档案工作管理办法.doc

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1、档案工作管理办法第一章总则第一条为加强本公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，制定本办法。第二条我公司档案是指在从事生产、经营、研究、管理以及其它各项活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像、电子文档等不同形式的历史记录。第三条公司本部及各分（子）公司必须重视和健全档案工作。第四条立卷归档以我公司各部门、各分（子）公司产生的文件材料为主，须将反映本部门、本公司职能活动所产生的具有长期和重要查考价

2、值的文件材料（与这类文件有密切联系的社会机构的来文）作为立卷归档的重点。第五条按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。第二章档案类目及案卷编号第六条档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。第七条如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。第八条同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号

3、，一个全宗内不得有相同的案卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。第九条案卷索引表中的档案号的表示方式如下X1—X2—X3—X4其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。第十条《档案分类编号表》确定了公司本部及分（子）公司立卷类目。第9页共9页第十一条立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第三章平时归卷第十二条各部室应指定人

4、员负责承办公文的收集，公文承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交行政部门整理归卷，专业性文件材料（技术、财务、人事、审计方面的）交相关职能部门。第十三条行政部门对文件进行点收后，按照“案卷类目”条款，将文件材料放入平时保存的文件盒内，并在《收发文登记薄》上注明。第四章案卷整理目录编制第十四条案卷装订应以符合卷内文件书写格式，保证卷内文件材料完整以及便于查考为原则。第十五条档案管理部门须编制完整的《卷内文件目录》、《案卷索引表》、《分类文件目录表》，在向公司本部档案管

5、理部门移交档案时，一并上交。第五章调卷第十六条员工因业务需要调阅档案时，应填写《档案调阅申请单》，并经审批。在档案室当场借阅者，免填《档案调阅申请单》。第十七条档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。第十八条《档案调阅申请单》以一单一案为原则，借阅时间以一周为限。如有特殊情形需延长，按调阅程序重新办理。第十九条调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。第二十条调阅的档案应与经办业务有关，如需调阅与经办业务无关的案件，须经行政部门经理同意。调阅设定

6、密级的档案，必须呈请总经理批准。第三十条本规定管理办法自公布之日起执行，请各部室自觉知照执行。行政中心行政部二O一O年十二月日第9页共9页档案分类编号表1、公司档案序列编制模式公司档案分类深度设二级类目，范围分九大类，65个子目，具体类目及分项内容与代码为：A行政管理（A为大类代码，下同）A1规章、制度、办法、守则（失效件在原件上加盖失效印）A2文件（按收发日期顺序编排）A3战略规划A4目标管理（含年计划、目标责任状、月计划、总结、经营分析等）A5企业文化建设（画册、内部报刊、媒体报导等）A6监察

7、、审计与处分、处理A7各类项目方案（可研报告，市场调查、分析、预测等）A8公司各种证照，公司设立、变更资料A9公司财产A10诉讼A11其他B合同（协议）B1项目合同（含租赁、合作、转让、经营管理等）B2劳动人事合同（失效件加盖失效印、标准时间）B3购销合同B4工程合同（含设计、施工、监理等）B5营销合同（含广告、宣传等）B6商品房销售合同B7公司物业租赁合同B8其它合同C人力资源C1工资福利、劳动保险C2员工档案（入职资料、考评、任免、奖惩等）第9页共9页C3人力资源信息库（注：不作明确分类，但归

8、档应分类集中）C4员工培训、学习C5人事合同（失效的加盖失效印、标注时间）C6其他（含参考文献、法律法规）D营销D1营销策划、方案（含销售资料、调查报告等）D2广告媒体D3重点客户资料D4售后服务、物业管理D5营销合同D6其它（含参考文献、法律法规）E财务管理E1凭证E2帐薄E3财务报告（报表、财务情况说明书）E4预决算资料E5报税资料E6财务合同E7其它F工程技术F1项目资料（可研报告、国土、规划、报建、立项、政策文件等）F2项目技术资料（设计、规划方案、图表、技术文件）F3工程