办公软件常用操作（excel）ppt课件.ppt

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03版office办公软件常用操作Excel1 ◆分类汇总◆数据透视表◆制作和使用图表◆其他目录◆excel编辑◆单元格引用◆数据自动计算与排序◆数据筛选2 excel—编辑◆单元格编辑：1、行高、列宽调整2、全选与选择整个单元格范围（ctrl+A;ctrl+shift+*)3、快速选定连续单元格区域(左上shift右下）4、选定不连续的单元格区域先选定第一个单元格区域,按住ctrl键,再选第2…个单元格区域.5、彻底清除单元格内容（数值、格式、批注）（编辑-清除）6、快速在单元格内换行(alt+enter)3 excel—编辑7、查找与替换：执行“编辑-查找”命令,或按ctrl+F组合键,单击“查找与替换”对话框的查找选项卡;在“查找内容”下拉列表框中输入查找内容,单击“查找下一个”按钮,光标则移动到与待查内容相符的单元格上.可多次单击“查找下一个”按钮,直到找到所需的单元格位置。提示:单击“查找全部”按钮,可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息.单击“替换”标签,打开“替换”选项卡,在“查找内容”和“替换为”下拉列表框中输入所需内容,单击“查找下一个”按钮,定位到要替换掉的单元格,单击“替换按钮”,即可快速工作表中特定单元格的内容。也可直接单击“全部替换”按钮4 excel—编辑8、给单元格添加批注：a选定单元格,选择“插入--批注”命令;或单击右键,选择“插入批注”;b在弹出的批注框中输入内容;c输入完毕后,单击外部工作表区域即可5 excel—编辑◆在Excel中插入空白行1、如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。2、如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。6 excel—编辑◆添加页眉和页脚1、执行“页面设置”命令，弹出页面设置对话框；2、单击“页眉/页脚”选项卡3、单击“自定义页眉/页脚”按钮，弹出“页眉”/“页脚”对话框，编辑页眉、页脚内容注意：在excel中添加了页眉和页脚后，是不直接显示在文件中的，而是需要打印预览才能看到7 excel—编辑◆如何制作斜线表头1、选定单元格，右击选择“设置单元格格式”，在“边框”选项卡中点击“斜线按钮”2、在该框里写上您需要的分类，中间有一定的间隔。如：“项目类别”3、分别选中“项目”、“类别”字样，再在“设置单元格格式”中的“字体”分别设置为“上标”，“下标”即可！8 excel—编辑◆在excel中制作下拉式数据菜单1、选中一个单元格，执行“数据-有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框；2、点击“设置”选项卡，在“有效性条件--允许”那一栏中选“序列”；3、在“来源”下边的格中填入您要选择的条，例如，A，B，C，D确定，注意，选项中间用英文方式下的逗号分隔。这样，您刚才选中的单元格就会出现一个小选项按钮，是一个小黑三角，点一下就会出现A,B,C,D三个选项。9 excel—编辑◆让不同类型数据用不同颜色显示1、选中数据所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框2、单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”等选项，在后面的方框中输入数值3、单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置字体颜色4、按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件5、设置完成后，按下“确定”按钮10 excel—编辑◆数据校验1、选中数据区域(注意:这里的数据区域不包括标题行或列)，单击“数据→有效性”命令，进入“数据有效性”对话框2、在“设置”选项卡中设置有效性条件3、在“出错警告”选项卡中选择出错警告方式11 excel—单元格引用相对引用相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变2.绝对引用绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的.绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如$A$4,$C$63.混合引用混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用.例:行变列不变:$A4列变行不变:A$412 excel—单元格引用4、内部引用和外部引用在同一个工作表中的单元格之间进行的引用，被称为内部引用。对当前工作表之外的单元格的引用被称为外部引用。