档案管理办法.doc

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1、档案管理办法一：档案管理归口部门为综合部，其主要职责：1制定档案工作的规章制度；2对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；3做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；5提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理系统化、科学化。二：档案的种类1法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。2公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3计划性文件。包括公司

2、总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。4总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。6凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、

3、达标证书和证明等。8汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。9劳资人力资源资料。包括公司下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。10声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词

4、、书画、工艺制品等。12技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。三：管理要求(一).管理体制 1.公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制.由综合部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导.综合部设立专门档案室,配备专、兼职人员分管公司主体档案工作. 2.根据有关档案法规规定精神,各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定期向公司档案部门移交保管. 四.档案管理工作(二).档案材料的收集: 1.建立,健全立卷归档制度,确立归档范围,归档时间,保管期限; 2.对遗缺不

5、全的档案,采取不同措施,积极收集齐全; 3.及时催办理完毕的文件上交回收,在次年检查齐全后整理立卷归档. (三).档案的归档,立卷与管理. 1.分类.依据档案来源,时间,题目,内容,字母顺序分成若干层次和类别. 2.归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内. 3.案卷排列.立卷按永久,长期,短期分别组卷,卷内文件把正文,底稿,附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,并复印出四至五份. 4.整理案卷,使之厚度适宜,控制在1cm至2cm之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;

6、以每一案卷端正书写标题. 5.对所有公司档案系统排列,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放.  6.每年对档案进行一次清理: (1). 清除不必要保存的材料; (2). 对破损和褪色的材料进行修补和复制. (四).档案的保管: 1.防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全; 2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案; 3.做好档案室的防盗,防水渍,防潮,防虫蛀,防尘,防鼠害,防高温,防强光等工作,门窗应结实牢固. (五).档案的鉴定: 1.从档案的内容,来源,时间,可靠

7、程度,名称等方面鉴别档案的价值. 2.确定各类档案的中管期限表.其中财务档案见财务档案保存期限表. 公司档案保管期限分永久,长期,短期三种.介于两种保管期限的,保管期限从长.(六).档案的销毁: 1.对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存; 2.办理销毁手续,经总经理批准,方能销毁; 3.销毁时要有二人以上监销,关在清册上签字. 4.公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密. (六).档案借阅,利用工作 1. 凡需使用档案者,均须填写文件借阅单,依据借阅权限和档案密级,经有关领导签批后方

8、能借阅 2.卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件,资料可外借.外借的须办理登记手续. 3.借阅期限不得超过 3天.