政府檔案分類原則之探討

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1、73政府檔案分類原則之探討政府檔案分類原則之探討Discussionongovernmentarchivesclassificationmethod.胡英麟育達商業技術學院．通識教育中心講師兼圖書館主任【摘要】檔案具有行政稽憑、法律供証、歷史及學術研究等重要功用。政府也越來越重視檔案的管理與利用等相關問題，這可從「檔案法」的通過及政府資訊公開化的相關討論中可見端倪。本文除簡述中國歷代政府檔案分類情形外，並就檔案分類的原則作一探討。關鍵詞：檔案、檔案分類、全宗【Abstract】Archiveshaveseveralimportantfunctionthatin

2、cludestoprovideproofonexecutingwork,investigation,historyandacademicresearch.Besides,governmentmorevaluearchivesmanagementthanpast.Thatfromtolegislatea“ArchiveLawofR.O.C.“anddiscussesofopengovernmentinformation.ThispaperdiscussestheRetrospectionongovernmentarchivesclassificationanda

3、rchivesclassificationmethod.Keywords：Archives、archivesclassification、GroupLevel73政府檔案分類原則之探討政府檔案分類原則之探討Discussionongovernmentarchivesclassificationmethod.胡英麟育達商業技術學院．通識教育中心講師兼圖書館主任壹、前言政府檔案為各級政府機關依法行使公務，在工作進行中所產生的各項記錄，具有行政稽憑、法律信證、學術研究及績效展現等重要功能，政府檔案不僅是國家資產，亦是社會公器。因此，許多國家或地區莫不力求政府檔案之管

4、理能日臻完善，以發揮前述之功能。台灣地區，檔案的「史料」特色吸引了眾多專家學者從事相關的研究，不過，所研究的問題和角度，較少從檔案分類檢索的觀點來探討。就筆者的觀點而言，雖然檔案和一般資料的特色不同，但終究是資料(Data)的一種，既是資料就可能具有資訊(Information)的意義和價值，繼而也可能產生資訊利用的問題，這也是圖書資訊學關心的問題之一。資料或資訊能否被有效利用，甚至轉化成知識(Knowledge)，其關鍵因素之一在於資料的處理(包括徵集、整理及保存等)工作是否良好，是否符合使用者的需求。在資料整理的過程中，分類是一項重要的工作，藉由分類的聚集

5、作用，各種資訊與知識的縱向與橫向關係才得以呈現，也藉此讓資訊利用者能更有效率的取得資訊。本文除簡述中國歷代政府檔案分類情形外，並就檔案分類的原則作一探討。貳、分類的意義分類是人類認識和區別事物的一種思維方式，也是人類思考活動中很重要的本能，這種本能活動在我們的生活中經常在進行，其例俯拾皆是。分類旨在解決兩方面的問題，一方面根據類的聚集性，把相同的事物加以類聚和統一，相對的也是在析出相異的事物，正如荀子所謂「同其所同，異其所異。」。又如許慎所說：「方以類聚，物以群分，同章條屬，共理相貫，雜而不越，據形系聯，引而申之，以究萬源。」(註1)。換句話說，研究事物的發展

6、過程及其形成事物之間的統一性和差異性，是分類理論的核心問題(註2)。當我們對資料內容進行「同其所同，異其所異」的分類工作後，必然會使資料漸漸形成同一主題的「資料群」、「資訊群」或「知識群」。通常，我們所稱的「知識」並不是指一則新聞或一則消息，也不是一篇文章或一本書﹝百科全書除外﹞，而是一個中心的主題概念(註3)。透過對資訊的分類，建構一中心的知識主題，能夠讓使用者快速的掌握、瞭解和運用所需知識的層面和統屬關係，是分類運用在資料及資訊整理工作中的積極意義。73政府檔案分類原則之探討再者，從目錄學的價值而言，對資料、資訊進行分類所產生的相關目錄，均可以作為研究過去

7、及現在的知識群落，並進而反應某一時空的人類總體活動的內函，這也是分類運用在資料及資訊整理工作中一項重要卻常為人們所忽視的潛藏價值。參、中國歷代檔案分類方法概述當國家和官吏制度建立後，檔案的數量愈來愈多，為保存和利用檔案提供了基本的條件，檔案的分類整理即應其所需而產生。中華民族的歷史久遠，早在耶穌降生之前的三千年，中華民族就已建邦立國於亞洲大陸，給東方歷史文化暨文明帶來了悠久不息的生命，也因此，先民的各種活動自然累積了大量的檔案。本節旨在探討中國歷代檔案分類的概況，從殷商開始，以古代、近代及現代的時間斷代分別簡述。一、古代的檔案分類(一)殷商的檔案分類從商代保管

8、甲骨檔案的情形，可以看出檔案分類的雛形