深层应用word邮件合并功能 避免重复劳动 提高办公效率

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1、深层应用word邮件合并功能避免重复劳动提高办公效率徐世太(山东青年政治学院济南250014)摘要掌握word邮件合并功能的深层次应用方法和技巧，既可以减少枯燥无味的重复性工作，又能显现高超的文件编辑水平使得工作效率大大提高。关键词邮件合并深层次应用方法和技巧中图分类号TP391．12文献标识码A文章编号100720—5480AdvancedApplicationofMail-MergeinOficeWordAvoidingDuplicationofEfort，ImprovingAdministrativeEficiencyXUShitai(Shand

2、ongYouthUniversityofPoliticalScienceJinan250014)AbstractmasteringtheadvancedapplicationmethodsandskillsofMail—MergeinOfficeWordsoftware，onecanreducetiringduplicationofefort，presenthisproficiencyinfileeditingandgreatlyimproveworkingefficiency．KeywordsMail-MergeAdvancedapplication

3、methodsandskills在实际工作中，我们经常会遇到需要编辑大量格式一致，数档，它们通常都具备两个规律：据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、单独填写一是我们需要制作的数量比较大；的文件，如客户回复函、职工档案盒标签、带照片的工作证、准考二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比证、录取通知书、学生成绩报告单、工资条等等。假如一份一份地编如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但工作量一大，重复劳固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其动消耗的时间和精力必然

4、要多，同时，也大大降低了工作效率。中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。那么，有没有办法既可以减少枯燥无味的重复性工作，又能3、邮件合并的三个基本过程显现高超的文件编辑水平使得工作效率提高呢?回答是肯定的，真正理解了邮件合并的三个基本过程，就抓住了邮件合并只要我们举一反三，灵活运用好word邮件合并功能，就可以轻的“纲”，以后就可以发扬广大，举一反三深层地应用邮件合并功松、准确、快速地完成这些任务。在此，结合批量制作学生成绩报能解决实际任务了。告单和带照片的工作证，两个实际任务的解决步骤，详细介绍(1)建立主文档word邮件合并功能的深层次

5、应用方法和技巧。“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封一中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合、基本操作一了解“邮件合并’’的原理与过程1、“邮件合并”的由来并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计什么是“邮件合并”呢?其实“邮件合并”这个名称最初是在中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文数据源的建立或选择提供了标准和思路。档)的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料(数据(2)准备好数据源源：如Excel表、Access数

6、据表等)，从而批量生成需要的邮件文数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、2、使用“邮件合并”的时机Access或Outlook中的联系人记录表。我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了办公自动化杂志’53’Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、

7、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，直接拿过来使用就可以了，而不必重新制××工僬证作。也就是说，在准备自己建立数据源之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据自己的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实姓名际工作时，常常使用Excel制作。(3)把数据源合并到主文档中前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主l音器门文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。了解了“邮件合并”基本过程和原理后

8、，让思维发散一点，扩l编号第号展一点，就可以发现“邮件合并”除了可以批量处理信函、信封等与邮件