柏庄置业集团文件信息管理指引

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1、柏庄置业集团流程管理文件编号：版号：A/0页码：第7页共7页文件信息管理指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人柏庄置业集团流程管理文件编号：版号：A/0页码：第7页共7页1.目的明确集团文件和信息管理原则及流程，促进内部信息共享以提高工作效率，增强管理透明度以降低经营风险。2.适用范围适用于柏庄置业集团以及下属各公司。3.术语和定义4.职责4.1集团办公室4.1.1负责制定集团文件信息管理制度并监控其执行情况。4.1.2负责集团总部层面涉及全局性的文件信息传递。现有

2、项目公司部门设置与标准项目公司部门设置对应关系：标准项目公司芜湖公司铜陵公司宣城公司营销部策划部、销售部营销部营销策划部设计部设计部设计部总工程师办公室开发部开发部开发部前期事务部工程部工程部1、2工程部、景观部工程管理部成本部预算部预算部工程成本管理部财务部财务部财务部财务部办公室行政人力部综合部总经理办公室采购部预算部采购部材料管理部5.工作程序5.1管理原则5.1.1及时性原则：信息具有显著的时效衰减性，信息提交单位应在规定时间内将信息发送指定对象。5.1.2真实性原则：传递信息的目的是为了消除

3、不确定性，各单位应根据事实制作信息，不得含糊其辞或加入主观臆测。5.1.3完整性原则：为了提高决策质量，信息中对发生事件的描述应连贯、完整。对于即时类信息，应在保证初次上报信息时优先保证其及时性，同时应通过后续信息上报保证其完整性。柏庄置业集团流程管理文件编号：版号：A/0页码：第7页共7页5.1.1扁平化原则：除非必须经过审批才能发出，否则所有信息应一次性传递至所有应知晓的单位及个人。5.1.2安全性原则：对各公司或部门报送的涉及财务、采购及营销等方面保密性资料，发送电子文档时应加密处理，文件密码可

4、以电话或手机短信等方式直接告之文件审阅权限人。5.2集团总部收文管理5.2.1由集团总部接收的文件信息分类1)全局性的请示文件：是指项目公司认为涉及集团全局性的需要上报的正式请示文件，请示文件需要集团董事长或总裁审批。2)需集团审批的专业性文件：是指项目公司各部门因为本部门专业工作要求，根据职责权限需要总部对口的管理部门进行审核，集团高层进行审批的文件，如合同金额在20万以上的材料设备招标文件。3)定期信息是指记录各专业某一时间段内业务变化状况的周期性信息，是通过月报或周报等定期流转形式的总结性文件。

5、4)即时信息是指记录常规的动态业务变化状况的信息，包括项目公司的重要会议纪要、各类通报和计划、公司荣誉、需要集团管理部门备案的文件资料合同等。（定期和及时信息上报的种类、时间和范本详见“7.2上报的定期和及时信息总表”）5)突发及预警信息是指描述或预警各类突发性事件的信息，包括紧急法律事件、媒体负面曝光、重大、热点投诉、项目重大事故等。5.2.2收文管理程序文件信息类别发文部门收文部门文件处理流程全局性的请示文件项目公司办公室集团办公室由集团公司办公室直接报集团业务分管领导（即时完成）；分管领导会同部

6、门提出承办意见后，直报总裁和董事长审定（两个工作日内完成）；董事长或总裁最长应于三个工作日内反馈审批意见，领导审批意见由其秘书交由集团办公室反馈至承办部门和来文单位（即时完成）。项目公司事项集团对口管理部门柏庄置业集团流程管理文件编号：版号：A/0页码：第7页共7页需集团审批的专业性文件主责部门集团业务管理部门提出审核意见，与分管领导商议确定（两个工作日内完成），如果根据权限需要报总裁与董事长审定的，由该部门直接将文件和审核意见上报，董事长或总裁最长应于三个工作日内反馈审批意见，审批意见由其秘书交由该

7、部门反馈至来文单位（即时完成）。定期信息项目公司事项主责部门集团对口管理部门集团接收部门阅后存档，或者在此基础上进行分析。对涉及重要信息以及重要分析结果，直接呈报董事长或总裁阅知。若董事长或总裁提出批阅意见，由集团办公室根据批阅意见转送其它部门阅知或阅办（即时完成）。阅知类文件由办公室存档。即时信息项目公司事项主责部门集团对口管理部门同上突发及预警信息项目公司办公室或事项主责部门集团办公室或对口管理部门发生3小时内，项目公司应通过电话形式确保集团指定联系人知悉此信息，并在24小时内按流程上报书面文字材

8、料。集团电话沟通联系人获悉信息后，应根据事件性质，与分管领导沟通后确保相关部门及人员在事件发生后的12小时内知悉，并电话形式向项目公司反馈集团的指导性意见。属于特别紧急的，项目公司负责人直接向集团董事长或总裁报告。（对于定期和即时信息传送的流程和类别见“7.2上报的定期和及时信息汇总表”）5.2.1各部门信息处理人员应做好文件处理督办工作，相关领导秘书应及时提示并反馈处理情况。对不能按照上述处理流程及时限要求的，相关责任人应在“来文处理单”上注明“延时情