公路建设项目档案管理的几点体会

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1、公路建设项目档案管理的几点体会刘云波1　邱　敏2　王　玉3（1　南京市公路管理处科研所　　南京　210012）（2　江西省公路管理局京福高速公路温沙管理处南城收费所　南城　344700）（3　江西省公路管理局京福高速公路温沙管理处监控中心　抚州　344000）摘　要：加强工程建设项目档案的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理，使得科技专业资料来源于实践，又应用于实践，把可利用的有价值的信息提供出来，为建设项目投产后的生产运营、管理提供科学依据，更好地为社会、为公路建设事业服务。关键词：档案；公路建设；工程管理

2、1150　前　言建设单位在工程实践中积累和形成了浩大的工程项目技术资料，原始地记录了公路工程项目建设的全过程，直接地反映了当前公路工程交通科技的成果。如何加强公路建设项目特别是地方公路建设项目的档案管理，在交通部颁发的《公路工程质量管理办法》（交公路发[1999]90号文第十六条）中提出了要求：“建设单位应加强档案管理，所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立健全项目档案。从项目筹划到工程竣工验收各环节的文件资料，都要严格按照规定收集、整理、归档。”现行公路工程项目档案管理工作的薄弱环节是如

3、何规范引导工程项目档案的形成以及如何开发利用项目档案丰富的科技资源问题。下面结合档案管理的实践，谈谈如何搞好公路建设项目档案管理的主要作法和体会。1　建立项目档案责任保证体系公司设置档案室，对全公司范围内的档案工作宏观管理。工程科作为建设单位代表，掌握了大量的第一手工程项目建设文件资料。项目档案责任保证体系是：工程科科长直接领导，以专兼职档案人员和工程项目负责人为主，工程项目建设各方参与，突出项目档案的形成和开发利用两方面管理，使项目档案发挥其凭证和参考作用。2　健全工程项目档案管理制度2.1贯彻执行国家有关法

4、规、条例、办法如《档案法》、《基建项目档案资料管理暂行规定》、《科学技术档案工作条例》、《交通部科学技术档案进馆范围的规定》、《科学技术档案、案卷构成的一般要求》、《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》以及本公司制定的《工程资料管理制度》等。收稿日期：2005-03-312.2明确档案主要管理者明确专兼职档案人员、工程项目负责人为项目档案主要管理人员，对工程项目进行集中统一管理，保证工程项目档案系统完整、真实和安全适用。2.3档案是工程项目管理范畴项目档案是工程项目建设管理的重要组成部分，实行“三纳入”、“五

5、参与”的监管手段，“三纳入”即指工程项目负责人必须把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中，“五参与”是指专兼职档案人员全过程参与项目筹划、组织、控制、质量和信息管理中。2.4重点建设项目与档案工作同步针对某些特大路桥建设重点项目，档案工作要与建设同步进行，各方加强协调，统一管理。专门制定文件材料归档与保管、竣工图文件编制、整理、验收、技术交流等实施细则。3　规范引导项目档案的形成项目档案管理人员参照有关档案管理制度、办法制定适合本工艺流程建设项目特点、可操作性强的《项目档案管理办法纲要》，强化所有项

6、目参与人员将手头资料归档的意识；预先编制《项目档案文件积累范围一鉴表》，把计划归档的文件材料按其形成过程和内容分门别类列出，以便指导积累。项目参与人员事先还应领取统一规格的“项目档案文件材料积累袋”，随时将工作中形成的工作笔记、原始记录、工作档案以及具有阶段性、参考性及成果性的文件材料归入自己的“积累袋”，并在封面上标明袋中文件材料目录表；项目结束后移交项目档案主要管理人员立卷归档。   项目档案按阶段积累的主要文件包括：3.1项目筹划（立项）115社会、经济、交通运输、交通量及市场调查统计、路网规划资料，路桥

7、方案比选图，预可、工可研究报千，融资意向书、项目建议书及任务书、政府批文等。3.2项目准备（勘察设计）勘察合同、工程地质初勘、详勘报告，水文、气象及地震资料，地形图及其它测绘资料，外业勘测验收纪要，选址报告；设计合同、初步设计、施工图设计、施工图预算、图纸会审纪要、修改设计、科研意向书、征地图等。3.3项目实施（招投标、施工科研）工程招投标文件、工程建设（施工、监理、监督与科研）合同及协议书、施工组织设计、开工报告、工程建设（施工、监理、监管）月报、工地会议纪要、工程款支付报表、监督报告、工程变更、政府意见书、

8、科研报告等。3.4项目总结（竣工验收）竣工报告、竣工图及其他竣工资料、工程建设各方工作总结、竣工验收会议纪要、竣工工程量清单、决算书、科研总结、科研成果、项目后评价等。4　重视项目档案的开发利用项目档案是本单位工程建设科技资源优势所在，花费大量时间和心血积累的文件材料，实际上是项目建设的经验和技术。项目档案是否得到有效的选用，应作为衡量和检验项目档案管理水平和项目档案发挥作用大小的重要