记录管理控制程序

《记录管理控制程序》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、记录管理控制程序编号：GIT-QP-02版次：A/01.0目的本程序对质量管理体系所要求的记录规定了标识、收集、编目、借阅、贮存、防护、归档和处理等控制的要求，从而为公司运营进行服务、满足公司产品质量要求和质量管理体系的有效运行提供信息和证据。2.0适用范围本程序适用于公司质量管理体系要求的质量记录，质量记录分为业务用表和业务用表以外的其它质量记录，后者称之为质量体系运行记录。3.0职责3.1公司公室负责对体系运行质量记录进行总体控制，确保本系统所产生的体系运行质量记录得到收集、标识和保存。3.1.1编制记录并制定统一标识、规定保存期限，对公司记录进行归口管理

2、和控制，列出公司《记录清单》3.1.2公司质量管理体系策划、运行所需求的记录，如管理评审、内部审核、质量跟踪信息、有关数据分析及纠正和预防措施等有关记录。3.2各职能部门负责人批准本部门编制的记录格式，并报公司办公室备案，同时设专人担任资料员，负责收集、整理、保管本部门的记录。3.3各部门负责相关质量记录的收集、传递、编目、贮存、保管、归档。4.0工作程序4.1记录范围4.1.1按使用要求，记录分成两大类：质量管理体系运行中要求的记录，如管理评审、内部审核等过程中所要求的记录；产品设计生产过程中为保证产品质量要求的记录，如产品生产的过程控制和质量检查等。4.1

3、.2记录可以是文字（包括表格等），也可以是电脑软件和各种媒体。4.2记录工作流程记录编制记录编号记录领用查询记录存档记录流转提交分管领导审批保存销毁4.3记录的标识编号记录的标识编号按《文件管理控制程序》文件执行。4.4记录填写要求4.4.1记录以书面文字和表格形式为主，也可采用其他媒体形式，如：照片、磁盘、光碟、计算机软件等。4.4.2所有的质量记录均应及时、真实、完整、准确；字迹清晰、书写规范、基本内容齐全，能分清种类和名称，每份记录均应有记录人员签名及日期，一般采用钢笔、签字笔或圆珠笔填写。4.4.3所有的质量记录中的内容和数据均不允许随意涂改，若因笔误

4、或计算错误要修改原数据，应用横线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并在更改后签名确认，更改内容应清晰并能识别原记录。4.5记录保存、保护4.5.1各部门必须把本部门所有记录分类，依日期顺序收集整理好，存放于通风、干燥的地方，所有记录保持清楚、文字记录字迹清晰。并按规定的期限保存记录，对应归档的记录，主动交办公室保存归档；4.5.2公司办公室所编《记录清单》，将公司所有与记录有关的记录汇总，包括名称、编号、版本、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本（空白）。各部门将本部门使用的记录清单作为部门岗位作业的附录，并汇总本部门的记录原

5、始样本（空白）；4.5.3公司办公室将半年结束前检查一次各部门记录的使用、管理情况。4.6记录发放、借阅和复制4.6.1各部门填写《文件收发登记表》，向公司办公室领用所需记录空白表；4.6.2各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经有关部门负责人批准，并填写《文件借阅登记簿》，由记录管理人员登记备案。4.7记录的销毁处理记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由公司档案管理人员列出文件销毁清单，交部门领导审阅，公司分管领导批准，由授权人执行销毁。5.0相关文件《文件管理控制程序》6附件和记录6.1质量记录管理总清单6.2环境记录管理总清单6.3记录管理

6、清单6.4记录索引目录6.5记录借阅登记表6.6过期记录销毁记录记录管理清单序号记录名称编号记录人保管人保管期限备注编制：批准：年月日记录索引目录序号记录名称编号备注记录借阅登记表序号记录名称编号借阅人批准人借阅日期归还日期过期记录销毁记录编号：记录名称记录编号生成部门生成时间保存期限批准人处理情况：执行人见证人年月日过期记录销毁记录编号：记录名称记录编号生成部门生成时间保存期限批准人处理情况：执行人见证人年月日xxxxx有限公司2012-3-28