探析档案管理中存在问题和其相应措施

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1、探析档案管理中存在问题和其相应措施　　摘要：档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。本文就档案管理中存在的相关问题及其相应的措施进行探讨。关键词：档案管理；问题；对策中图分类号：G271文献标识码：A一档案管理当前存在的问题（一）档案管理水平较为薄弱由于没有建立比较完善的档案管理制度，以及相关部门对档案管理缺乏重视，直接导致了档案管理的工作水平在整体上达不到应有的水平。而这种较低的管理水平主要是由于大部分负责档案管理的员工未受到与档案管理相关的专业培训，因而对档案管理方面许多地方的知识和技术不够熟悉，而事实上档案管理人

2、员一般只是把档案归档而没有进行及时的整理，这就体现了对档案管理的意识比较淡漠，且各方面投入较少，对档案整理的认识也比较片面，从而影响了档案管理的工作水平。（二）档案管理条件较为简陋8目前已有的档案室大部分都比较简陋，还有个别单位因为基础条件较差所以还没有建立起档案室，而某些单位虽然档案较多但是存档室却十分阴湿狭窄，且缺乏部分档案管理的设备。这种情况可能会导致档案材料出现虫蛀或霉变情况从而导致档案受损，对档案的整洁和外观产生不良影响。(三)相关的规章制度不够完善由于对档案管理这项工作缺乏足够的重视，因而也没有建立足够完善的管理制度。现有的关于档案管理的规章制度对许多细节都没有明确的要求，只

3、是笼统地表明理想的归档效果。在实际归档时，大部分工作人员都只是做到对纸质文件归档而已。在电子档案管理方面，由于没有完善的相关制度的规范，导致电子归档工作常常出现紊乱。一般只是将手工记录改为计算机打印。此外，在没有建立比较完善的档案管理制度和档案管理人员职责规定的情况下，由于电子档案更容易进行无痕迹地修改，因此很难避免档案受到损坏甚至人为破坏现象的出现。(四)缺乏专业的档案管理人才8档案管理是一项很重要的工作，单反重要的工作都应分配相应的专业人员以便更好地展开工作。而档案管理本身并不是一项热门专业因而专门学习相关知识的人很少，通常情况下，档案管理的负责人员基本是从文秘方面分配过来的，这样还

4、需要对档案管理的重点技能和专业知识进行慢慢培养，耗时费力不说，有时还会耽误工作的进行。除此之外，新兴的电子档案管理往往会与系统和软件的安全维护和更新提高等较为专业的领域有关，因而需要具有对电子档案的系统安全进行维护能力的专业技术人员。然而目前的实际情况一般只是对文秘或会计等专业的人员进行培训便让其进行操作，因而导致档案管理人员不懂电子方面的管理与维护以至于有可能对相关部门造成损失。（五）档案管理工作的重视性不够从档案管理工作出现到现在，包括领导干部在内的大部分职员对档案管理的工作都不够重视，或者是在其认识上存在着误区。及时到现在，还有许多人以为档案管理工作只是负责抄写信心，管理相关资料等

5、近似于保管性质的工作，这种工作并不能给单位带来实际的经济效益因而不被重视。在实际工作的进行中也往往带着只是保管好、勿丢勿漏以及应付档案检查的心态。这种对档案工作所怀有的应付心态其源头在于对档案管理的工作缺少重视和了解，其直接导致的后果是许多现代的档案管理工作并不能适应相关部门甚至社会发展的要求。（六）档案保密问题此外，在档案管理中还会出现保密方面的问题，这类问题主要包括档案管理的保密意识不够、档案资料丢失导致保密资料泄漏、电子档案的流通性导致造成保密工作的难度加大以及档案管理人员违法泄露造成的保密问题等方面。这些都会对档案管理的保密工作产生很大的影响。8二改进档案管理工作的对策（一）提高

6、工作质量，改善档案管理提高工作质量可以通过采取信息化的方式来进行。信息化是当今社会发展的趋势，这种趋势对档案管理提出了新的要求，即当前形势下的档案管理工作人员一档运用新的管理方法和手段来提升其档案管理的水平，以实现信息化管理的新趋势。因此，档案管理要对档案功能进行重新定位，在保证记录内容的全面性和客观性的基础上，关注档案中所保留下来的的重要内容。做到不断丰富和扩大档案管理的内涵性，重视适应用人单位对档案信息管理的需求，以发挥出档案管理的作用，从而更好地为单位服务。（二）提高档案工作的重视度，提升工作服务水平为了改善档案管理工作存在的问题，有关单位的领导应提高对电子档案管理的重要性和认识，

7、从而督促相关制度的建立。如今仍有许多单位对档案资料的管理仅局限于手工操作的管理阶段，对此应重视提高电子档案管理人员的素质，把电子档案管理的资料存储方法进行落实。然而要做好档案管理工作，必须要强化档案管理的服务意识以提升档案管理的工作水平。对此，档案管8理工作人员要增强服务意识，明确档案管理的服务功能，端正服务的思想和态度，树立工作就是服务和主动服务的新观念，积极地而富有创造性地展开工作。这样才能提高档案管理的工作质量，为进一步促进单