疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用探討

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1、疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用探討［關鍵詞］疾控中心;檔案；管理利用國傢的各級疾病預防控制中心是國傢體系中的職能機構，承擔著群體預防任務，各種疾病的監測及分析、防治等重大任務,在各項工作中，如開展疾病控制、衛生監測科研教學及健康教育等業務活動中，形成瞭大量的業務技術檔案，而大量的業務技術檔案如沒有合理，有效的管理，不但會失去許多珍貴的統計數據，而且也不能合理地利用這些檔案資源,發揮檔案資源的價值，從而加以合理利用，因此，疾病預防控制中心的檔案管理是衛生防疫工作的重要一環從各地各級疾病預防防控制中心檔案主體的衛生防疫業務檔案采取

2、的管理模式不盡相同，有的是采用科存檔案、中心存目錄;有的則分散在科室，或固定人員管理,或幹脆分散在個人手中。筆者認為對疾控中心業務檔案應采取分級管理的方法，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛生防疫業務開展的需要一、疾控中心業務檔案兩級管理原則疾控中心檔案有兩大類;一類是行政往來各種文件形成的檔案，另一類是各業務科室在工作中逐漸積累形成的業務檔案。而這些檔案的兩級管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行站級、科級兩級管理,其內容主要有以下四個方面：1.將疾控中心業務檔案納入中心檔案工作管理體

3、系，同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受中心檔案工作管理委員會的統一領導，由中心檔案室負責具體組織實施2•將業務檔案分為中心、科兩級，對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監測檔案，分別為中心業務檔案和科級業務檔案兩個層次3.中心級業務檔案管理:凡劃歸的中心級管理的業務檔案，由各科檔案員負責收集，整理、立卷定期向中心檔案歸檔，交由中心檔案室統一保管和提供利用4.科級業務檔案管理:凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存。由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，並負責保管和提供利用二、中心級、科級檔案范圍的確定中心級檔案和科級檔案

4、各有其劃分的范和界限，中心級檔案的劃分應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分，即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料，以及在基礎監測上形成的綜合性、分析性並具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為中心級檔案，以確保中心級業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。主要有以下幾個方面的檔案:1•業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案，包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告單1.年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析,疫情流行趨勢預測等2.年度或跨年度的衛

5、生監測的總結分析4.重大事故、疫情暴發、中毒調查處理的有關材料，包括調查報告、現場調查記錄及有關的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結5•專題調查，包括調查設計、調查報告或總結、統計匯總等材料6.各項業務工作的統計月報，年報7.省市級以上刊物上發表的業務論文科級檔案的劃分范圍大致有以下幾種:1.中心在日常業務活動中直接形成服務對象的檔案，這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此，科保存更為便利2.常規性衛生監測材料：包括所轄地區和監測點或直管單位公共衛生監測材料、監測記錄、記事

6、、監測小結、控制結果、監測報告等材料3.—般性違法案例、疫情、污染事故,食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表、現場調查筆錄、人員錄訪記錄，檢驗結果及處理報告等4.從業人員健康體檢，衛生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統計表、培訓計劃、教材及小結等三、實施兩級管理的意義1.兩級管理使業務檔案查找方便，節省空間。我中心在工作中形成大量的業務檔案，如果不分兩級管理，使各種重要的，保存價值大的檔案和一般性的、基礎性的材料檔案混雜在一起，查找起來很不方便，分散在各科室，也不利於全中心檔案工作的統一佈置和指導，如果把全站綜合性的材料統一歸

7、納到檔案室，便於檔案的管理，也為各科室節省瞭空間2.中心級檔案管理有利於防疫業務工作整體水平的提髙。第一，中心級業務檔案管理可使中心檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平,對於中心領導及時把握全局，做出正確決策提供瞭有力依據。第二，由於中心級業務歸檔范圍明確，將具有總結分析性、學術性的材料交中心歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結的基礎上，而是要在大量的監測材料上進一步加工，形成分析性報告，從而促進瞭業務工作的提高。第三,中心檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務,有利於防疫機構

8、科研工作的開展。第四，中心級檔案管理便於開展中心級防疫信息交流，為全市的防疫工作提供利用3.科級管理是有利於滿足防疫業務工作日常的需要。防疫業務有延續性，在對監測點，直管意境的監測中要經常使用其前一年或前幾年形成的監測檔案，特別是隨著生産經營單位的