《高效会议管理技巧》ppt课件

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1、高效会议管理技巧主讲：穆艳华课程目标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？？？？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！第一讲当今会议面面观第一讲当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的意义会议是

2、一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议的目的开展有效的沟通传达资讯——年终总结大会、7.13大会监督员工、协调矛盾——工作例会达成协议与解决问题——工作矛盾化解会议资源共享开发创意激励士气——动员大会巩固主管地位——领导上任召开会议集思广益会会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议会议的频率固定的部

3、门会议建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：根据需要召开注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。全体会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议会议成本的计算会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本第二讲会议效率不高的原因及解决方案

4、第二讲会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范会议效率不高的原因项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会

5、者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。★★★高效会议的预防性管理会议效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的

6、准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则时间安排方面的规范会议时间安排的规范：8AM-9AM或2PM-3

7、PM发言的欲望没被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析。9AM-10AM适合1对1会谈，也是进行业务会谈的量佳时机。10AM-12AM或3PM-5PM适合集思广益。固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生主意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始

8、、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量第三讲开会前的准备工作第三讲开会前的准备工作是否要开会准备工作的