浅谈公路建设项目档案管理

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1、浅谈公路建设项目档案管理摘　要：公路建设项目（以下简称建设项目）档案是工程建设的一个缩影，不同于文书档案，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、参考利用价值的各种形式和载体的历史记录。加强档案管理，有利于及时了解工程建设情况，也可以加强工程项目管理，提升项目质量。关键词：公路；建设项目；档案；管理一、建设项目档案管理的现状和存在的问题　　1、档案管理重视不够。有些建设项目单位虽然有专门的档案管理人员，但针对性不强，不能

2、提出合理的指导意见。项目档案类别很多且相互之间没有统一的格式导致出现各部门按照各自的想法组卷的混乱现象。　　2、从业人员素质堪忧。目前档案管理施工单位为降低成本，有的兼职档案管理，有的找个未从事过施工的人员代替，这些人员根本未对档案组卷要求和工程相关知识进行系统学习，档案管理就无从谈起。二、系统的对工程档案进行了解　　1、工程档案的分类　　一般情况下，根据建设项目档案的资料内容先制定一个以各个工作环节分类的方案，然后再进行分类组卷。其工作环节一般分为：前期准备类、设计类、工程管理类、施工类、监理类、竣工类、研究类、声

3、像类、财务类。（如图所示）、　　　　2、工程档案的收集和整理　　公路建设项目档案工作实行的是项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责，笔者参与指挥部从开工建设到竣工验收的整个过程，经有着丰富档案管理经验的老专家指导，对档案管理进一步熟悉，将档案管理流程叙述如下：　　首先，制订实施细则。公路工程竣工档案的施工文件和监理文件由于没有定型的范本，建设单位可以根据国家《档案法》和交通部《关于印发公路建设

4、项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发【2010】382号）文的精神在工程开工前制订出适合自身项目的实施细则。该实施细则将施工和监理文件的归档范围、组卷要求、重要注意事项以及业务知识作为重点编制内容，并在细则附录中提供各分部、分项工程所用表格及填写方法的实用样本，使之成为针对性强、操作性强的实用指南。　　其次，明确档案管理责任人。项目开工之初，建设单位、监理单位、施工单位在明确本单位专职档案管理责任人后，要保持相对稳定直至档案移交。　　第三，设预立卷制。在项目工程动工后，为确保档案资料的完整、齐全、准确，一方面

5、采取培训的方式，讲解各工程用表的填写方法和组卷要求；另一方面我们经常深入到施工现场，了解施工单位的档案形成积累情况，并对档案整理进行业务指导，只要是未设预立卷或者设立后根本没有相关资料的单位，将其通报批评，并延缓计量，直至整改到位为止。　　3、工程档案的移交　　项目交工验收后，监理和施工单位的档案资料就着手办理档案移交。在移交过程中，笔者大致将施工单位的资料分为五部分：第一部分为项目部管理性文件，第二部分评定体系汇总及各分部、分项的检测资料，这是档案中最基础、数量最多的资料，反映整个施工过程的原始资料。第三部分试验室

6、资料和原材料检测资料，主要注重一些原材料是否达标，出现质量事故有章可循。第四部分施工日志、工程照片、施工总结。第五部分计量资料、变更资料和缺陷责任期的文件，这些文件往往因为完工后部分计量未办理或2年的缺陷责任期未满，施工单位无法及时提交，但必须要保证在竣工验收前3个月完成提交。　　施工单位的资料组卷就绪后，填写《竣工资料移交申请表》连带案卷目录一起经监理工程师审核签字盖章后移交建设单位。一式两份，注明本工程何时通过交工验收，移交的文件材料内容。三、工程档案收集中的注意事项　　1、工程资料必须是原始件，如其他出现有原件

7、的复印件，必须在复印件上注明原件出处。　　2、工程资料记录应字迹清晰、内容详细、计算准确，整理应分类编排、装订整齐。　　3、照片档案的文字说明内容要具备五要素：时间、地点、人物、事由、背景。工程录像资料每盘必须标明拍摄日期、地点、人物、背景、主题等说明。　　4、变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷。竣工图纸如涉及到变更的地方，要求施工单位在所在图纸上注明变更的出处，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表。四、工程档案的后期利用　　建设项目档案产生于整个基本建设全过程，历史地真实地反映和记录了

8、这种智力创造和劳动的全过程，合理的利用工程档案对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。