《会议管理培训》ppt课件

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1、职业化训练教程—会议管理培训杭州信华精机有限公司1杭州信华精机有限公司欢迎参加会议管理培训2会议的概念会议是集思广益的重要场合和机会，面对面的交流，能在人们心中产生影响，能在共同目标、行动指南等多方面加深了解、明确方向。各种不同类型的会议是大多数公司决策的中心环节。3正确认识会议会议指3个或3个以上的人为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。会议是一种管理工具，是人类社会特有的一种聚众议事过程。4对待会议的两种极端态度1）热衷会议，强调会议的重要性，认为会议必不可少，并会举出很多冠冕堂皇的理由来

2、维护自己的观点；2）厌恶会议，把会议当着浪费时间和精力的活动，并能举出很多理由来支持自己的见解。5会议的五项功能*提供信息；*汇集信息；*解决问题；*宣传政策；*培育训练；6什么样的会议富于成效*目标能被实现－开会前审视会议所设目标有无实现价值；*目标能在最短时间内实现－越能在短时间内实现目标越好；*与会者对会议感到满意－提供机会让他们吐露心声并参与讨论；7不正当的会议理由*为满足无聊的愿望而开会；*为符合惯例或传统习惯而开会；*为攀比而开会；*为表功而开会；*为推却责任而开会；*为逃避可别接触可能

3、导致难堪局面而开会；8导致会议失效的因素－会议前*欠缺目标或目标不明确；*欠缺合适的议程；*与会者不当（参会者太多或太少）*开会通知时间不当，开会时间不当；*与会者无准备而来；*与会者迟到，不能即使开始；*会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦；9导致会议失效的因素－会议中*与会者发言离题；*让没有必要参加的人员呆在会场；*犹豫不绝，少数人垄断会议；*资料不充足，却贸然决策；*与会者交头接耳，不表明真正感受或意见；*与会者之间争论；*会议超出预定时间；*会议组织者未能总结会议成果；10导致会

4、议失效的因素－会议后*欠缺会议记录；*不能对决议事项进行跟踪；*不能对会议成败得失进行检讨；*不能及时解散已实现任务的临时性工作小组；*与会者对会议感到不满；11会议的重要性没有会议，任何企业都难以运作，而无效率的会议，往往大量浪费企业的成本，无法得到开会所预期的结果。会议会议，会而不议，议而不决，决而不行，行而无效；12会议目标的设定*会议目标必须书面列明；*会议目标必须切合实际；*会议目标必须具体可以衡量；*会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”；13会议人员的选择*对实现会议目

5、标有潜在贡献的人；*能够因参与会议而得到好处的人；*与会者人数不宜太多，最佳为5～7人；14会议议程的拟定*按照议案的轻重缓急编排处理的先后顺序；*每个议案应预估所需的时间并明白的标示出来；15会议主持者应注意的事项*注意会议议题的先后顺序；*避免琐事占据会议的时间，必须抓住全局性和影响长远的议题；*会议必须准时开始，对迟到者进行考勤、处理；*对会议实施有力的引导；*处理好议题，应付好与会者；16会议的八戒*每会必须有一个明确的目标，不开无目标的会议；*每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议

6、；*会前必须做充分准备，不开无准备的会议；*只召开非开不可的会，不开可开可不开的会；*会议参加者必须与会直接有关，不要无关的人参加会议；*必须围绕会议议题中心发言，不要做离题的讨论；*表明观点应简洁明了，不允许重复别人已讲过的论点；*会而有议，议而有决，不开议而不决的会议；17会议主持的技巧*反向讨论法－发扬与会人员逆向思维对特定对象近一步完善讨论；*自由交流法－各抒己见，自由发言，适合学术性会议；*头脑风暴法－不受任何条框的限制，自由奔放的思考问题；*典型引路法－抛砖引玉；*无主持人开会法－按自愿

7、原则对实际性问题发表或交换意见；18会议发言的要点会议主持人发言的要点：*唤起听众注意，并为听众创造听取信息的欲望；*使听众确切了解所传达的信息；*说服听众，并促使听众立即采取某些行动；会议开始的引言：开始时，会议主持人要把会议的目标，进行的方式，以及他对与会者的期望简明厄要的作说明；19会议陈述的技巧*要与听众保持视线接触；*灵活运用停顿技巧让听众得以深思和判断；*尽量使用听众有切身体验、易于体会的实例和轶事；*适当的改变音量、音调或语气；*要克制让听众分心的各种举动；*注意措辞，述说符合听众程度

8、和要求的语言；*切忌一边陈述，一边翻阅讲稿，最好有投影或幻灯片；*设法发问让听众参与，避免从头到尾都唱独角戏；20会议倾听的要点1.要随时掌握问题的焦点，切忌偏离主题。2.要抗拒邻座者的私下交谈。3.不要中途离席，中途离席是一种很坏的习惯，不仅有失礼仪，而且易错失良机；21会议倾听的常见弊病1.做白日梦，听而不闻，视而不见，神不守舍；2.只听取话语中所传达的事实，真正重要的是话语中蕴涵的观念或用意；3.萎靡不振，振作精神是倾听的第一步；4.拒绝听取某人或某种主题话语，