电子文件归档与电子档案管理办法.pdf

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1、电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为适应紫金矿业集团股份有限公司（以下简称“集团公司”）档案信息化、数字化建设需要，规范集团公司电子文件的归档与电子档案管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全，发挥电子文件的凭据参考、便捷检索与高效利用作用，依据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（国标GB/T18894-2002），结合集团公司实际，特制定本办法。第二条本办法适用于集团公司各部室、各单位从事生产、经营、管理、投资融资、项目建设、地质勘查、教育培训、科研试验、工程设计等活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理。第三条基本术语解

2、释（一）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。第四条集团公司已经利用计算机或计算机网络开展办公自动化或信息应用业务管理，各单位、各部室应和信息部充分合作，使各应用系统具备与数字档案管理系统归档无缝连接接口。各单位要实现对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现公文和文档流程化管

3、理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，使用集团公司统一推广的数字档案管理系统开展电子档案管理工作。第五条以电子文件形式记载集团公司秘密的载体在制作、收发与传递、使用、保存和销毁时，应严格按照集团公司《保密制度》的规定执行。第六条各单位档案部门配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。电子文件形成单位及集团公司信息部应积极协助和支持集团公司各级档案部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。电子文件形成单位的负责人对电子档案的真实、完整、有效性负责。-1-第七条具有永久保存价值的文本或图形形式的电子档案，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文

4、件，归档时应同时保存文件的电子版本和纸质版本。电子档案同时存在相应的纸质或其它载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。其中集团公司工程设计单位、建设单位、科研单位采用计算机辅助设计技术(CAD)产生的电子文件，其归档方式按照GB/T17678．1一1999；GB/T17678．2－1999；GB/17679－1999等国家标准执行。第八条应保证电子文件的凭证作用，在集团公司电子签名系统符合《中华人民共和国电子签名法》第三章“电子签名与认证”规定条件情况下，只有集团公司规定人员签发的电子签章具有法律效力，其他人员利用复制等方式签发的电子签章一概没有法律作用，对已有电子签章的电子文件

5、，归档时应打印纸质文件并附加上有法律效力的非电子签章。第九条集团公司档案馆负责对集团公司各单位电子文件的归档与管理工作进行监督和指导，并适时组织检查。第二章电子文件真实性、完整性和有效性保证第十条集团公司信息部应从制度上和技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采用与系统安全和保密等级要求相符的网络设备，采取具备信息安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等的防范措施和对策。第十一条为保证电子文件的产生、处理过程符合规范，各单位处理公务中应从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记。使用OA系统处理公务的单位，其采用的业务流程必须做好相应的

6、管理登记，此管理登记应是不间断的，并应保存系统的管理记录。（一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者，包括文件起草者、修改者、审核者、签发者等。（二）登记处理过程中的各类操作者，包括发文者、收文者、归档管理者等。（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息，包括批示、签名、印章、代码等。（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。第十二条为保证电子文件的真实性，文件形成单位应在计算机系统中设置安全防护技术措施。-2-（一）建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制，防止非法侵入。（二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。（三）对电子文件采用可靠的防错漏和防

7、调换的标记。（四）对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。第十三条为保证电子文件的完整性，文件形成单位应建立电子文件完整性管理制度，并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。（一）归档电子文件正文和附件及相关的电子文件表单（流程表单、文件阅办单等），通过采用信息管理系统功能和人工监控相结合的方式，将具有有机联系的电子文件收集齐全。（二）根据集团公司档案管理制度，各业务部门对在不同系统中分散形