《高效会议管理》PPT课件

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1、<高效会议管理技巧>《中华培训学会》海纳百川企业研究发展中心课程目标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？？？？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！第一讲当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本会议的流程集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的意义会议是一

2、个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政2.策的会议2.当众表扬或批评别人的4.会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议会议的频率固定的部门会议：建议频率

3、：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。全体会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议会议成本的计算会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本第二讲会议流程与规范会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特

4、征会议规范高效会议的预防性管理参会者要有听的技能要充分作好准备工作明确开会原因及目的高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书

5、面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量会议准备流程与细节一.会议确认(发起,议题,日程,人员,原则)二.制作规范的会议通知并分发与会人员三.准备会议流程表和资料四.落实场地及相关设备,并在开会前一天确认五.准备一套应急方案六.大型会议提前安排食宿交通与接待七.确认与会人数,相应调整八.准备会议所需物品(资料,日程表,签到本,纸笔,

6、投影音响设备,白板等)九.提前到会场布置,调试设备,准备茶点,安排座次等会议筹备方案内容1.确定会议名称2.确定议题3.确定与会人员4.确定时间地点5.确定会议通知内容6.会议通知跟进落实程序与要求7.会场布置要求8.会议文件资料的种类,内容与要求9.会议设备和用品种类,要求10.会议后勤安排11.会议记录安排12.会场服务安排13.会议预算安排14.议事事项催办及反馈的程序,要求与责任人15.其他注意事项会议通知1.被通知者2.会议名称3.会议时间4.会议地点5.出席对象6.议事日程7.通知者或授权者8.注意事项9.企业名称10.通知日期会议文件

7、１．指导文件（上级指示，会议起因）２．主题文件（开幕词，主题报告，专题报告．会议决议，闭幕词等）３．进程文件（会议程序表，日程安排表，会议记录，会议简报，选举或表决程序表）４．参考文件（调查报告，典型材料５．提案文件６．成果文件（选举结果，会议纪要，新闻公报，执行计划）７．管理文件（会议通知，议事规则，证件，保密制度，管理规定）会议事务１．协助和监督会议签到处的工作程序２．指派有关人员陪同与会者出席３．陪同上司或代表上司接待与会者４．整理打印出席者通讯录／名单并分发５．指派专人作会议记录或录音６．指派专人拍照或录象７．指派专人负责会场内外保安８．指

8、派专人安排座位和放置席位卡９．执行上司的临时要求１０．满足重要与会者的需要１１．指派专人收集整理会议信息并打印简报分发与会