對建築工程檔案有效管理措施的探討

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1、對建築工程檔案有效管理措施的探討【摘要】建築工程檔案是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。它是建築工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。本文對建築工程檔案的內涵、特點、存在的問題以及有效的管理措施做瞭較為詳盡的闡釋，以期對建築工程檔案管理工作有所裨益。【關鍵詞】檔案；建築工程；管理【中圖分類號】F407.9【文獻標識碼】A【文章編號】1005-0981(2008)16-0058-02改革開放以來，我國的建設事業發展迅速，與此同時，也形成瞭大量的業內資料即工程檔案。建築工程檔案是建築建

2、設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建築物、構築物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建築工程檔案管理作為建築工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建築工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。一、建築工程檔案資料的內容1•綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初

3、步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。2•土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告;紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處

4、理的文件材料；施工技術總結等。3.竣工等。主要包括總平面佈置竣工種管線竣工圖；建築工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖;通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。二、建築工程檔案的特點1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。2•真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建築工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。3•實用性。工程

5、檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。3.1綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。3.2土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用

6、單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。3.3竣工等。主要包括總平面佈置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建築工程竣工圖;裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖;通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。三、建築工程檔案管理需要解決的問題1•檔案材料不完整。檔案材料不完整是建築工程檔案存在的主要

7、問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同瞭。很多工程項目竣工後沒有檔案材料，或隻有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。2•缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立瞭專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。3•缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。四、建築工程檔案有效管理的措施1•思想上