探析工程档案管理存在问题和解决方法

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1、探析工程档案管理存在问题和解决方法　　摘要：工程档案管理看似无所谓，但是它的重要性是潜在的，它记录了整个工程实施的全过程，可以直接反映施工过程中存在的一系列问题，通过工程档案中的设计资料和图纸，还可方便有效地进行工程的维护工作。本文主要对工程档案管理存在的问题及解决方法进行了分析探讨。关键词：档案；管理；问题；对策中图分类号：G271文献标识码：A引言工程档案是一个企业各个工程全况的真实反映，它全面记录了企业工程进展过程中的每一个步骤和环节，也在维护企业的合法权益方面有着重要的作用。工程档案管理工作是企业基本管理工

2、作的一个重要组成部分，所以保证工程档案的完整性，准确性，是每个企业为将来工程建设参考和档案利用的重要基础。加强工程档案管理工作有着十分重要的作用，不仅是档案管理工作自身的必要，也是每个企业基本管理工作建设的前提。一、工程档案的内涵和意义7工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。它是一种可被人们研究、利用的信息资源，能直接反映阵地工程建设活动的过程

3、和成果。工程档案即具有档案的一般性，即原始的历史记录，可以作为追溯的根据和凭证；又具有自身的特殊性，即实体作业的技术依据，如阵地在使用、维护、管理、改扩建中的根据和设计、施工技术凭证等。它是工程建设项目管理过程的重要组成部分。二、工程档案管理中存在的问题1、内容混乱，标准不统一由于工程的施工过程目前被细分为很多环节，每个环节的施工内容和记录内容都有很大的不同，但是记录人员在记录过程中忽视了这些组成部分的区别，在记录工程档案的过程中没有进行分类记录和整理，使得工程档案的内容混乱，标准无法统一，主要表现为以下几点：第一

4、，工程档案的内容涉及很多施工环节，并没有按照施工环节进行分类整理，这样增加了工程档案管理的难度，而且也不利于以后的查阅；第二，对工程档案的记录标准不统一，例如：工程档案的命名没有统一的规范，从命名中无法看出工程档案大致的内容等等。2、参加单位比较多，档案缺乏统一的记录标准7由于目前的工程规模比较大，不仅需要较长的完成时间，而且在施工过程中会有很多相关单位进行参与，但是每个单位之间是独立的个体，在进行合作以前对于工程档案的记录没有统一的标准，导致了在记录工程中标准不统一，增加了工程档案整理的难度，主要表现在以下几点：

5、第一，图纸的折叠不规范，对于大多数的单位来讲，图纸的折叠没有统一的规范，导致了这些图纸还需要重新折叠；第二，文件的分类不明确，不同的单位对于文件的归类有着不同的理解，没有统一的标准，他们就按照自己的理解进行，结果导致了很多文件需要重新整理；第三，部分文件资料缺失，在档案整理的过程中，容易出现一些基础档案缺失的情况，造成这种情况的根本原因就是档案记录人员没有按照规范进行记录。3、对于电子文档、多媒体等新兴载体的入档率低目前，随着科学技术的飞速发展，办公自动化的程度有所提高，而且网络化和信息化的时代已经到来，在这一背景

6、下，工程档案中将会有更多的电子文档、多媒体文档等新兴载体文档，但是在工程文档整理过程中发现，这类文档的入档率比较低，几乎没有发现新兴载体的工程档案，主要原因是文档记录人员没有重视该类文档的记录，虽然有关的规定在发现新兴媒体能够更加快捷、清楚、方便地记录档案之后，建议相关的工作人员利用高科技手段进行文档的记录和整理，但是并没有形成硬性的规定，导致了很多工程记录人员对此不重视，有可能在原始形式的记录文件被破坏和丢失后，无法找到相应的备份，给工程档案的管理造成重大的损失。7三、工程档案管理的对策及建议1、加强法制建设，完

7、善工程管理制度应监督检查工程档案资料的形成、收集、整理和移交归档工作，拟制工程档案资料管理制度标准。各单位落实上级要求，将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划设立专门的职能部门，强化档案管理工作的力度，将其与年底评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度，制定本单位工程档案资料的实施细则，用于管理档案归档工作。与参建单位签署《责任书》，对工程档案归档中奖励与处罚机制进行具体明确，使参建单位领导和技术人员重视工程档案的归档工作。2、切实做好档案管理的基础工作7重点抓好五个方面：（1）规范化管理工程档案。施工

8、技术文件资料形成于施工过程中，要求施工单位明确责任，在施工过程的各个阶段同步进行编制、收集、整理与保管。（2）配备专职的工作人员，在具有完备的纸质档案的同时，也应有电子、图片、影像等资料，尤其是隐蔽工程必须有这些东西为佐证；明确规定编制工程档案的份数，保证施工过程中文件的形成、积累、整理、归档，有据可依，职责明确。（3）严格原始文件管理，确保法律责任明确无误