档案工作的创新服务势在必行

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1、档案工作的创新服务势在必行【摘要】本文围绕创新服务做文章，突破那些与时代发展不适应的工作理念和模式，紧紧围绕服务这个主题，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，全方位地为经济建设和社会发展服务。【关键词】档案；创新；服务近年来，随着计算机技术、网络技术在档案部门的大力普及与发展，档案信息资源服务的基础和手段正逐渐向数字化、网络化方向转变。基于网络的档案信息服务作为一种趋势，不仅是服务手段的拓展，更成为众多档案部门探索与实践的重点。与工作开展和利用者多样化、综合化、便捷化的需求相比，还存在着不小差距

2、。一、更新服务思想观念档案工作服务机制是创新的前提，创新的前提是观念的更新。创新档案工作服务机制，要求我们解放思想、转变观念、统一思想，树立正确的、全新的档案服务意识，树立档案工作为社会服务、为政治服务、为经济服务、为领导服务、为人民群众服务的观点。根据我国现状，现代的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于生产管理活动的方方面面。因此，档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建成小康社会服务。要通过

3、计算机网络为经济社会提供服务，就必须加强各项事务管理，促使档案管理科学化、现代化。二、创新服务手段（一）建立档案网页，开展网上利用服务。档案部门要充分利用单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为各部门提供更好的服务。目前，国内许多单位档案室利用互联网开展的网上档案查阅服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源化

4、、数据库化、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化，建立“大档案”。如:输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案室与各部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。（二）建立电子文件档案数据管理中心。加强与本信息管理部门的密切配合，建立电子文件档案数据管理中心。该中心设在本单位综合档案室，是单位信息资源库的重要组成部分。电子文件档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站

5、上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。（三）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在综合档案室的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上本单位的各部门通过网站传送自己单位非保密的档案全文，

6、档案室自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到综合档案服务器归档，而不需跑到档案室，也不必交任何光盘或软盘。三、开展多种服务（一）开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活环境，使人们更注重信息的时效性，希望能通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因

7、此，被动的手工式的档案提供利用方式必将逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。（二）提供查询和咨询服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案室通过电子邮件在网上进行快速通信，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和咨询服（三）开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案室查阅有关部门制定文件的人员逐年增多。为适应新形势的发展，必须进一步转变工作职能，提高工作效率。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处

8、理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学管理和使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，从数据库中得出最主要的经验有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展