基層水利檔案管理工作探討

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1、基層水利檔案管理工作探討摘要:論述瞭在新時期國傢水利建設的大環境下，基層水利檔案管理工作的重要性。指出基層檔案管理單位在檔案收集、縱向管理、信息化管理、檔案工作人員管理等方面的加強和建設，使水利檔案能適應新的水利建設需要，提高水利工作者的工作效益和社會效益關鍵詞:水利檔案;管理;效益分類號：C93文獻標志碼：A文章編號：1673-291X(2010)03-0198-02引言當前，中國正處於改革開放和全面建設小康社會的重要時期，水利事業正經歷著從傳統水利向現代水利加快轉變的關鍵階段。水利檔案管理是水利工程建設管理過程中一項十分重要的工作。雖然水利工程檔案管理工作不直接作用於工程建設，但它是水利

2、部門對水資源規劃、水利建設、水利管理工作的依據，是水利部門進行水利建設的真實記錄。建立完整、準確、系統的水利檔案，充分利用水利檔案，對加快全社會的水利建設,提高各地區的經濟效益和社會效益都有重要的現實意義和深遠的歷史意義。因此，水利檔案事業的發展要跟上水利事業的前進步伐,更好地為水利事業的發展建設提供服務基層單位對水利檔案工作重視不夠，檔案資料混亂，未進行分類整理，檔案管理制度不全，主動收集檔案的意識差，檔案信息化弱等弊端，嚴重制約著水利系統的工作效益和發展。特別是今年以來，我市水利建設工程80000萬處,到目前為止,已投入水利建設資金2.23億元，比去年同期增加30%水利檔案資料收集、整理

3、和信息化、規范化有著舉足輕重的作用，因此，水利檔案工作如何改革，如何開展檔案利用工作,如何與水利工作的新情況、新變化緊密結合,並努力為其服務，值得我們水利檔案工作者進行深入研究和探討—、加強水利檔案收集水利檔案收集整理的特點是牽涉的部門多，覆蓋范圍廣,工作煩瑣，因此，檔案收集工作往往較被動，收集意識差。首先檔案管理部門應該加強檔案收集工作的重視,增強“檔案意識"，營造"水利檔案，人人負責"的濃厚氛圍，激發大傢收集整理檔案的工作熱情和積極性，變被動為主動；既要明確專人負責，同時水利各部門、各科室均負有搜集本轄范圍內數據文件的職責，收集的內容應包括具體數據、聲像資料、請示批復、紙、合同、招投標書

4、、賬冊、協調活動、會議記錄等，做到應收盡收，應納盡納，確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。在檔案資料的收集中要做到兩個結合:-是辦公室收發文件時把關收集與檔案管理人員專項收集相結合，二是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合。通過領導職工的共同努力，將水利檔案資料收集得更為齊全完整，在今後的水利建設工作中，把最系統的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者，更好地為現代化建設服務二、加強檔案的縱向管理水利行業檔案包括:文件、設計、施工、管理等方面的資料。文件登記主要是記錄文件的來源、內容和去向。各種文件能歷史地反應項目的建設過程，如發文文件中有發文日期、發文字號、文件標題、密級、發往機關、簽收

5、、歸人卷號和備註等項目。文件的登記形式有簿冊式、卡片式、聯單式、電子文檔式。由於水利廳作為政府職能部門，下屬單位較多，市（縣）區水利職能部門，保存的水利檔案很多，為檔案的開發利用提供瞭基礎。因此,在檔案的縱向管理工作中要註意以下幾個方面：1.基層單位必須建立自己統一的水利檔案管理標準。水利行業檔案管理標準是大框架，並不一定完全適合基層單位的檔案管理，基層檔案管理部門應在現有各種管理制度的基礎上，通過對自身檔案的調查和研究，並與檔案管理人員探討如何制定更有效的、符合實際的本單位的水利檔案管理標準。如水利檔案的劃分可分為:水資源檔案（地表水資源和地下水資源）、水資源開發利用檔案、水利工程技術檔案

6、和水利工程運行管理檔案;還可以按大、中、小型工程進行歸檔,這樣做的好處是抓檔案管理的重點;對文書檔案進行區分。從而使檔案管理更加規范化、標準化。有瞭統一的標準，就可以為計算機管理和實現水利行業檔案資源共享打下良好的基礎2•重視對檔案管理人員的培訓工作。水利檔案管理人員雖然在水利工程的決策、設計、施工和運行管理中作出的貢獻並不大，但水利工作涉及面廣、內容繁雜，在水利工程建設中往往牽涉到農業、工業、交通、電力、通信、市政、生態環境等各個方面，再加上水利專業本身又與電力、機械、建築、水文、氣象等專業聯系緊密，由此形成的水利檔案也就具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學科的信息反映，而是以水利為中心的多

7、學科、多專業的信息綜合。因此,水利工作檔案是水利科技檔案的重要組成部分。是專業技術人員勞動智慧的結晶，它記錄瞭整個水利工作的全過程。要管好、用好這些檔案資料，並進行開發利用，必須對現有檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的素質，適應現代化管理的需要三、加強檔案的開發利用，發揮檔案效益1.水利檔案記錄瞭水利的發展史、建設史，從另一個側面反應瞭人類利用自己的智慧推動社會進步的足跡。設計者往往需要借鑒前人設計的經