文書檔案計算機管理的利弊探討

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1、文書檔案計算機管理的利弊探討【摘要】文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理.領導決策、基本建設、研究開發等方面的過程和成果。隨著信息時代的到來和網絡技術的迅猛發展，計算機技術的應用已深入到各個領域，利用計算機實現檔案管理，是高科技飛速發展的“信息時代”的必然趨勢。文章探討文書檔案計算機管理的優點和存在的問題及應對方法。【關鍵詞】文書檔案；計算機管理；優點；存在問題；應對方法【中圖分類號】TP【文獻標識碼】A【文章編號】文書檔案是檔案工1007-4309(2011)03-005

2、2-1.5作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著信息時代的到來和網絡技術的迅猛發展，計算機技術的應用已深入到各個領域，文書檔案管理也不例外。而文書檔案管理作為企事業管理工作中的一個重要組成部分，通過利用計算機實現檔案管理，是高科技飛速發展的“信息時代”的必然趨勢，具有手工管理所無法比擬的優勢，同時也存在一定的問題。本文就文書檔案計算機管理的優點、存在的問題及應對方法進行論述。—、文書檔案計算機管理的優點利用計算機實行文書檔案管理，是高科技飛

3、速發展的“信息時代”的必然趨勢，具有手工管理所無法比擬的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能極大地提高文書檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。不僅可以使工作人員從煩瑣的手工工作中解脫出來，而且工作效率高、質量好。（一）文書檔案計算機管理的快捷性在以往的文書檔案管理工作中，工作人員過多地依賴於手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，結果既費時，又費力。在應用瞭計算

4、機軟件處理後，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得簡單易行。運用計算機檢索主題詞時檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉換為按類目系統編制的代碼，隻要將查找的文件的有關主題詞進行組配輸入計算機，就能很快得出結果。利用計算機管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統計，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的，並且在避免差錯的同時又可減少工作量。（二）文件和文字信息得到充分交流與共享在原始的手工操作管理中，企事業單位由於不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件櫃中，不僅造成資金和資

5、源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對文書檔案進行管理後，文書檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理,由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合並管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高文書檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源做出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。並且通網絡服務這個寬廣的平臺，瞭解其他檔案工作部門概況

6、、工作的重點和最新、最快的文書檔案管理信息動態。（三）文書檔案計算機保存的穩定性與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決於纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不註意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同。隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤、大容量的移動硬盤，等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷

7、，易於傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。二、文書檔案計算機管理存在的問題（一）存在保密性受限的問題文書檔案進行計算機管理後，內容不僅易於變化，而且失去瞭固定的形式，使得文件保密性變弱。內容易於修改，而且改動後可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。文書檔案計算機管理不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為

8、每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件的保密性提出瞭嚴峻地考驗。(二)存在網絡安全的問題隨著網絡化的發展，文書檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。一般規律是當網絡用戶數量按算術級數增加時，網絡的效益和網絡的危險性