了制度和技术培训及考核。9月24日提报了网络存储方案，领导批示暂缓。2012年3月网康上网行为管控设备系统升级;4月鸿嘉集团培训室视听系统工程方案提报合同签订及实施;7月鸿嘉集团会议室监控系统工程方案提报合同签订及实施。3.信息化软件应用方面A、固定资产软件：2009年10月，根据上级领导要求提报了两家(武汉海川、潍坊）固定资产管理软件，完成招标采购工作,同年在集团进行试点.2010年4月—6月协助海川固定资产管理软件在博兴宾馆、风景华庭、齐王府的实施工作，对海川软件进行安装调试，同时在组织的固定资产软件培训中进行业务培训工作，为固定资产软件提供技术支持.B、OA办公系统:2008年集团较早推行了通达OA办公系统,应用为：公告通知、新闻、邮件短消息、固定资产工作流。2009年针对OA账户安全方面，强制推行密码设置验证。Ø2010年11月对OA智能办公系统进行两次成功升级，确保了OA的稳定性，扩展了OA功能应用.11/11

22012年结合《会议管理制度》,会议预定审批功能自OA启用.10月以行政人力中心为试点,依据现有制度设定了工作流，应用情况欠佳。2013年根据总裁办信息化规划要求拟升级OA系统。C、ERP软件：Ø2007年明源ERP项目开始推广、实施，我到公司的时候ERP已经处于停滞状态。2010年8月-9月,组织了明源地产ERP二次实施启动会议,与明源实施顾问与各中心进行沟通交流，并形成了调研报告及二次实施草案。2011年2月提报了全新实施方案，上级领导批示:先完成集团的定额定律工作与绩效考核工作；先予以沟通，多方征求意见，尤其是财务、工程、采购、造控、销售方面,待内部管理逐步完善或稳定后再进行考虑；由行政人力中心再多选两家进行系统与价格的比较.2011年2月组织明源地产ERP演示交流会议，并提报《明源软件系统解决方案书》；目前明源ERP仅保证其在服务器上面运行正常，应用层面尙处于无人管理状态.3月由总裁办、财务管理中心发起”用友NCERP”调研工作,并由财务管理中心提报方案。4月行政人力中心协调金蝶ERP代理商并提报方案。4.电子设备采购及维修管理方面2009年12月起至今，负责集团公司的固定资产电子产品类采购工作。（主要包括办公电脑、打印机、复印机、网络设备等）2010年5月根据上级领导要求，进行了电脑定点采购供应商招标工作。维修管理方面:2009—2010年负责集团本部的电子设备维修管理2011年电子设备维修管理范围为集团本部、营销管理中心、商管总部（置业、园林、物业自行维修），申请统一管理未批准；11/11

32012年至今，维修管理范围仅限集团本部。5.行政辅助2009年2月《2009年度总结表彰大会》，尝试制作视频《鸿嘉集团2009年度获奖人员风采》、《鸿嘉集团2009年大事记》；照片抽奖软件的测试、应用。2010年6月起负责搬迁前办公楼工作环境的准备工作、办公家具等保障工作，主要包括：办公楼工程进度跟进工作；办公家具样板间制作；办公室家具入场及布置实施工作；电话分配审核网络布线监督;服务器搬迁转移工作；会议室投影音响技术方案审核及合同签订；交通班车租用及合同签订;饮用水、办公隔断的协调工作；搬迁实施工作.2011年3月，提报《关于自购笔记本电脑办公的补贴方案》；11月接手会议管理相关工作；2012年2月起接手办公环境、员工公寓、员工餐厅等后勤保障工作，陆续出台了《办公环境管理办法（试行)》《鸿嘉星城员工餐厅管理办法（试行）》《员工公寓管理规定（试行）》《会议管理制度》.5月,组织风景华庭、博兴宾馆“鸿嘉员工周末体验日活动”。回顾这些年的工作,信息管理工作面临的困境主要有:1。信息专员管理范围及权责信息管理的范围目前仅限地产类公司；网站由总裁办负责。信息专员岗位兼会议、办公环境、餐厅、公寓等事务性工作较多，信息管理工作尚未列入行政人力中心级考核内容。2。基础服务运维网络维护目前处于物业直管、集团监管的尴尬境地，信息专员无直管人员.从服务运营角度看，IT运维服务是信息管理的基础，信息化的实施离不开软硬件平台和维护人员的支持。集团、物业多重管理执行效率低下，物业兼职网管人员无法满足集团信息化发展需求。3.应用软件管理11/11

