《高效会议管理培训》PPT课件

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1、高效会议管理培训1倾听和关注会议是管理最综合最直接的表现2效用功效效应效力效果时效绩效高效会议结构原则效益评价效率实施31.效用目标和方向几何困境存在价值会议板块会议类型开会政策会议成功要素不开会的理由会议文化4会议几何困境1.效用目标和方向平均一生中9000小时的会议每年企业中30%在开会中层管理人员开会时间超过35%高层管理人员开会时间超过50%全美每天开会人数超过1000万年人事费用的7%-15%无效会议损失人均800美元/年（会议复原综合症）5会议几何困境24162561.效用目标和方向2222员工决策层管理层基层6会议几何困境1.效用目标和方向波纹效应波纹效应(r

2、ippleeffect)15人会议影响300人持续一周以上7意义—表现存在价值1.效用目标和方向阶层和资源组织和部门权威和领导能力和方法8意义—表现存在价值1.效用目标和方向群体决策的水平型组织层次决策的等级制组织9会议板块1.效用目标和方向董事会代表会商务谈判人事安排财务计划?报告、动员和布置生产会务虚会商务会谈计划准备研讨、论坛和学习社会活动组织?信息传递决议决策10规模：大会、中会、小会、小组会、一对一手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、对象：内部、外部、国际、层次时间：例会年会、季度、周会、晨会、临时会1.效用目

3、标和方向会议类型11会议管理机制和机构更有效的解决办法参与者了解目的性合适的人员准点时间和地点议题到位合会与分会不要怕取消1.效用目标和方向会议政策121.效用目标和方向成功会议基本要素共同内容注意点共同过程注意点维护开放和平衡的会议环境保护参与者不受人身攻击明确角色分配131.效用目标和方向成功会议基本要素“多头怪物”案例梁先生是一个行业协会会员部主任，他召集王科长、钟小姐、金秘书一个会议。梁（不容反对地）：我很清楚，问题是需要增加100元的年会员费。王（咄咄逼人地）：如果这样，会员会减少。事实上我们需要改个好听的名字，以适合实际需要。梁（口气缓和）：年费只增加50元怎么

4、样。钟小姐（以希望的口吻）：我们可以请一个好一点的集资人员，我认识这样一个人的。王（得意地）：把“协会”改成“俱乐部”怎么样？这听起来更加有时代感！金（第一次插话）：你就知道赶时髦，难道我们不能将预算削减一些吗？我知道现在有人乱报销。至少可以减一点儿。14准备不足结局渺茫更优的替代方法：自己解决单独交谈通知和告示问卷调查电话信函口头传达重复和已经达成一致1.效用目标和方向不开会的理由15杨经理刚上任，发现部门里的员工工作时特别缺少积极性，经理很想了解其中的原因，于是首先召开了一次会议，但在会议上，他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性，并且回避原因所在，似乎是有些顾虑。于是

5、杨经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面谈，了解到问题可能出自两名员工身上，他们是副总经理的亲戚，副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多得很多利益。杨经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况，找到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会将以权谋私的副总经理降职，并将他的两位亲戚解聘。之后，杨经理又发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速成功好转了。部门的效益也随之上升。1.效用目标和方向小案例161，公司需要制定新的员工规范，关系到每个员工的行为准则。2，国家刚对税制进行了调整

6、，企业所得税和增值税的税率都有不同幅度的变化，需要让相关的人员都能深入了解。3，员工们在周五都计划着自己的周未活动，但经理想安排周五的晚些时间了解一下大家的工作情况。4，李主任上任一个月，很希望了解一下下属对自己的评价，并且希望从基层得到进一步改进自己工作的建议。5，上半年公司利润下滑，总经理很生气，于是打算将各个部门经理召集起来研究情况，但是谁都知道销售经理和广告经理很对立，他们一定会在会上彼此大加指责。1.效用目标和方向判断是否开会17资源的准备管理的过程生产的产品团队的载体一个团队的目标应该和整个组织的任务相关联，并对之提供支持。—卡尔.哈会曼《团队合作》1.效用目标

7、和方向会议文化182.效力敬业和专业准备开会组织和组织者专题会筹备组场外功夫休哈特循环议程设计对象和人数开会形式程序临时会议小组VIP管理会议成本19准备开会笔记本、电脑、笔、手、桌子、椅子、黑板还缺少什么？讨论讨论研究研究2.效力敬业和专业20组织和组织者机构：个人小组常设机构责任：制定主题、组织开会、目标管理重点：合适的组织者在员工会议上，主管负责人应该是一个领导者、观察者、稽查员、提问者和决策者，请注意在这其中不包括说教者。一个主管人员决不能利用员工会议来自以为是地宣讲道理。—英特尔公司执行总裁安迪.格罗夫2