记录控制程序文.doc

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1、1.目的为了建立健全管理体系记录,使记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保存期限和处置处于受控状态,以提供符合要求和管理体系有效运行的客观证据，公司制定《记录控制程序》。2.适用范围本程序适用于公司各职能部门、项目经理部(分公司)对管理体系记录的实施控制；本程序适用于公司质量、环境、职业安全健康管理体系。3.相关文件公司《管理手册》《文件和资料控制程序》《施工合同控制程序》《施工技术控制程序》4.术语和定义5.职责5.1标准化管理部负责制定并监督实施本程序。负责记录的标识及对公司各单位记录控制工作进行监督检查。5.2经理办公室综合档案室

2、按《综合档案管理办法》负责记录的存档和管理。5.3公司各职能部门和项目经理部(分公司)负责本部门、本单位记录的控制工作。6.工作程序工作流程图：记录的保管、贮存记录的收集记录的标识记录的编制记录的借阅记录的处置记录的存档6.1记录的类别公司各职能部门和项目经理部(分公司)在管理体系运行过程中形成的各种书面、图片、录音等证据均为记录。记录包括:a)管理体系运行记录；b)产品实现过程记录。记录名称详见公司《记录总清单》。6.2记录的编制6.2.1公司标准化管理部负责编制公司《记录总清单》6.2.2公司各职能部门、项目经理部(分公司)根据公司《记录

3、总清单》,编制本部门、本单位的《记录清单》,明确各项记录的责任人。6.2.3记录须按规定要求填写,内容完整、真实、及时、字迹清晰，不得任意涂改。6.3记录的收集6.3.1记录形式可以是纸张、光盘、照片、磁带、样件等各种媒体形式。6.3.2公司各职能部门、项目经理部(分公司)按照本部门、本单位《记录清单》,由责任人收集、保管各项记录,保证记录及时、完整、真实。6.3.3公司各职能部门、项目经理部(分公司)指定专人每月检查记录的编制、收集情况，每半年要至少一次覆盖体系运行的各个环节，保证记录处于受控状态。检查填写《体系自检记录表》，每月报公司标准

4、化管理部。具体执行公司《质量、环境、职业安全健康管理体系自检、抽检制度》。6.4记录的编号6.4.1国家、地方、行业标准要求的记录编号按原有编号；6.4.2产品实现过程记录的编号具体执行公司《文件和资料编号方法》；6.4.3管理体系运行记录的编号执行公司《记录总清单》。6.5记录的保管、贮存公司各单位所有记录应有专人保管，放置在干燥之处,防止损坏、变质和丢失。保管方式要分类、分项易于查找,便于存取,为查阅提供方便。记录的保存期限在公司《记录总清单》中明确。其中工程资料的保存具体执行公司《施工技术控制程序》。6.6记录的借阅记录的借阅要经保管部

5、门主管领导批准，按规定办理借阅手续,借阅后及时收回并填写《发放回收（借阅）登记表》。6.7工程分包方的记录工程分包方的记录是公司体系记录的组成部分。工程分包方按照分包合同要求在工程竣工前提供规定的记录和资料,由项目经理部(分公司)指定专人收集、审核。具体执行《施工合同控制程序》和《施工技术控制程序》。6.8记录的存档6.8.1工程资料的归档具体执行的公司《施工技术控制程序》。6.8.2除工程资料以外记录的存档具体执行公司《记录归档办法》。7.附件及标准表格附件:（1）公司《质量、环境、职业安全管理体系自检、抽检制度》（2）公司《记录归档办法》

6、（3）公司《记录总清单》（4）公司《文件和资料编号方法》（5）公司《工程资料移交管理制度》标准表格：（1）记录清单记录总清单程序文件名称记录编号记录名称责任部门保存序号期限文件和资料控制程序QB/CJYG01.0101JL01-01-01发放回收(借阅)登记表各部门、分公司随时更新项目部项目解体02JL01-01-02文件销毁(留用)审批表各部门一年03JL01-01-03文件修改记录各部门随时更新04JL01-01-04________清单各部门、分公司随时更新项目部项目解体05JL01-01-05文件评审表各部门一年06JL01-01-0

7、6收文登记簿各部门、分公司随时更新项目部项目解体法律法规控制程序QB/CJYG02.0207JL02-02-01法律法规获取(更新)确认登记表各部门、分公司随时更新08JL01-01-04法律法规清单各部门、分公司随时更新项目部项目解体施工过程控制程序QB/CJYG03.0109JL03-01-01北京市施工现场检查评分记录表（8张）相关部门一年项目部项目竣工10JL03-01-02北京市文明安全工地和达标考评检查评分汇总表施工部一年项目部项目竣工11JL03-01-03施工现场管理检查记录反馈单施工部一年项目部项目竣工12JL03-01-0

8、4建设工程回访卡施工部长期13JL03-01-05建设单位(用户)来人来函(电)登记施工部长期环境因素识别与评价控制程序QB/CJYG03.0214JL03-02-