外部引用基本样式：[工作簿]工作表！单元格引用。如：[Book1]Sheet1！D8表示对Book1工作簿第一个工作表中的D8单元格的引用。13 excel—单元格引用A、引用同一工作簿中的其它工作表引用同一工作簿中的其它工作表时格式如下：被引用的工作表！被引用的单元格。例如，我们欲引用Sheet8工作表中的F18单元格，表达式为“Sheet8!F18”。在输入单元格引用地址时，除了可以使用键盘键入外，还可以使用鼠标直接进行操作。操作步骤如下：（1）打开目的工作表并选取目的单元格。（2）键入“=”。（3）单击Sheet8工作表标签。（4）单击F18单元格。（5）按回车键完成键入，此时编辑栏中将显示“=Sheet8!F18”。一般来讲，使用鼠标选取引用方式时，Excel均默认为是单元格的相对引用。14 excel—单元格引用B．引用其它工作簿中的工作表引用其他工作簿中的其它工作表时格式如下：[被引用的工作簿名称]被引用的工作表！被引用的单元格。例如，欲在Book1工作簿Sheet3工作表的E8单元格中引用Book2工作簿Sheet2工作表中的F9单元格，表达式为“[Book1]Sheet3!$F$9”。在输入单元格引用地址时，除了可以使用键盘键入外，还可以使用鼠标直接进行操作。操作步骤如下：（1）同时打开目的工作簿和源工作簿。（2）在“窗口”菜单中选中“重排窗口”命令，在弹出的“重排窗口”对话框中，选中“水平平铺”或“垂直平铺”选项按钮，然后单击“确定”按钮，使两个窗口同时可见。（3）单击Book1工作簿中的Sheet3工作表标签，单击E8单元格。（4）单击Book2工作簿中的任一点激活该工作簿，单击Sheet2工作表标签，单击F9单元格。（5）按回车键，此时编辑栏中显示为“[Book1]Sheet3!$F$9”。一般来讲，使用鼠标选取引用方式时，Excel均默认为是单元格的绝对引用。15 excel—自动计算与排序数据自动计算利用此功能,我们可以进行包括求平均值、求和、求最大值、求最小值、计数等在内的数值计算。而自动求和的计算最为简单。其操作步骤如下：选中要进行计算的区域;单击常用工具栏中的按钮,计算的结果将会出现在当列最后一行下面。16 excel—自动计算与排序数据排序排序是根据某一指定的数据的顺序重新对行的位置进行调整,操作步骤如下：1）单击某一字段名--单击工具栏的升序按钮或降序按钮,则整个数据库按该列被排序。2）单击表格中任一单元格--单击数据菜单中的排序命令,弹出排序对话框—依次在主关键字、次关键字、第三关键字编辑框中,选出需排序的关键字,单击升序或降序单选框,再次单击确定按钮,即可完成排序。如果排序的是文本区域,那么它们的排序就是按第一个字的拼音字母的升序或降序来排列。17 excel—数据筛选自动筛选1、单击字段名，执行“数据—筛选—自动筛选”命令，则所有列都进行筛选2、选中列，执行“数据—筛选—自动筛选”，则只有选中列进行筛选18 excel—数据筛选高级筛选第一步:建立条件区域;第一行条件区域输入列标签。说明:请确保在条件区域与数据清单之间至少留了一个空白行,不能连接。其他行条件区域输入筛选条件。说明:1.单列上具有多个条件:如果对于某一列具有两个或多个筛选条件，那么可直接在各行中从上到下依次键入各个条件;2.多列上具有单个条件：若要在两列或多列中查找满足单个条件的数据，请在条件区域的同一行中输入所有条件;3.某一列或另一列上具有单个条件：若要找到满足一列条件或另一列条件的数据，请在条件区域的不同行中输入条件;4.两列上具有两组条件之一：若要找到满足两组条件（每一组条件都包含针对多列的条件）之一的数据行，请在各行中键入条件5.一列有两组以上条件：若要找到满足两组以上条件的行，请用相同的列标包括多列。19 excel—数据筛选高级筛选第二步：选定需要筛选的数据清单中任一单元格；第三步：选择菜单”数据/筛选/高级筛选”第四步：在“条件区域”编辑框中，输入条件区域的引用，并包括条件标志。第五步：若要更改筛选数据的方式，可更改条件区域中的值，并再次筛选数据。注：如果需要将筛选结果放到另一位置，请选择”将筛选结果复制到其他位置”20 excel—数据筛选通配符的使用请使用若要查找?（问号）任何单个字符例如，sm?th查找“smith”和“smyth”*（星号）任何字符数例如，*east查找“Northeast”和“Southeast”21 excel—分类汇总设置分类汇总确保要进行分类汇总的数据为下列格式：第一行的每一列都有标志，并且同一列中应包含相似的数据，在区域中没有空行或空列。单击要分类汇总的列中的单元格。单击“升序排序”或“降序排序”。在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。在“分类字段”框中，单击要分类汇总的列。在“汇总方式”框中，单击所需的用于计算分类汇总的汇总函数。在“选定汇总项”框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列的复选框。