基層單位環境保護檔案管理工作要點探討

《基層單位環境保護檔案管理工作要點探討》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、基層單位環境保護檔案管理工作要點探討［摘要］探討瞭基層單位加強環境保護檔案管理工作中應註意的幾個問題，旨在提高基層單位環境保護檔案的管理水平［關鍵詞］環境保護檔案管理1前言環境保護檔案是指各級環境保護行政管理、環境監測、環境科研、環境宣傳、教育等機構及個人在從事環境保護活動中直接形成的，對國傢和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。環保檔案是環境保護工作的真實記錄，是環保技術資源和信息資源的儲備形式，是環保信息交流的工具，也是環境管理、環境建設的科學依據。環保檔案工作是環境保護工作的重要組成部分，健全檔

2、案工作管理制度，保證檔案完整、準確、系統、安全和有效利用對於環境保護事業具有十分重要的作用環境保護檔案工作是一項管理性很強的工作,在實踐中如何有效而科學地管好、用好環境保護檔案，筆者認為要做好以下幾個環節的工作2歸檔階段基層單位要把環保文件材料的形成、積累、立卷和歸檔視為本單位的一項重要管理業務，納入工作計劃,指定檔案人員負責此項工作，保證環保檔案的系統完整《中國檔案分類法■環境保護檔案分類表》(TJ/T7-94)中對環境保護檔案的類別屬性有做詳細的分類,檔案科(室)對接收的環保檔案應按照該標準要求進行整理，分類標引,

3、編寫總目錄和分類目錄歸檔階段應註意:歸檔的文件材料應為原件，如歸檔復制件必須有相應的說明;歸檔的文件材料應做到字跡工整、數據準確、樣清晰，簽字蓋章、日期等標識完整齊備;歸檔文件材料的書寫和裝訂材料應符合檔案保護的要求;歸檔的電子文件數據應與相應紙質文件數據保持一致;歸檔的照片、音像、實物要有相應的文字說明各業務部門某項工作開始時，應由部門負責人或項目負責人指定專人，在項目完成或告一段落後，按照國傢環保局、檔案局(88)環辦字第415號文件規定的歸檔范圍、保管期限和密級劃分表,對形成的文件材料進行系統整理並歸檔歸檔的過程

4、中應註意以下細節:①歸檔的文件材料種類份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、多種文字形成的同一文件,分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷%1卷內文件材料區別不同情況進行系統排列，即批復在前，請示在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;文字材料在前，圖表在後%1卷內文件材料排列順序,依次編寫頁號，雙面有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號;圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號%1案卷要逐件填寫卷內文件目錄，文件材料的題名不得隨意更改和簡化，

5、卷內文件目錄放在卷首;有關卷內文件材料的情況說明，應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾kJ%1案卷封皮要逐項填寫清楚，案卷題名要簡明,確切反映卷內文件材料內容，使用簡稱應通用易懂,並用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰%1歸檔的環保文件材料要做到書寫材料優良，禁止用復寫紙、珠筆、鉛筆和紅墨水書寫;卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制並與原件一並立卷%1檔案科（室）對歸檔的環保文件材料要仔細檢查，對殘缺不全、不符合歸檔

6、要求的案卷，應退回原立卷部門，整理合格後再接3環保檔案的保管和統計階段環保檔案具有歷史記錄的功能,為保管、整理好環保檔案，在環保檔案的保管和和統計環節，應做好以下工作:3.1基層單位環保檔案管理部門要根據保存檔案資料的數量,設置必需的檔案專用庫房和櫃架。庫房要堅固，並有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施3.2環保檔案部門應根據工作需要，增置溫濕度計、復印機、照像機、去濕機、吸塵器和電子計算機等3.3應建立環保檔案的統計制度。環保檔案部門應填寫檔案收進和移出登記簿，對提供利用情況和效果,銷毀、庫存數、

7、增減數進行統計，準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報有關部門4環保檔案的利用階段環保檔案管理的根本目的是為瞭查驗和利用，因此，為高效、安全地利用環保檔案，在環保檔案的利用階段，應做好以下工作：4.1環保檔案部門應編制各種檢索工具，開展檔案史料的編研工作，積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編和專題文件匯集等4.2有條件的單位要開展計算機檢索4.3單位應建立環保檔案查閱審批制度。利用環保檔案者應按規定辦理檔案查閱審批手續,並填寫《環保檔案查閱登記表》。利用工作結束後，利用者要如實填寫《環保檔案利用

8、歸還登記表》,及時交檔案部門存查4.4作為環保檔案管理人員，要熟悉所藏檔案的情況,主動瞭解環保各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。環境保護檔案的組成特點是由基層單位的性質所決定的，認識並掌握環境保護檔案的特性，有利於不斷改進檔案管理方法、提高服務質量，更大限度地發揮環境保護檔案的作用5結語環境保護檔案管理是一項技術性很