浅谈公路工程建设项目档案管理存在问题及对策

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1、浅谈公路工程建设项目档案管理存在问题及对策浅谈公路工程建设项目档案管理存在问题及对策　1、公路工程建设项目档案管理中存在的问题及原因分析　　改革开放以来,我国的公路交通建设事业发展迅速,与此同时,也形成了大量的业内资料即公路建设档案。如何有序地管理好公.L.路建设档案既是工程本身的需要,也是档案部门的要求。《档案法》和国家档案局、交通部等部门对交通工程档案的管理工作有明确的规定和要求,并建立了相关的规章制度,但公路工程档案具有内容综合性强、形成时机性强等特点,未形成科学、系统、规范的信息化档案管

2、理体系。突出的问题表现如下：一是档案材料不完整。档案材料不完整是公路建设档案管理工作存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右,较差的单位情况就不同了。二是缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看,有的单位成立了专门的档案室,有的单位则没有成立,公路档案由其他业务部门或由文书档案员保管。三是缺乏复合型档案管理人员,一些单位的档案管理人员专业素质较差,既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的业务知识,难以适应工作需要。那么,造成这些问题的原因主要有哪些？笔者认为,目前公路建设行业档案缺位现

3、象严重,其原因是多方面造成的。主要有以下几个方面：首先,公路建设行业自身的特点决定了其行业发展的长期性、复杂性和艰巨性。公路建设行业具有流动性大、施工战线长、跨区域、　　异地化作业多、施工过程不稳定等特点,往往会给档案资料的收集、整理、立卷归档增加困难。其次,从业结构层面上还存在着层层分包、挂靠、非法用工等现象,致使工程项目成分错综复杂,有的甚至施工总承包单位自己也说不清、道不明到底有多少小施工队伍、包工头参与施工,更何况即便是在同一项工程施工当中,参与施工的有关人员也在随着工程进展被随时调动,

4、所以在这一切变动的因素前提下做好档案管理工作并非易事。第三,目前公路建设市场竞争异常激烈,僧多粥少的现象突出,赢利空间非常狭小,如何千方百计地降低生产成本、提高经济效益是当务之急,再者说档案工作短期利益不明显,所以档案工作在公路建设管理行业里得不到重视。　　2、加强公路工程建设项目档案管理的对策　　2．1加强制度建设　　加强制度建设是规范公路工程档案管理的前提和保证。要使公路工程档案管理工作步人科学化、规范化的轨道,首先要订立并遵循一套档案管理的制度。根据《档案法》及有关公路工程建设档案管理法规

5、的规定,一是要制定公路工程档案管理工作规范,确定归档范围及保管期限,并统一工程档案管理工作标准,使公路工程档案管理工作步人良性循环,形成制度化、规范化、标准化。二是建立《公路工程档案员岗位责任制》《公路工程档案收集和立卷归档制度》《路工程档案借阅、利用制》《公路工程档案安全保管、保密制度》等相关配套性、辅助性的规章制度,全面对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等进行严格的制度约束、规范。三是加强项目负责人对档案管理的监督指导,要求完成一个项目,验收一个项目,归档人库一个项目。此外,要根据

6、施工行业自身特点以及各类档案形成的规律和特点,制定出科学完善的管理制度,将《档案的归档范围和工作细则》《档案员工作职责》《案人库制度》《档案借阅制度》《档案的开发利用》等一系列制度很好地落实。　　2．2做好工程质最记录　　任何一个建设工程都有立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程,每一个步骤和环节都有它的质量标准,其活动过程和内容都有真实的记录。施工实物体的外在质量问题很容易被人们发现和重视,但工程建设项目档案的内在质量缺陷就不容易被人们发现,通常是在利用档案信息过程中发

7、现与实际情况不一致时,才能反映出它的缺陷所在。所以工程建设档案质量工作与工程施工质量工作同等重要,二者缺一不可。　　2．3强工程前期档案管理　　在公路工程建设项目档案管理工作中要做到三纳人四同步。三纳入即将文件材料的形成、积累、整理和归档纳人项目立项申报、勘探设计、征地拆迁、招投标等各项建设程序,纳人项目建设管理计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围。四同步是指在项目前期筹备时同步提出文件材料归档要求；在项目设计、监理、施工、招标投标时同步提出相关文件材料形成、积累、归档要求,并写人有关合同、协

8、议条款中；在检查项目进度、质量时同步检查文件材料形成情况；在项目交、竣工验收时同步验收项目档案情况,这样形成一种超前的管理模式。　　2．4实行工程全过程管理　　1）明确工程项目各参建主体档案整理的职责。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规》规定：建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理要求,由文件形成单位进行整理。交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定：公路工程各参建单位应当将公路工程.L.文件材料立卷归档工作,纳人公路工程建设项目的管理工作中；公路