探讨工程档案管理存在的问题及解决方法.doc

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1、探讨工程档案管理存在的问题及解决方法摘要：本文分析了建筑工程档案管理的现状，并从管理维、人文维、技术维、经济维等方面探讨了其存在的问题，再提出了相关解决问题的方法。关键词：建筑工程；档案；管理中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：工程档案是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容。一个优良的建筑产詁，不仅要求其使用功能安全可靠，而且要求与Z相关的工程文件、档案真实完整。但目前很多建筑公司内部有相当一部分管理人员在施工过程中忽视工程文件的收集与整理，貝是在交工验收时凭记忆进行补充，出现了许多风马牛不相及的事。这些反复出现的问题不仅给建

2、筑公司造成经济效益的直接损失，也给社会和个人造成一定的经济损失。1、工程档案管理的现状随着以建立现代企业制度为目标的企业改革口益深化，企业档案，尤其是传统的工程档案管理工作面临新的巨大挑战，主要表现在以下几个方面：1.1文件收集不全，不符合成套性的要求成套性是做好工程档案的基础。不完整、不成套的工程档案不能系统地、全面地反映工程状况。工程档案是否具有成套性主要看其是否可以反映工程的结构安全和使用功能，是否达到设计要求，满足工程验收的需要。若过程记录不当，或过于简练，则不能反映施工全过程；若过于繁琐，就会增加工程技术人员的工作量，加大项目施

3、工成本，严重影响工程项冃的进度和质量。1.2文件内容存在失真现象准确性是做好工程文件的核心。工程文件的准确性取决于以下几个方面。如是否区分不同的分部或施工段,是否正确运用统计和非统计评定方法；在具体计算时，混凝土强度的平均值如何取值，标准差如何取值等等很多类似的细节问题；检验批工程质量验收的填写是否规范；主控项目和一般项目内容填写是否做到详细具体，是否常以“符合耍求”、“满足规范”来概而论之等等。1.3工程文件归档范围混乱工程项冃的建设涉及很多不同性质、不同管理内容的公司、单位，每个单位、部门都有一套自己惯用的工程文件归档范围，在使用过程

4、中，也难免会“再次灵活运用”。也有的工程文件、档案管理人员对工程项目的性质、建设过程不了解，导致重要文件丢失。1.4保管条件不能更好地实现对工程文件保管的要求很多工程建筑公司不注重对工程文件、档案的保管，除了少数几个单位有独立的档案资料室外，大多数单位没有止规的、独立档案保管室，也存在装具、温湿度控制、其他技术条件、设备严重不足的情况。2、工程档案管理存在问题的原因分析工程档案管理是一项复杂的、巨大的系统工程，而这项工程之所以存在如此众多且反复出现的丿力史性问题，总体来说，可用下面的四维来表示。1.1管理维任何一个事物的发展，都需要对其进

5、行管理。主要包括：战略规划、组织结构和人力资源管理。第一，战略规划因素：工程文件、档案的收集、管理未纳入工程项目管理程序，未严格与工程建设进程同步。现在很多建筑公司未根据工程技术人员以及工程管理人员的岗位职责，相应地提出工程档案管理工作的要求；也未掌握各单位、分部、分项工程的建设规模和时限，据此制定工程档案的管理任务书；第二，组织结构因素：工程文件、档案管理机构具有很大的临时性工程建筑公司是一个职能分配交错的、内部多部门的企业，很多公司除了在总公司设立专门的档案管理办公室外，为了节省开支，很少在建筑施工地点设立工程文件、档案管理部门。即使

6、有，也只不过是临时设立，即在具体实施一个项目建设时组建一个部门，负责管理工程建设中形成的文件。1.2人文维组织文化和工程档案管理制度构成了“人文管理”的重要内容。首先，最首要的问题就是提高整个单位对工程档案的重视。而现实恰恰相反,很多单位的工程文件、档案的信息观念滞后，档案价值未被充分挖掘和认识。其次，未建立有效畅通的交流与沟通渠道,难以培养有效的组织文化所谓有效的组织文化就是一个组织自上而下对信念、价值追求达成的共识。2.3技术维知识时代的到来给企业敲响了警钟，工程建设公司更是如此。工程档案是其最宝贵的资源，也是其进行市场竞争的最有力的

7、财富。然而，在工程项冃建设单位，除了一些国家重点工程项冃，工程档案的管理仍然以手工操作为主，只是用word进行档案目录输入的工程档案管理的工作，工作效率极低，对相关数据的查找、分析十分困难，即使最后能够成功，也造成时间、资源、成本的浪费。可见，在大多数的工程建设公司，对工程档案管理的信息技术的开发和应用已迫在眉睫。2.4经济维经济因索是使工程档案管理困难的又一重要因索。市场、产品服务、资金等资源的投入则构成了经济维的三大耍素。第一，市场因素：市场竞争H益激烈对工程档案管理的挑战口益激烈的市场竞争致使建筑公司不得不在资金、人员的分配过程中减

8、少对工程档案部门的投入,追求更多的经济效益。当前，许多企业实行“组织结构扁平化”，精简机构，削减管理层次从而提高企业运转效率。档案管理机构因为未充分化发挥应有的作用，甚至丧失独特的价值，往往成