规范和强化普通中小学档案管理势在必行

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1、规范和强化普通中小学档案管理势在必行张翠萍(山丙省榆次六中山丙晋中030600)中图分类号：G63文献标识码：A文章编号：ISSN1004-1621(2012)05-005-02一、普通中小学档案工作的重要性中小学档案是广大教职工在长期的教育教学、学校管理、学生学习及其它各项工作中形成的只有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。它形成于学校各个时期、各个方面，是学校H常工作中的第一手资料，经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、完整装订、认真整理形成的，是反映学校历史的真实资料，是学校开展各项工作的见证，更是学校发展的宝贵财富。它对于推动教育改革、科学管理学校，提

2、高教学质量，开展教学研究，维护学校的权益，展示学校的辉煌业绩和发展历程具有重大作用。合理利用学校档案，可以找准工作方向，降低工作难度，减少不必要的重复，提高工作的效率。尤其在基础教育迅速发展的今天，中小学档案在扩大学校影响力和知名度，争创教育品牌,促进学校发展，构建社会主义和谐社会等方面只有不容忽视的作用。二、当前一些普通中小学档案管理中存在的主要问题做好学校档案管理工作，不仅是社会的需要，也是学校自身发展的需要。随着基础教育事业的不断发展，办学水平的不断提高，学校档案工作越来越得到各级各类学校的高度重视。由于各校不断提高对档案管理工作的重视，加大了投入力度，硬件上，起点较高

3、，均建立了综合档案室，标准的档案资料柜满足了需要，实现了档案材料内置盒装，”四防"措施基木到位。软件上，管理到位，卷量大，有制度，分类明晰，索引规范。有领导负责，专人管理。然而，笔者发现,一些普通中小学校在档案管理工作中仍然存在一些问题：（一）学校领导不够重视，档案意识淡薄从0前普通中小学档案管理的现状来看，一些学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，从而放松了对学校档案的管理，致使学校档案工作在政策上得不到扶持，在经费上得不到保障，列不上议事日程。从而出现了学校的部分档案材料散存于个别领导或教师个人手中，致使学校档案材料不齐全、不完整，很难建立起

4、完善的档案室。一旦上级教育主管部门来校进行检查、评估，学校为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来”补"档案，这不仅造成了人、财、物的巨大浪费，而且给正常的教育教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的本意。（二）管理体制不完善，档案管理名存实亡随着普通中小学布局调整和学校内部管理体制改革的不断深入，冇的学校”精简"了档案机构，只设立档案兼职人员，这就导致了一些基础较差的学校档案工作处于无人过问的状态，给档案管理带来了一些不利影响，使得档案管理体制不完善，甚至出现了档案丢失等情况。档案工作冇吋是名存实亡，不能真正发挥其在学校管理中

5、的重要作用。（三）档案队伍不健全，业务水平参差不齐就目前一些普通中小学的档案管理人员来看，冇的是改行从事档案管理工作的，有的是其他工作人员兼职的，很少有专业档案管理人员。由于没有接受过档案专业知识、专业技能的培训，不具备最基本的档案管理业务知识，能力上参差不齐，这些人员对学校档案工作的分类、整理、归档、保管、利用、销毁等未能很好地掌握，往往在工作中出现了这样或那样的漏洞，不少学校出现了案卷质量低下、无法查考利用等一系列问题。（四）档案收集不够完整，档案材料残缺不全例如，有的中小学收到文件后，办理过程中多次传递，由于没有专人管理，往往使文件丢失；奋的领导和教师对教学方面的档案归

6、档持抵触态度，认为本人负责的这项工作的资料、教案、自编讲义等材料是自己在管理和教学过程中取得的成果，应归个人所有；若经学校档案部门归档后就会成为公有财产，并且再利用吋借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便；一些中小学校长或主任外出参加会议，往往不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解，从而造成了会议文件未能及时归档等等。这些情况都会导致学校档案收集不完整。（五）档案信息载体结构单一，管理手段落后受条件和设备等方面的制约，一些普通中小学档案管理方式陈旧落后,有的还是手工作业。这些原始档案多为纸质打印，页面规格不一的的案卷。由于档案信息载体结

7、构单一，使得档案管理人员无暇顾及对某些冇价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，造成的磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低。（六）经费投入不足，硬件设施匮乏鉴于中小学教育经费比较紧张，致使硬件设施较为匮乏。奋的普通中小学没有专门的档案室，不具备保管档案的通风、防潮、防霉、防虫蛀、防盗、防火等基本条件，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，一些学校档案保管橱柜是很早以前购置的，个别学校仍用木制箱、橱等，很不规范，严重地影响档案保管的安全。（七）档案资料重复，