4财务、审计、成本、物管等信息化应用软件各自独立管理，信息专员仅提供服务器支持，未授权对其应用系统进行管理。软件应用系统的采购、审批权限不仅属于固定资产无形资产范围,还应列入信息管理范畴，严禁各部自行实施。明确信息专员在应用软件系统采购、实施方面的管理权责，而不仅仅是维护支持。4。现阶段的主要矛盾一直以来信息化工作处于缺乏整体规划的状态,究其原因主要有：①集团战略规划及信息化发展规划不明确；②无信息化管理组织,信息化项目的实施多根据上级领导指示开展；③内部组织架构、制度流程一直处于不断调整状态,地产ERP的实施需要稳定的岗位人员及完善的流程。另一方面,采购、项目进度、销售、客服等部门需要完善的软件平台支持，如何用信息化的手段确保业务流程按照制度要求切实执行是现阶段面临的主要矛盾。Ø思路我理解的信息化：信息化的战略是为企业战略服务的，信息化是管理手段，能管财务、管业务（采购、项目、营销等）、管客户、管人事、可集权可授权,为管理者提供关键信息和核心管理点,保证战略的落地、高效执行；信息化能提高办公效率,加强工作透明度和各部门协调办公能力，与业务结合实现高效、精细、透明，即“信息可视化流程透明化工作标准化“，为业务部门提供标准流程和规范；能实现整个公司的信息和知识分享;信息化让领导实时掌握企业运营情况,及时获取内外部信息，提供及时准确的决策数据支持。选择适合企业自身的信息化应用之路，理性的选择适合自身企业产品和服务，与自己般配的供应商建立双赢的合作关系.信息化应该以价值为导向,能提高企业的运作质量和效率、降低成本，最好能降低或控制运营风险、增加企业收益、降低成本，最终目的应该是“商业11/11

5价值的最大化”。拟实施计划：一、制定明确的信息化战略规划先看一下2013—2017集团战略上规模：2015年收入42亿元,2017年实现经营收入93亿元，完成规模化和文化地产产业平台搭建。增效益：优化成本结构、加快资金周转，加大优质资产持有、严格控制项目开发周期等措施，保证项目内部收益率不低于15％快转型：文化地产商业模式,房地产和文化旅游两大战略业务。形成品牌强势、高效运营、产品鲜明、发展强劲、管理规范的文化地产集团练内功：锻造与文化地产模式、快速开发匹配的核心能力和资源平台建设。再看一下总裁办制定的2013年—-2017年信息化建设战略规划:第一步2013年着手建设集成化办公系统三件套OA（办公自动化）、RTX（实时通信)、Email（企业邮箱），高效处理各项流程审批、文件传输,使之适应多地多项目开发。第二步2014年下半年引进明源运营系统和视频会议系统，构建高效的综合运营体系,加强总部对异地的会议决策，解决员工上午旅行开支过于庞大的问题，提高工作效率，提高士气和员工的生产力。第三步2016—2017年引进ERP系统，处理庞大的财务数据，成本数据，加强内部财务运营效率.总裁办对信息化的战略规划以项目实施为主，简单概括为OA办公系统、明源项目运营系统、ERP集成及IT基础视频会议建设部分，战略规划比较笼统.信息化规划需要总裁与信息化管理部门达成共识、需要信息化管理部门与各业务应用部门达成共识、确定信息化发展的方向和近期的投资方向和优先级别。信息管理部门需正确理解完成年度工作目标的真实目的,需要解决的业务或管理问题的基础上，一一分解确定工作任务，再一一制定具体的任务和计划。信息化规划首先各部门要明白自己的需求是什么？预期目标是什么?现行的制度、流程、标准是否高效、精细?财务要完善用友财务系统、人力资源部需求HR系统、PMO要用项目运营、营销管理中心要升级客户关系销售管理，各部信息应用需求不是不断的,而信息化建设所需的：资金、人、资源都是有限的,信息化规划更显重要。二、建立信息化工作管理组织11/11

6目的：确定集团信息化建设的管理组织,明确管控范围、人员、职责，改变各部自行实施、无统筹管理的现状。借用资深媒体人士杨女士所说“信息系统是人在想、人在做、人在用,所以人是最终决定IT应用价值的关键因素。"网络维护工作管理组织现状（地产类公司）物管总部行政人力中心商业管理处办公生活区管理处行政管理部网管（客服兼1人）网管（客服兼1人）信息专员（1人）回顾各部信息化工作自行实施内容组织部门信息化相关内容时间总裁办明源地产ERP(项目进度管理）交流2013年1月集团、园林公司网站建设（新版）2012年营销管理中心明源地产ERP(客户关系销售管理）交流2013年1月鸿嘉星城、荷塘月色项目网站建设2012年售楼处会议投影系统2010年财务管理中心用友ERP交流、方案提报2011年3月中普社会审计管理平台2011年成本控制中心广联达算量、计价软件2011年行政人力中心明源地产ERP项目实施2007年通达OA办公系统2008年5月集团、置业、博兴、华庭网站、论坛建设（旧版）2009年海川固定资产管理系统、上网行为管控、2010年11/11

