记录控制程序.doc

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1、记录控制程序（HBQY-CX-05）1目的通过对记录进行控制，确保记录的完整、准确、清晰，为符合工作需求和管理体系有效运行提供证据。2适用范围适用于管理处与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有记录的控制。3职责3.1政工科负责记录的归口管理。3.2各科室和单位负责本科室和单位记录的收集、整理、保管。4工作程序4.1记录是指各项服务过程中以及管理体系运行过程中的所有记录。4.2记录的格式4.2.1记录格式按各文件中的相应规定执行（有要求时，与有关行业规范要求相一致）。4.2.2当规定的记录格式不能满足工作需要时，各科室和单位可

2、自行设计、增加相应的记录表格。4.2.3记录的格式经审批确定后，即成为标准形式，任何部门、单位和个人不得随意更改。4.2.4标准记录格式的批准、更改按《文件控制程序》中的有关规定执行。4.2.5政工科建立全管理处《记录控制清单》，保存标准形式的记录表样，对所有记录表格进行总体控制。4.3记录的填写4.3.1记录的填写应字迹清楚，内容完整、真实、正确，注明记录日期、记录人姓名。4.3.2记录不得随意涂改。如需要改动，应做出标识，并由改动人签字。4.3.3记录的表现形式可以是书面、电子媒体、照片及其他形式。4.4记录的标识4.4.1记

3、录应标明记录名称、当事人姓名、产生日期、部门和单位，以便追溯。4.4.2政工科17对管理体系文件所附的表格进行统一编号，以便查阅。上级主管部门已有规定的，按上级主管部门的规定执行。4.5记录的保存及归档4.5.1各科室和单位应及时对各种记录进行整理、编目，并分类保存，以便于查找和使用。各科室和单位应按《档案管理办法》的规定对有关记录进行归档。4.5.2记录的存放应有适宜的环境，防止受潮、损坏和丢失。4.5.3需归档的记录的保管期限应按《档案管理办法》中的有关规定执行，其他的记录由各科室和单位至少保存三年。4.6记录的查阅4.6.1

4、内部人员需查阅其他部门记录时，须经部门负责人批准后方可查阅。4.6.2外部人员一般不得借阅归档记录，特殊情况需查阅时，应经管理处分管领导批准。4.6.3借阅记录时，不得涂改、损坏或丢失，并应在规定日期内归还。4.7记录的销毁对已过保管期限的记录，按《档案管理办法》规定的程序销毁。5相关文件5.1《文件控制程序》（HBQY-CX-03）5.2《档案管理办法》(HBQY-ZH-02)6记录《记录控制清单》（CX-05-B01）17CX-05-B01记录控制清单序号记录名称记录编号保存部门保存期限17