政务信息管理第4章政务信息的组织

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1、第4章政务信息的组织4．1信息的整序与组织4．2政务信息的整理加工4．3网络政务信息的组织学习重点了解信息组织的基本原理和方法；理解一般政务信息整理加工的方法、步骤和对文件的管理；把握网络政务信息的内容以及其组织方式与方法。引子失去控制和无组织的信息在信息社会里不再构成资源，相反，它成为信息工作者的敌人。——约翰··莱斯比特1、信息组织的重要性著名的美国未来学家约翰.莱斯比特就说过：我们被信息淹没，却渴求知识。——这句话很好地形容了社会中人们对巨量信息中索取知识的困惑。而要想从信息集合中获得知识的一个途径就是有效地对信息加以组织和管理，使其成为有序的系统，以便在人们需要的时候从中获取知识。

2、4．1信息的整序和组织4．1．1信息组织的涵义2、信息组织的概念与研究内容信息的组织是指用科学的方法对杂乱无序的信息进行加工整理、组织成序，以便存储和提供利用。信息组织的内容1）信息组织规范研究2）信息组织方法研究4）网络信息组织问题研究3）信息组织技术研究4．1．2信息组织的基本原理1、信息组织的步骤1）信息特征分析就是对信息的内容属性及相关的外表属性进行分析，以便将这些属性特征概括为具体的语言或符号表述出来。2）信息描述就是根据一定的管理规则和技术标准，对信息的外在特征和部分内容特征进行全面描述并给予记录的过程。3）信息整理形成体系就是按照前面的步骤中抽取的信息的特征，选择其中的某一个

3、特征项目，按照一定的规律将所有的信息整理成序的过程。2、信息组织的基本原则1）客观性原则2）用户保证原则3）综合和系统的原则4）简洁易用原则5）目的性原则6）适应性原则不少学者的普遍看法是：信息组织的基础包括信息组织的理论基础、信息组织的方法基础和信息组织的技术基础三方面。1）信息组织的理论基础是系统论、耗散结构理论和协同论。2）信息组织的方法基础主要有科学知识分类基础、语言学基础和逻辑学基础。3）以计算机科学为主导的信息技术学科群是信息组织的技术基础。3、信息组织的基础4．1．3信息组织的基本方法信息组织最本质的依据是事物的属性，一切事物都具有形式、内容、效用三方面的特征或属性，相应的，

4、所有的信息组织方法都可以归纳为语法信息组织方法（形式组织方法），语义信息组织方法（内容组织方法）和语用信息组织方法（效用组织方法）三大类型以及它们的不同组合形式。分类组织法是一种按照学科或体系范畴，依据类别特征组织排列信息的方法，它以分类标识作为检索标识，按学科性质进行系统排列，具有很好的层次性和系统性。其分类体系便于用户扩检和缩检，便于进行浏览和检索，传统的文献组织多采用这种方法。1.分类组织法1）信息分类的特征马张华在《信息组织》一书中认为信息分类具有以下特征：其一，按照信息资源内容特征的相互关系加以组织。其二，一般是从一定的角度出发组织信息资源的。其三，以一定标记符号作为排序工具。其

5、四，一般通过类目索引提供从字顺角度查找类目的途径。信息组织使用的分类法一般包括两种类型，即体系分类法和组配分类法，它们可统称为分类法系统。体系分类法主要应用概念划分与概括的方法，组配分类法主要应用概念分析与综合的方法。事实上，无论是前者还是后者，都既采用概念划分与概括的方法，建立等级体系结构，又采用概念分析与综合的方法，实行组配。2）分类组织法的类型3）分类法在网络信息组织中的应用传统分类法组织网络信息的优劣及发展趋势分类法在网络信息组织中的具体应用2.主题组织法主题组织法是根据信息的主题特征来组织排列信息的方法，它以词语作为检索标识，按字顺排列，直观性强，也是一种普遍使用的信息组织方法，

6、该方法提供了一种直接面向具体对象、事实或概念的信息组织方法和信息检索途径。主题法的类型可以有许多不同的分法，按照主题法的选词方式，可以分为标题法、元词法、叙词法、关键词法；按照其使用时组配的先后，可以分为先组式主题法和后组式主题法；按照其使用时是否进行控制，可以分为受控主题法与非控主题法。由于主题组织法在信息组织中表现出许多优势，使主题组织法仍然是网络信息组织的一种重要方法。具体方法有：1）使用关键词法组织网络信息。2）主页信息按字顺主题组织。3）用叙词法组织网络信息。4）用关键词法与叙词法相互结合的形式组织与揭示网络信息资源。5）创建主题树与指引库技术组织与揭示网络信息。6）使用分类主题

7、一体化方法组织网络信息。3、元数据元数据一词是随着Internet的发展而产生的，通常被定义为“关于数据的数据”（dataaboutdata），或者是“描述数据的数据”(datathatdescribesdata)。它是专门用来描述数据的特征和属性的，它也是专门描述和组织Internet信息资源、发现Internet信息资源的工具。1）元数据是一种编码体系，它能根据某种标准来对信息中的词及其他元素进行编码，从而揭示、描述