7办公楼会议室视听系统明源地产ERP二次实施交流及方案提报2010年8月明源地产ERP全新实施方案、办公网络改造、总裁会议室视听系统2011年培训室视听系统、会议室监控系统2012年物管总部Winsoft物业管理信息平台2011年广联达算量计价软件财务审计管理平台Winsoft物业管理信息平台管理层信息化应用平台现状明源ERP软件项目进度、成本管理、客户关系销售管理通达OA办公系统公共、通知、新闻流程管理海川固定资产管理平台用友T6财务管理软件操作层信息技术基础（电脑、网络、服务器、存储、安全防护等）信息化工作实施各自为政的根源在没有组织、在高层，往往各部的信息化工作直接经高层签批后进行，无需经过行政人力中心，要推动企业的信息化发展，需建立统一的信息化管理组织.总裁建议信息化管理部门的组织架构：行政人力中心行政管理部人力资源部信息管理部法务部现阶段信息化管理部门岗位需求：信息主管1人网管2人11/11

8部门定位：信息化应用职能管理部门支持一线部门和其他职能部门创造经济效益、提高工作质量和效率、减少运营成本、控制运营风险；贯彻执行公司战略、领导层旨意和规章制度，及时发现问题并能迅速有效提出解决问题的办法；与其他职能部门一起营造良好的公司外部环境、争取更多外部资源。工作境界:各级领导满意；业务部门、其他职能部门需要、认同、接纳和依赖;成就自我.工作范围:（地产类公司）1.集团信息化战略规划制定与实施;2.流程信息化管理与规范；3。网络基础设施的建设和维护；4.IT类资产的实施采购与维修管理；5.信息化应用规章制度、流程、标准的制定；6.信息化系统项目的管理工作，如：信息化方案的提报、审核、招投标、实施、验收等;7。集团信息安全建设及管理;8.信息化应用培训推广工作；9。企业内外网络信息的收集、反馈及引导（网站、论坛）10。网络通讯运营商的相关业务协调；三、企业关键业务流程分析与优化梁博士培训中关于“结果”的思考？纵观鸿嘉近几年所请外包公司的情况，不论思源经济、世联地产、江苏千渡网络公司,客观上说都是失败的,因为最终的“结果”没有获得比付出更多的商业价值。我也一直在思考公司靠什么“赚钱”？销售、客户还是快速开发的项目?信息化要使企业获利，信息化首先应该面对的是能让公司11/11

9获利的方面，让公司获利才能对信息化工作强力支持。第一步,梳理能直接创造价值的关键业务流程，与信息化进行融合，不断优化，提高投资回报率；牵扯到一线业务需求的流程，必要时信息管理人员到相关部门一线了解具体业务；第二步，解决业务部门最重要、最急迫的问题，为他们提供便利，获取业务部门的支持。四、信息化项目的立项与建设系统的立项确定的是“要不要做“的问题，应由发起部门在调研的基础上撰写“项目建议书“，关键问题是有无必要、条件是否具备、时机是否成熟，整个过程需要发起部门、信息管理组织和领导参与,达成共识后，落实到具体部门开展后续工作。立项后信息管理部门应全程参与“选型评审招投标谈判“确保赢得性价比高的产品和服务，为后续系统建设工作打好基础。五、IT服务运维与公司化之路IT服务的价值常常被忽略，将IT服务项目细化，对内提供有偿服务（费用分摊），完善服务流程、服务标准、规范和考核机制,有利于提高服务质量，体现服务价值。如果IT运维服务管理做的好，可转型成立对外服务团队，不仅为公司提供维护服务，也可为业主提供基础维护服务。六、网站、信息与沟通企业内部信息传递不充分、不及时、不准确的问题，不仅是企业文化的范畴，信息管理部门在这方面也是有可作为空间的。员工为什么不能畅所欲言?我的理解是因为人有自我保护的本性会让员工面对有利于公司的事保持沉默以求平安，只有畅所欲言的代价和风险远远低于自己的实际收益时,企业内部信息和沟通体系才能建立。11/11

10要关注来自企业内部保持外人客观性的局外人的声音,也要关注外部的“网络特务“对公司带来的负面影响，在网络上及时正面应对，正面引导视听，通过沟通降低负面信息对公司品牌形象的伤害.希望公司对鸿嘉论坛给予一定的资源和资金支持。11/11