Word Training-邮件合并功能课件.ppt

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1、WordTraining——邮件合并功能（适用Office2003及以上）文双喜2006年7月内容概要---TwoPointsWhen?How?When?邮件合并的应用范围总规则：当您希望创建一组文档，其大部分内容基本相同，同时所包含的唯一元素基本上都属于一些固定的类别小示例成绩通知单，录取通知单，格式固定，所通知人员内容信息不一研讨会的邀请函或者新产品的推广函中，每封函中都将显示公司的徽标以及有关该研讨会或产品的一般性介绍文本，但是函中的研讨会的召开地点或产品名称等信息各不相同。订单确认函或者形式发票中，每封确认函中都将显示本公司的信息、银行信息，但是下订单的公司的信

2、息，订单号都不一样。一次性给很多客户发同样的信或货物，发货人信息都相同，但是收货人信息都是唯一的。传真预订宾馆时，宾馆的信息固定，但是入住人，入住日期等信息每次都各不相同。Etc..优点：提高工作效率，节约工作时间从重复劳动中解脱，避免因工作的重复性而疏忽出现失误数据统一存放在数据文件中，便于备份存档，以及统计分析HOw?概念主文档每个副本中都相同的信息，例如套用信函的正文。只需键入此信息一次，无需考虑具体需要创建的数量。唯一信息的占位符（域）。在邮件合并中，唯一信息是所创建的每个合并副本中的不同信息。信封或标签上的地址。套用信函的问候行中的姓名，地址，时间等。订单确认

3、函中的客户信息。预订宾馆时的客人信息。数据文件用来存储您要在邮件合并中使用的唯一信息（例如姓名和地址）的文件。通过数据文件的结构，可以使该信息的特定部分与主文档中的占位符（域）相匹配。数据文件中的列代表信息的类别。每行代表一条完整的记录。MicrosoftOfficeOutlook®联系人列表MicrosoftOfficeWord创建的表用Excel电子表格创建的工作表等域比较正规的解释是，域是一组代码，指示Word自动将信息插入文档中。通俗地讲，域是占位符。在邮件合并中，主要将域用作直接来自数据文件的信息的占位符。操作演示－订单确认函准备工作（订单确认函式样准备，数据

4、源准备）操作演示－订单确认函工具栏→信函与邮件→邮件合并操作演示－订单确认函4、浏览→打开数据源→查找范围→数据源文件→打开操作演示－订单确认函5、选择工作表→确定操作演示－订单确认函6、撰写信函→光标选择到需要插入域的位置→其他项目→插入合并域→选域名称→插入（重复步骤至将所有的唯一信息以域的形式插入到订单确认函的合适位置）操作演示－订单确认函7、重复6步操作若干步后→查看合并数据操作演示－订单确认函8、合并到新文档→选择记录范围→确定操作演示－订单确认函9、查看，简单修改邮件合并后生成的文档并存档工具→信函与邮件→选择“显示邮件合并工具栏”按照制作普通word文档的

5、方式制作主文档设置主文档类型选择数据源插入域查看合并数据/查看域内容选择数据记录合并到新文档/合并到打印机/合并到邮件查看，简单修改邮件合并后生成的文档并存档小技巧示例－订单确认函小技巧示例－订单确认函订单确认函样式的制作方法3：按照一般word文档的制作方法制作此文档中的所有相同内容：如本公司信息等插入→域→选择类别“邮件合并”→选择域名“Mergefield”→输入数据文件中的相应标题名问题？谢谢大家！