林海云霄档案管理办法.doc

《林海云霄档案管理办法.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、精良物业林海云霄客服中心档案管理办法为全面加强精良物业林海云霄客服中心档案管理工作，确保公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。第一章总则第一条本管理办法所称的档案资料是指精良物业林海云霄客服中心成立以来在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各种形式(纸质、电子、声像、实物等)资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。第二条档案资料工作的基本原则：集中统一管理客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于各项工作的开展和利用。第三条

2、具体归档范围、归档时间、保管期限及审批权限详见附件一《精良物业林海云霄客服中心档案资料归档范围及审批权限参考表》。第二章权责第四条档案管理机构分为两个不同层级：客户服务中心及各部门根据两者的需要分别保存档案和资料。第五条客服中心各部门档案资料工作归口于客服中心指导、监督、检查。第三章工作岗位职责第六条档案资料专员岗位职责1.客服中心档案资料工作人员主要职责有：第24页共28页（1）贯彻执行《档案法》、《精良物业林海云霄客服中心档案管理办法》、等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善客户服务中心档案资料管理工作相关规章制

3、度；（2）统筹规划并负客服中心各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设；（3）督促各部门档案资料的移交工作。监督落实同步归档制度，接收和保管地产地区公司移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作；（4）负责对下属各部门档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各部门档案资料管理工作；（5）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档

4、案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。2.各部门档案工作人员主要职责有：（1）负责客户服务中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作；（2）做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。并完成物业分公司档案室交待的其他相关工作任务。第四章档案资料的收集和整理第七条林海云霄客服中心主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料：1.文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。主要指地产公司的各类批示，以及客服中心等名义发出

5、或制定的文件；第24页共28页2．重大、突发事件的处理资料。主要包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾害的突发重大事件的经过和处理过程记录及相关材料；3．合同档案、资产档案资料等。主要包括客服中心所签订的合同资料，以及分公司固定资产相关材料；4.人事档案资料；5.实物、声像类档案，包括各种电子档案。在实际工作中，实物、声像档案资料比较少，根据使用频率及重要性选择自行存放或移交客服中心档案室，自行保管时要注意保护完整性；6.荣誉类档案；7.其他档案资料。第八条客户服务部管理本楼盘、业主和经营相关的档案和资料：1.客户服务部业务

6、章及相关证照由客服部自行管理；2.小区基本情况材料（1）房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格；（2）技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料；（3）接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。3、业户档案资料（包括维修基金档案资料）主要有准予入住通知书、业户登记表、验收楼交接书、身份证明材料以及装修申请表等。由于日常工作的需要，业户档案资料一般存放于客户服务部。因此，业户档案资料的管理是客户服务中心档案工作的重点。对于业户资料必须妥善保管

7、并及时更新。具体收集整理要求如下：第24页共28页（1）业户档案资料包括：业户姓名、地址、联系方式等基本信息,根据具体需要，选择将档案袋装进档案盒内，并将业户的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列。在盒上面备有相应档案标签，将制作好的档案标签贴在档案盒（夹）的侧立面距顶部3CM位置上，并把档案盒排列在档案柜中。档案柜必须加锁封存；（2）及时做好业户档案的跟踪、更新工作。当发生情况变化时，如通讯电话联络方式发生变化时；业户发生更替时，档案管理人员应将变化情况记录在业户档案中，及时做好业户档案资料的更新；（3）借阅方面，业户档案属绝密档案，特

8、殊情况如需查阅须履行档案借阅审批手续，并经主管领导签字确认后方可查阅，业户档案应永久保存；（4）具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑，建立业户电子档案进行管理。同时做好电子档案的更新。4