电子档案管理势在必行.pdf

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1、·86·露天采矿技术2011年第1期电子档案管理势在必行张金琳(云南省小龙潭矿务局，云南开远661601)摘要：对传统的档案管理方式向电子档案管理转型的必要性进行了初步探讨，分析了云南省小龙潭矿务局传统的档案管理方式存在的弊端、及实现电子档案管理的优越性，我单位在档案管理方面具备的基础和资源优势为实现电子档案管理提供了极佳时机。关键词：电子档案管理；优越性；基础；资源优势中图分类号：G271文献标识码：B文章编号：1671—9816(2011)01—0086—02现代科学技术的发展使档案管理发生了重

2、大的具，入库也要到7、8月份才能完成，在此期间给文书变革，电子文件和电子档案已经进入到社会的各个档案的利用造成了很大的麻烦。领域。国家档案局于1996年9月18日成立了电子档案管理人员整理立卷虽是以件立卷，但没有文件归档及电子档案研究领导小组，组织力量对电体现随办随归，加上档案人员不象文书了解文件的子文件归档及归档后形成的电子档案管理进行研来龙去脉，不能准确把握文件之间的联系性，影响了究。科技部等有关部局五司一室于2000年4月立卷的效果。19—21日在上海联合召开了“全国CDA光盘存档(2)198

3、8年就使用计算机管理档案，但只是简单试点经验交流及标准宣传会议”，意示了我国CDA的检索工具。人工录入编制检索工具，计算机检索到电子文件归档管理工作的全面辅开。需要的档案，再根据档号进库房提档，计算机只是起各地企业、档案馆都陆续开展了电子文件归档到了一个简单的检索工具的作用，并未完全从手工中的探索，从不同角度做了些有益的尝试，使人们对电解脱出来，而且也不利于原件的保护，还浪费了时间。子档案管理的认识一步步深入。经过这些年的实践(3)影响查出、查准率。计算机里录入有文件的研究，有了许多成功经验、成熟的

4、做法。电子档案管题名、发文字号、发文单位等字段，只要输入其中的理系统软件也日趋成熟。我局目前的档案管理方式已一个或几个关键字就可查出需要的文件。但有些文滞后了，传统的管理方式已跟不上时代发展的步伐。件如果记不住题名、发文字号，只有文件的大概内容电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件是讲什么的，那你就不一定能查到所需的文件。对于形成部门都具有现实意义。档案部门应积极参与电任命、职称聘任等文件，题名上一般只有一个人的名子文件档案化管理，推进电子文件的社会化、标准字，如《关于XXX等几位同志的任命》，这

5、个文件可化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理能是关于几个人、几十个人、上百人的任命，而题名工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为上只显示了一个人的名字，因为题名的关键词比较电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。少，而查询时又必须输入其中的关键词才可能找到·需要的文件，那你要查其中一个人就不太可能查得1我局目前的纸质文件归档管理的弊端到，除非你是记得题名上的关键词。(4)文件利用的制约性。纸质文件受时间和空间(1)文书档案归档存在着严重的滞后。每年的文的局限而不能迅速、广泛地为利用

6、者提供档案信息书档案要到次年的6月才由办公室收集移交档案服务。限制了档案信息价值的发挥。室，档案室经过整理立卷，录入计算机编制检索工要消除以上弊端，有必要改进管理方法，实行电收稿日期：2010—08—27子档案管理。作者简介：张金琳(1969一)，女，2007年毕业于云南民族大学汉语言文学专业，从事计算机管理、档案管理工作20余2实现电子档案管理的优越性年，现供职于云南省小龙潭矿务局龙源房地产开发经营有限公司。任档案馆员。(1)按件整理，实现电子文件的在线归档。办公蟹蚕蓬盈露天采矿技术2011-f-

7、g1期·87·室印发文件都是通过计算机，在印发文的过程中就范化，从而将各自分离的设备、功能和信息集成到相生成了电子文件。文书可对办结的文件随办随归，定互关联、统一协调的系统之中，达到资源共享、集中期把立卷的电子文件通过内部局域网发送到档案室管理的目的。归档，符合电子文件自身的特点，快速便捷，保证归我局信息化系统的建成为电子文件归档及电子档率和完整率。省去了档案室按立卷要求重新组织档案管理提供了极佳时机和资源优势。条目，录入案卷标题、卷号等数据的工作，实行电子(1)网络设施优势。我局网络建设采取分层次

8、结文件提前归档，调整了归档文件整理工作的流程，提构，机关、一大队、二大队根据规模及地理位置相对高文件整理的质量。集中的特性，组成3个骨干层局域网，骨干层下包括(2)碰到因年代久远、记不清文件题名、发文字13个汇聚层，汇聚层下设接入层。整个系统实现分号等关键词，只有文件的大概内容是讲什么的情况散式控制，集中统一式管理。总体结构具有可扩展性下，电子档案管理因为有了电子原文，做到微机检索和兼容性，可以集成不同厂商不同类型的先进产品，全文，只要输入一个或几个关键词即可很快查出