档案管理办法.doc

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1、如意置业[2010]16号签发人：周萍档案管理办法总则第一条为确保公司业务、建设、审批各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利益，完善建档归档工作，特制定本办法。第二条本办法适用于公司行政管理、销售管理、工程建设管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类建筑、装修设计图纸、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理，凡属本公司立项的业务、审计、咨询项目等均要立卷归档。档案材料的生成第三条各职能部门负责将形成的档案材料，对其分类、组卷，在规定时间内向总经办移交。总经办资料管理员负责各部门材料的接收、归档、记录与管理

2、，并对公司各部门档案进行登记、保管、借阅，在规定的时间内经总经理同意后，转交集团档案室统一管存。档案材料的保管21第四条总经办应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。第五条档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时报案查找。第六条公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。档案材料的移交第七条各职能部门形成的档案材料要认真进行整理组卷、登记造册，在规定时间内向总经办移交。第八条文书类档案按年度归档

3、，归档时间为次年第一季度。第九条各类工程建设相关报批、手续、审核证件、批件、证书，主办人员拿到证件后次日经总经理签看后，原件即日存入总经办，需用时严格办理借用手续，保管者不准损坏、遗失。第十条需立卷归档的各种工程审计类资料，在审计报告发出一个月内，由项目主审人整理成卷送交总经办归档。第十一条工程建设项目类档案应在工程项目竣工验收后一个半月内向总经办移交。第十二条荣誉实物类档案应在接收实物后一周内向总经办移交。档案立卷归档第十三条21移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系（见附表一），建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件卷内目录（见附表二）

4、，并按其归档类型、基本情况（如时间、名称等）、机密程度、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。档案借阅、使用权限第十四条各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到总经办查阅使用。第十五条机密档案按照查阅的权限进行查阅使用。其中机密档案包括：1.各类建设相关批件、证书；2.大宗经济合同；3.建筑、结构设计图纸（含电子版）、地质勘察报告、工程建设竣工决算报告；4.公司VI策划方案设计（含电子版）5.工程招标标底、评标情况，对外投标报价和标价计算依据，定标鉴定前的工程概算；6.有关合同中双方约定保密的内容；7.对外承包跟踪情况，夺标措

5、施；谈判策略，对外投标保函，承包项目预算和盈方情况。第十六条查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。21第十七条查阅机密档案资料，必须经总经理批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。第十八条档案资料不得外借，如因工作需要，经总经理批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。档案鉴定销毁第十九条公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。第二十条根据鉴定小组的鉴定结论，由总经办填写到期档案销毁目录记录（见附表四），报总经理批准后

6、，予以销毁。违反档案规定的处罚措施第二十一条对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。第二十二条损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。第二十三条工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。第二十四条其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。各专业档案分类及管理要求第二十五条行政文书档案分类及管理要求：一、行政文书档案分类211、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。3、会

7、议纪要、收文和发文登记薄。4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。5、公司大事记、史志。6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。二、管理要求归档时间要求，对于独立项目的声像材料，在项目结束后，随时整理归档。零星项目声像材料可在每年的十二月底至次年一季度前，整理好交档案