档案管理办法试行

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1、档案管理办法(试行)一、档案实体分类方案1、行政档案类(XZ)2、人事档案类(RS)3、财会档案类(CK)4、基建档案类(JJ)5、声像档案类(SX)6、实物档案类(SW)二、档案管理归档制度(一)、归档范围凡集团各部门、单位在工作活动中形成的、处理完毕的、具有参考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、图表、簿册、存根、原稿和印本、照片、录音带等全部文件材料都需要立卷归档。具体按如下类别范围收集、整理：1、行政档案：按工作性质分类（共分成8大类、参见附件1“文件材料归档范

2、围与保管期限表”归档）（1）党群管理类（2）行政工作类（3）法律事务类（4）宣传工作类（5）后勤工作类（6）信息管理类（7）档案工作类（8）审计工作类2、人事档案：归档内容（参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）3、财会档案：按工作内容分类（共分成5类，参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）（1）会计报表（2）会计帐薄（3）会计凭证（4）财务管理（5）其它文件材料4、基建档案：按工作内容分类（共分成6大类，参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）（1）建设工程依据性材

3、料（2）设计基础性材料（3）设计文件材料（4）监理文件材料（5）施工文件材料（6）竣工验收文件材料5、声像档案：归档内容（参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）反映集团重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体6、实物档案：归档内容（参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档）凡属反映本集团荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。附件1：文件材料归档范围与保管期限表（二）、归档时间1、文书类文件材料以单位、部门为立档单位，部门兼职档案

4、管理员将每月有价值的文件材料处理完毕后进行收集、整理并按年度进行立卷、归档。次年6月底前向档案室归档完毕。2、人事资料应随时归档，每月底整理移交档案室。3、当年财会档案，在会计年度终了后可由财会部门保管2年，期满后次年6月底向集团档案室办理移交手续。编制移交目录，一式二份。4、基建项目资料应随时归档，下属单位的基建项目文件材料，由分公司档案员在基建项目验收后两个月内移交集团档案室。5、声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案归档时间为制作完成后归档。6、实物类材料应随时归档。（三）、归档要

5、求1、行政档案类：按工作性质分类、整理并收集齐全。2、财会档案类：按工作内容分类、整理并收集齐全。3、基建档案类：首先按地区分类---项目分类---内容分类（分为二大类：（1）文件材料类；（2）合同、协议类；）、整理并收集齐全。二、档案查阅利用办法为了有效地利用档案，开发档案信息资源，更好地为集团各项工作提供服务，特制订本办法：一、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团行政管理档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和总裁办主任审批后方可查阅。二、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团人

6、事档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和人力资源部总监审批后方可查阅。三、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团基建档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和总裁办主任审批后方可查阅，如需借用原件必须经副总裁或总裁批准后方可借用。四、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团财会档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和财务副总裁审批后方可查阅。五、地方公司的员工因工作需要查阅利用本公司的各类档案，须先填写借阅单后分别经部门经理和分公司副总裁（总经理）批准后方可借用。六、绝密级科技档案只限于指定

7、的直接需要的部门和人员查阅，同该工作仅有部门关系的人员只能接触有关部分；机密级科技档案只限于该项目直接有关的部门和人员查阅；秘密级科技档案，与该工作有关的部门及人员都可查阅。非本集团的员工谢绝查阅科技档案。七、对于重要珍贵的档案，一般不提供原件使用。八、摘录或复制重要的或密级档案、财会档案复制时，须经有关部门负责人同意，由档案人员负责复印。九、凡来档案室查档者，原则上一律在档案室查阅。如确需借出时，根据档案借阅流程办理借阅登记手续，归还时应当面清点、注销。借期不得超过十天，不得代借代还。十、借阅

8、档案的人员，必须保守档案的秘密，保证档案的安全，不得涂改、标记、剪裁、折拆、划线、抽页、调换、圈注、损坏及丢失，违者追究责任。附件2：1、档案借阅流程图：（1）集团（2）地方公司（OA上建立自动流程系统）1、档案资料借阅单：（1）集团（2）地方公司（OA上填写借阅单）2、档案检索目录（OA上建立档案查找系统）二、档案鉴定销毁制度一、档案室要按规定进行鉴定，对保管期限已满，认为毫无保存价值的档案予以销毁。二、对要鉴定销毁的档案，在分管主任领导下，档案室和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定方法，以一