会议管理培训.ppt

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1、第八章：会议管理学习目标您是否因为效率低下而错失良机？您是否每天应酬于无数的会议之中，常常分身乏数？本次培训将使管理人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化为生产力提供极大的帮助。主要内容会议的概述高效会议成功法则高效会议技巧会议记录与会后跟进几种常用会议管理步骤问题及讨论会议分类按正式与否按人数分类按开会方式分类按开会目的分类正式会议非正式会议团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议网络会议宣布人事安排、讲解政策的会议当众表扬和批评的会议临时处理突发事件的会议固定的会议集思广益的会议Tips所有的会议都要落实到解决问题！常见会议体系及频度全体员工大会——至少一年一

2、次经销商大会——至少半年一次部门经理会议——至少每月一次突发事件会议——越少越好一事一议会议——按需随时举行计算会议成本时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费不定损失成本Tips开会的效果至少应该cover成本开会有什么意义？一家公司的开会效率与会后执行决定了企业的竞争力通过开会提高生产力和竞争力高效会议成功法则（1）必要时才开会需要开会吗？◎NetMeeting调查结果：美国上班族每周平均参加十个

3、会议，约占每周工作时间一到一天半经理人每周有一半以上时间在开会57%的上班族开会前心情紧张上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的问自己三个问题1、开会是否是解决这件事的最佳途径？2、在这个会上，我期待什么样的结果？3、如果不开这个会，有可能产生什么不良后果？真的需要开会吗？开会的理由必须把信息同时传递给很多人需要多人参与以作出决策，解决问题要别人参与以集思广益听取工作汇报给团队委派任务敏感问题的沟通突发紧急事件或者有时间急迫不开会的理由你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄乱）会议成本太高没有足够的时间准备会议还有比开会更好的办法二、明确会议的

4、目的目的需要考虑的事项会议类型处理信息例如听取报告，发布指令，宣布或解释程序上的变化最多涉及三个人非正式的小及四个人以上，或一个团队正式的要求反馈度讨论非正式或正式的让公司董事了解最新形势正式的涉及股东年会或临时股东大会要告知公司外尽可能多的人，包括媒体。公开的涉及提供信息的发言人新闻发布会解决问题例如应付不满。仅涉及一人一对一需要几个人或一个团队的投入专门委员会涉及紧急问题临时的做出决定例如做出选择，获得授权，承诺采取行动需要立即讨论，或涉及非典型的商务问题监时的涉及反复出现的商务问题正式的要求一个组织的最高层进行讨论或授权董事会要求公司的股东们授权年会或临时股大会激

5、发创意例如形成创造性的解决方法需要讨论创新的想法非正式的需要迅速地产生全新思想头脑风暴需要对有关事宜的报告进行考虑、讨论或准备正式的开展有效的沟通传达资讯监督检查执行情况和工作进度、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气Tips必须从一开始就明确会议的目的高效会议成功法则（2）会前做好准备，否则，你将为会议失败做准备会议准备核查清单1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程（表）5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.确定出席人（数）并分配任务7’确定是否分组8.决定会议的地点9.研究会场如何布置10.安排出席者座位11.是否

6、准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.确定决策方法15.准备相关背景资料16.确定会议需要的视听设备及辅助会议工具的准备17.是否要求与会者准备发言及传阅资料18.准备会场周边位置图19.发出会议通知及相关背景资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知20’准备预算并申请费用Tips高效会议从会前准备开始会议准备核心——会议通知的内容会议目的会议希望达到的目标或产生的结果出席人名单会议日期、时间、地点会议持续时间会议主持人每个与会者的任务会议涉及的每个议题的负责人和讨论时间背景资料清单及附件Tips主要人物或者领导还需要口头重述通知要点和归纳

7、背景资料的信息开会日期星期时间地点与会者名单必须出席者可选择性出席者主题安排者电话开会目标会前准备工作议程表7.4会议议程实例M计算机公司一号项目检查会议日期：2001年12月4日，星期五时间：下午2：30——3：45地点：B大厦第二会议室会议目的：研究一号项目进展情况议程1．公司第四季度销售情况；2．上次会议记录；3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告；5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告；7．下次会议日期、时间、地点。附件1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号；3．关于