记录控制程序（记录汇总）.doc

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1、1主题内容和适用范围本程序规定了公司环境管理体系文件记录的标准格式和管理办法。本程序适用于公司环境管理体系各种记录的管理。2术语记录--阐明已取得的结果或提供已从事活动的证据的文件。3主管部门和分工3.1各使用部门负责设计记录样稿格式和内容，以及相关记录的保管。3.2质量管理中心负责对各部门设计的样稿进行审定。4管理内容和要求4.1记录的幅面尺寸幅面尺寸的选择，依据国标印刷、书写和绘图纸幅面尺寸中A、B系列规定，其部分幅面尺寸如下(单位：毫米)：组号AB0841×11891000×14141594×8417

2、07×10002420×594500×7073297×420500×7074210×297353×5005148×210257×3646105×148257×182774×105852×744.2记录的内容、样稿的审定4.2.1环境记录内容环境监测、环境绩效及环境管理所取得的结果。a）环境因素和重要环境因素信息；b）有关法律与其他要求的信息；c）培训记录；d）信息交流记录；e）运行控制记录；f）应急准备和响应信息；g）检测和测量记录；h）不符合纠正的实施记录、纠正措施和预防措施的实施记录；i）审核过程的信息

3、和审核结果；j）法律法规符合性评审记录；k）管理评审记录等。4.2.2记录样稿的设计由各部门根据实际需要设计样稿，统一编号，规定幅面。4.2.3记录样稿的审定质量管理中心对记录的规范性、统一性格式内容进行审定，审定合格后，方可使用；以软件形式审定的，至少应有一份有效拷贝以软盘或光盘形式保存。4.3记录的编号规则4.3.1二级文件记录的编号规则E／RSAGG＊＊＊＊—R＊＊　相关文件编号记录标志顺序号企业代号管理标准标准章节号4.3.2三级文件记录的编号规则＊＊＊＊＊＊—R＊＊两位文件序号记录标志顺序号文件类

4、别（1为管理办法类文件；2为操作规程类文件）部门代号各部门代号参考《文件控制程序》中的相关规定。4.4记录的保存4.4.1依据记录的作用和范围，记录的保存期限分为长期(5年以上)，中期(2—5年)和短期(2年以下)三类，每种记录都必须注明具体的保存时间和保管部门。一般的电子版本环境记录若无特殊要求，一般保存期为三年。4.4.2记录应保存在安全干燥的地方，要防止虫蛀、潮湿和霉变；对于保存在软盘或光盘中的记录应防止压损、磁场和光晒，并将软盘或光盘进行备份，防止贮存内容的丢失。4.5记录的要求及管理4.5.1环境

5、记录应标识明确，字迹清楚，并具有可追溯性。4.5.2填写要求：填写应及时、内容正确完整、字迹清晰，能准确识别不得空项，不得随意更改、涂抹。记录如有误记必须由原始记录人将修改内容用细实线划掉，在其上方或旁边填写正确内容并签字或盖章，若原始记录人由于客观原因不在现场，可由他人代记。4.5.3记录由各保管部门档案管理人员按保存分工负责标识、收集、编目、收发、归档、保存、维护和处理，归档方式应便于存取、检索和查阅。4.6记录的处理或销毁记录不得随意销毁，超过保存期限的记录由保管部门档案管理人员列出清单和份数，由保管

6、部门负责人核查，记录销毁时填写文件销毁清单。5相关记录记录名称记录编号保管期限幅面保管部门程序文件分类记录清单E/RSAGG0504-R012年A4质量管理中心三级文件分类记录清单E/RSAGG0504-R022年A4质量管理中心6相关文件文件名称文件编号备注文件控制程序E／RSAGG0405-2007二级文件编制：审核：批准：程序文件分类记录清单序号程序文件名称记录名称保存期记录编号保存部门幅面1环境因素识别与评价控制程序部门环境因素清单3年（随时更新）E/RSAGG0301-R01相关部门A42环境因素

7、汇总评价表3年（随时更新）E/RSAGG0301-R02质量管理中心A43重要环境因素汇总表3年（随时更新）E/RSAGG0301-R03质量管理中心A44法律法规识别及合规性评价控制程序法律法规及其他要求清单长期（随时更新）E/RSAGG0302-R01计划中心A45合规性评价表长期（随时更新）E/RSAGG0302-R02计划中心A46环境培训控制程序员工外训申请表3年E/RSAGG0402-R01人力资源中心A47培训项目更改申请表3年E/RSAGG0402-R02人力资源中心A48培训记录表3年E/

8、RSAGG0402-R03人力资源中心A49年度培训计划表3年E/RSAGG0402-R04人力资源中心A410信息交流控制程序工作联系书长期E/RSAGG0403-R01相关部门A411文件控制程序文件发放清单长期E/RSAGG0405-R01相关部门A412文件发放回收记录表长期E/RSAGG0405-R02相关部门A413________文件会签单长期E/RSAGG0405-R03相关部门A414文件宣贯记