泉州师院电子文件归档与电子档案管理办法

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1、泉州师院电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为加强我校开展办公自动化过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，保障我校电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《福建省档案条例》及有关政策法规，结合本校实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于我校党政机关、教学科研及个人在我校公务活动中产生的电子文件的归档与电子档案的管理，校内社会化服务实体可参照本办法执行。第三条电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁

2、盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子档案指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相关的支持软件产品和软、硬件说明。第四条已利用计算机或计算机网络开展办公自动化或电子公务的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件管理系统，此系统应能对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效的控制，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，其信息管理系统应安全可靠。第五条使用、保存和销毁，应严格按照《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规

3、定》执行。校园网计算机信息系统不得从物理上直接与INTERNET联网。经有关部门批准联接专用网的系统，要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。第六条我校档案工作人员负有对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后电子档案的保管利用实行全过程管理与监控的责任，保证管理工作的连续性，确保其不失真、不损毁、不丢失。第七条我校档案机构配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。电子文件形成部门及信息管理部门应积极协助和支持我校档案机构开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的

4、保管、利用等项工作。电子文件形成单位的负责人对电子档案的真实、完整、有效负责。第八条具有永久保存价值的文本或图形形式的电子档案，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时应同时保存文件的电子版本及相应支持软件、纸制版本及缩微品。电子档案同时存在相应的纸质或其它载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。第九条应保证电子文件的凭证作用，在国家或我省立法机构正式颁布有关电子签章的法律之前，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。第二章电子文件真实性、完整

5、性和有效性保证7第十条学校应从制度上和技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范对策。第十一条为保证电子文件的产生、处理过程符合规范，各部门应从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记。使用单台计算机处理公务的单位，应采用适当的方法做好相应的管理登记。此管理登记应是不间断的，并应保存系统的管理记录。（一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者。如文件起草者、修改

6、者、审核者、签发者等。（二）登记处理过程中的各类操作者。如文件打字者、发文者、收文者、存储管理者等。（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息。如批示、签名、印章、代码等。（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。第十二条为保证电子文件的真实性，文件形成单位应在计算机系统中设置安全防护技术措施。（一）建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制，防止他人非法侵入。（二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。（三）对电子文件采用可靠的防错和防调换的标记。（四

7、）对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。第十三条为保证电子文件的完整性，文件形成部门应建立电子文件完整性管理制度，并采取相应的技术措施采集背景信息和原始数据。（一）开列属于归档范围相关的电子文件表单，通过采用信息管理系统功能和人工监控相结合的方式，将具有有机联系的电子文件收集齐全。（二）建立相应的制度，对在不同系统中分散形成的、不同媒体的，或通过非正式渠道传递的具有内容相关性的电子文件收集和捕获。第十四条为保证电子文件的有效性，文件形成单位应建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保

8、证措施。（一）根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。对采用通用软件或专用软件产生的电子文件收集归档要求，应按照本规定的第二十一、二十二条执行。（二）对于加密电子文件，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。（三）定期对脱机保管的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取恢复措施，并根据软硬件升级换代情况适时对电子文件进行迁移作业。第十五条在公文处理过程中使用的电子签章程序能够证明以下事项的，为安全的电子签章：（一）能够确认该电子签章的