档案工作管理办法(试行)(2)

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1、QG江苏洋河酒厂股份有限公司（苏酒集团）企业标准　　　　　　　　　　　　　　　　　　QG/SJ02·07-2011档案工作管理办法（试行）2011-10-21发布　　　　　　　　2011-10-21实施江苏洋河酒厂股份有限公司（苏酒集团）总裁　批准江苏洋河酒厂股份有限公司（苏酒集团）档案工作管理办法（试行）1总则1.1为加强公司档案管理工作，有效保护和利用档案，提升档案管理水平，为公司经营和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合公司实际情况，制定本管理办法。1.2公司的档案是指各公司、各中心、各部门在各项生产经营活动中形成的具有保

2、存利用价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同形式、不同载体的历史记录。1.3公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循统一领导、分级管理的原则，维护公司档案全宗的完整、准确、系统与安全，为公司的发展服务。1.4档案工作是公司管理工作的重要组成部分，纳入公司管理工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应公司档案工作发展的要求。2管理体制与职责2.1公司办公室是公司档案工作的管理部门，对档案工作实行统一管理，统筹规划。公司办公室设专职档案员，负责公司的日常档案工作。2.2各子公司办公室负责所

3、属子公司的档案工作，并负责本办法在该子公司范围内的贯彻实施。公司办公室对各子公司的档案工作实行指导和检查。2.3各子公司办公室设专职档案员，负责所属子公司的日常档案工作。2.4各中心、各部门设兼职档案员，负责本部门应归档文件的收集、整理工作，并定期将整理好的文件移交归档。2.5因工作需要，特殊部门可设专职档案员，负责本部门的日常档案工作，并定期移交档案。3档案管理队伍建设3.1公司办公室及各子公司办公室应配备具备大专以上学历的专职档案员。专职档案员每年须参加至少16个学时的岗位专业培训，以提高专业素质和档案管理能力。3.2各中心、各部门兼职档案员在

4、上岗前须接受档案管理业务知识培训。培训结束时须参加档案管理业务知识考核，通过考核者方具备上岗资格。4文件材料的形成与归档4.1归档范围公司档案全宗按问题统一划分为十个大类作为档案管理的范畴。它们分别是：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计档案、人事档案；按组织机构划分，各中心、各部门文件归档范围见附件。各子公司办公室根据企业实际制定所属子公司的文件归档范围。4.2归档时间4.2.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类文件材料一般应在文件办理完毕后一个月内整理完毕，于第二年

5、上半年移交归档；4.2.2科研类、基建类文件材料由业务部门分阶段收集、整理，并在项目竣工验收时完成全部文件的立卷工作，在验收结束后3个月内移交归档；4.2.3设备类文件材料应抓住设备开箱验收和安装、调试两个环节，将随机文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，1个月内移交归档。特种设备维修记录按年归档；4.2.4会计文件材料在会计年度终了后，由财务部门整理并保管一年，于次年上半年移交归档；4.2.5人事类文件材料由人力资源管理部门收集整理，于第二年上半年移交归档；4.2.6证书、奖状、奖牌等实物档案应在颁发或接收之后1个月内移交归档。4.

6、3归档要求4.3.1归档文件材料应完整、准确、系统，签署完备，确定密级。书面形式的文件密级标在首页的右上角，非书面形式的文件密级标在明显易识别的地方。未标识密级的文件视为非保密文件。根据公司《保密制度》的规定，公司保密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是公司至关重要的商业秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受到特别严重的损害，保密期限为永久。“机密”是公司重要的商业秘密，泄露会使公司权益和利益遭受较重的损害，保密期限为10年。“秘密”是公司一般的商业秘密，泄露会使公司权益和利益遭受轻微的损害，保密期限为6年。4.3.2归档文件材料应为

7、正本；4.3.3文件书写材料和载体材料必须能耐久保存，手稿应用碳素或蓝黑墨水书写，应采用不锈钢订书钉于文件的左侧或左上角装订；4.3.4工程竣工图、施工图及相应的图纸变更文件应将电子版与纸质版同时归档。4.4归档份数公司各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料归档2～4份。4.5电子文件的归档4.5.1电子文件形成部门应及时、定期将归档电子文件（包括机读目录、相关软件、其他说明等）集中下载至可脱机保管的载体上，于第二年上半年移交归档；4.5.2电子文件应存储为以下通用格式：1.文字型电子文件：PDF、XLS、TXT、DOC；2.

8、图像电子文件：JPEG、TIFF；3.音频电子文件：WAV、MP3；4.影像及多媒体音像数据：MPEG、AVI；5.工程图