22 excel—分类汇总设置分类汇总如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，请选中“每组数据分页”复选框。如果希望分类汇总结果出现在分类汇总的行的上方，而不是在行的下方，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。单击“确定”。注释可再次使用“分类汇总”命令来添加多个具有不同汇总函数的分类汇总。若要防止覆盖已存在的分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。23 excel—分类汇总删除分类汇总删除分类汇总时，MicrosoftExcel也删除分级显示以及随分类汇总一起插入列表中的所有分页符。在含有分类汇总的列表中，单击任一单元格。在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。单击“全部删除”。24 excel—透视表的使用创建数据透视表打开要创建数据透视表的工作簿。请单击列表或数据库中的单元格。在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”。在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤1中，遵循下列指令，并单击“所需创建的报表类型”下的“数据透视表”。按向导步骤2中的指示进行操作。按向导步骤3中的指示进行操作，然后决定是在屏幕上还是在向导中设置报表版式。25 excel—透视表的使用在屏幕上设置报表版式从“数据透视表字段列表”窗口中，将要在行中显示数据的字段拖到标有“将行字段拖至此处”的拖放区域。如果没有看见字段列表，请在数据透视表拖放区域的外边框内单击，并确保“显示字段列表”被按下。若要查看具有多个级别的字段中哪些明细数据级别可用，请单击该字段旁的。对于要将其数据显示在整列中的字段，请将这些字段拖到标有“将列字段拖至此处”的拖放区域。对于要汇总其数据的字段，请将这些字段拖到标有“请将数据项拖至此处”的区域。只有带有图标的字段可以被拖到此区域。26 excel—制作和使用图表◆使用图表向导创建图表1、选定需要生成图表的单元格区域；2、执行“插入—图表”命令，或单击常用工具栏上的图表向导按钮，弹出“图表向导”对话框；3、选择图表类型。单击“下一步”按钮；4、打开“…图表源数据”对话框的“数据区域”选项卡。可以重新指定要创建图表的数据区域，以及数据系列产生在行还是列；27 excel—制作和使用图表◆使用图表向导创建图表5、单击“系列”标签，在此选项卡可添加或删除用于创建图表的数据系列；6、单击“下一步”按钮，打开“…图表选项”对话框，根据需要输入图表标题、分类轴和数值轴的标志。其余选项卡可根据需要进行更改；7、单击“下一步”按钮，打开“…图表位置”对话框，在此选择将图表保存到一张新建的图表单中，还是将其作为一个对象插入到当前工作簿的某个工作表中；8、单击“完成”。28 excel—制作和编辑图表◆编辑图表更改图表类型单击要修改类型的图表；选择【图表】—【图表类型】，重新选择；单击【确定】按钮即可。复制、移动和删除图表修改图表中的文字修改图表数据源29 excel—其他限制访问、限制修改工具--常规选项--输入打开权限密码或修改权限密码--确定--重输密码--确定--保存30 excel—其他excel转换成word不变形1、执行“插入--对象”命令，弹出对象对话框2、单击“由文件创建”3、单击浏览，选择要插入的表格的文件名称，确定即可31 excel—其他◆在打印时让每页都显示标题1、执行“文件—页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框2、单击“工作表”选项卡，在“打印标题”栏中的“顶端标题行”项和“左侧标题列”项中设置好要显示的标题单元格，单击“确定”按钮。这样在打印长表格时，每页都会显示出标题的内容了。32 excel—其他◆Excel表格数据行列巧互换1、可先选中需要交换的数据单元格区域，执行“复制”操作。2、然后选中能粘贴下数据的空白区域的左上角第一个单元格，执行“编辑、选择性粘贴”命令3、在打开的“选择性粘贴”对话框中选中“转置”选项后，确定、返回即可。33 excel—其他◆利用Shift键—轻松把Excel表格转换为图片1、选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键执行“编辑→复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。2、最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可(或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令)。我们还可以将其在Word中进行粘贴。另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。34 谢谢！35