记录和记录管理控制程序.doc

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1、行业资料：________记录和记录管理控制程序单位：______________________部门：______________________日期：______年_____月_____日第1页共6页记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1

2、记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。表格中的所有项目必须按规定填写。第4页共6页4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘

3、、电子媒体或其他媒介等。4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。4.4记录的查阅外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。4.6表格的修改，4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收

4、回处理。4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。4.7记录的处理记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科批准后，处理如下：4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖作废印章，分开保存。4.7.2其余记录由保管部门销毁，企管科监督执行。第4页共6页第4页共6页记录的内容与编制(1)职业安全健康记录的内容一般包括以下几个方面：①记录名称：简短反映记录对象。②记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码。③记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的标记，若记录为成册票据，则引有流水序号可视为记录序号。④记

5、录内容：按记录对象的要求，确定记录编写内容。⑤记录人员：包括记录填写人、会签人、审批等。⑥记录时间：按活动发生的时间填写，一般应写清年、月、日。⑦记录单位名称。⑧保存期限与保管部门。(2)编制要求第5页共6页①要求做到记录完整能清楚反映职业安全健康活动全过程的有关信息，在设计表格时，应充分注意到这一点。②在设计记录表格时、必须遵循简单实用的原则，即内容能在一张表格内记录完整的，决不设计成两张表格，在记录中不应出现与职业安全健康活动无关的内容或重复的内容。一张表格中若只需填写50％以下空格就算完成时，这张表格设计是不够合理的；若表格表达不清又需另作文字补充时，表格的

6、实用性也需要改进。③在编制程序文件和作业文件的同时，应分别编制与其相适应的记录表格，方法是：首先要将记录的内容一一列出，然后根据所列的内容编制表格，必要时可将必要的表格附在相应文件的后面。④汇总所有记录表格，企业有关部门进行审核，审核的重点，应从职业安全健康管理体系的整体性出发，对表格间的内在联系和协调性、格式的统一性和内容的完整性等方面进行审核。审核并做相应修改后，报主管领导批准。⑤将所有表格统一编号，汇编成册发布执行。必要时，对某些较复杂的记录表格要规定填写说明。第5页共6页行业资料本文至此结束，感谢您的浏览!（资料仅供参考）下载修改即可使用第6页共6页