记录管理控制程序.doc

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1、版本co深圳恒丰金属皮具制品厂日期2003.01.01编号QP-4.2-002记录管理控制程序页码第00页共03页版本：co文件编号：QP-4.2-002生效日期：2003.01.01编制单位：文控中心编制人：编制日期：审核人：审核日期：批准人：扌比准日期：分发至：□文控中心□管理代表□五金车间□开料车间□皮带车间□手袋车间□认证公司□总经理□营销部□工程部□生管部□品管部□行政部□资材部文件控制状态版本co深圳恒丰金属皮具制品厂日期2003.01.01编号QP-4.2-002记录管理控制程序页码第01页

2、共03页1・0目的通过对管理记录进行管理，确保其标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置等工作得到有效控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，并为实现可追溯性以及为采取纠正和预防措施提供依据。2.0范围本程序适用于公司所有管理记录、文件范本、记录表格及各部门直接发行的支持性文件（不盖“受控”印章）的管理与控制。3.0主要职责3.1文控中心负责管理记录格式的有效性管理与控制。3.2相关部门负责与本部门相关之管理记录的管理和控制。4.0程序内容4.1标识.归口和编目4.1.1记录的标识1）编号方法：QR□

3、□□□□□□□□管理记录部门代号类别年月流水号（001、002……）2）部门代码由汉语拼音的首个字母组成，如：文控中心:WK内审：NS行政:XZ营销：YX物管：WG工程:GC工模:GM品管：PG冷冲：LC啤机:BJ水口：SK铜扣：TK打磨：DM电镀:DD叨架：LJ装配：ZP包装:BZ丝印：SY皮带：PD手袋:SD3）各项管理记录的分类代码由各部门自行规定。4.1.2归口管理1）公司各相关部门编制或收集的文件（包括记录）范本/表格的最新版本，交由文控中心文件管理员统一管理。2）已填写的管理记录由各部门按本程

4、序的要求进行管理。版本CO深圳恒丰金属皮具制品厂日期2003.01.01编号QP-4.2-002记录管理控制程序页码第02页共03页4.1.3记录的编目1）文控中心编制《管理记录一览表》，其中规定保存单位和保存期限等。2）已填写的管理记录由规定的保存（发出与送达）部门按方便检索和查阅的原则进行归档，在归档文件夹内进行按类别编目和标记。4.2记录表格的使用和填写规定4.2.1文控中心根据《管理记录一览表》将最新版本的空白表格随同程序文件一同复制并发放给使用部门。4.2.2记录人员应清楚地填写管理记录的每项内

5、容，确保管理记录完整、准确、清晰，反映实际情况。4.3记录的收集、归档.贮存及保管4.3.1填写好的管理记录由保管部门的文件管理员收集归档，装订成册。4.3.2各部门文件管理员在接收管理记录时，应检查管理记录项目填写是否齐全，确保所收集的管理记录有效。4.3.3各部门文件管理员应确保将管理记录保存在适宜的地方，使管理记录在保存期内不会丢失、损坏或变质。4.4管理记录的检索和过期处理4.4.1文控中心负责检查各部门文件管理员对管理记录的管理和保存情况，查看是否符合规定的要求，确保管理记录方便存取和检索。4.

6、4.2对于超过保存期限的管理记录，由各部门文件管理员进行整理，经部门负责人同意后，统一销毁。4.5记录的增减、更改4.5.1记录的增减1）记录的增减通过修改相应程序文件方式进行，具体见《文件管理控制程序》。2）同一类别的管理记录增减，根据管理策划的结果直接确定。4.5.2管理记录格式的更改1）提出部门先在记录格式上进行划改，经部门负责人确认后交文控中心。版本co深圳恒丰金属皮具制品厂日期2003.01.01编号QP-4.2-002记录管理控制程序页码第03页共03页2）文控中心对文件进行修改后，应将最新的

7、空白表格复制并按程序文件使用部门进行发放并要求签收人在空白表格原件后面给予签收，同时收回旧版的空白表格或对其使用加以限制。4.6部门直接发行与控制的支持文件的管理4.6.1文件的范本/表格的管理：除类别编号外其它与管理记录表格相同，编号见《文件管理控制程序》的支持文件的编号。4.6.2编制/填写完毕后的支持文件1）需对其进行编号。编号方法由编制/填写部门自行决定，编号在本部门具有唯一性。2）版次规定：标记版次，以发行的时间或生效时间识别其有效性。3）审批：由编制/填写部门审批或按引用该文件的规定审批。4）

8、发放：文件经审批后，参照《管理记录一览表》的规定发放。由接收人在原件后面上签收。5）支持文件原件由发行部门负责统一归档保管，相应的副本由各部门负责保管。6）更改：由申请部门向发行部门提出，发行部门确认后进行修改，按上述要求发放，收回旧版（更改以补充的形式进行的除外）。7）其它控制与管理记录相同。4.6.3文件和记录的管理：所有关于管理记录控制的文件和记录，按照《文件管理控制程序》和本程序的要求进行管理。5.0相关文件2.1《文