预习课件：word邮件合并功能的用法

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1、邮件合并本章主要讲述以下知识点：邮件合并的产生的由来如何制作邮件合并………在日常生活和工作当中，经常要处理一些相同或相似的工作，比如：在学校里要给大量的学生邮寄家长通知书在公司里要给大量的客户寄送邀请函在过生日的时候要给大量的同事发送请帖在结婚时要大量的制作喜帖…………这些生活或工作中碰到的事情有相似的特点：发送或制作的量很大内容相同或相似如果手工逐一解决这些问题会很繁杂，虽然没多大的难点，关键是量大。微软为了解决这些问题在word里提供了邮件合并的功能。邮件合并产生的由来邮件合并名字的由来是起初：单位经常要向外发送公函，工作人员需要反复的的

2、抄写邮政编码、收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来的，它批量的处理，大大的提高了工作效率。随着时间发展和工作的多样性，该功能开始用在其它领域，往往并没有和邮件邮编等产生联系，但邮件合并的名称由来已久所以该名称一直沿用到现在。邮件合并的主要功能其功能是：批量处理批量制作批量输出邮件合并的主要使用领域理论上说凡是需要进行内容几乎相同，且需要批量制作处理的文档一般都可以尝试采用邮件合并的功能具体表现在：员工档案管理工资条请帖邀请函…………如何使用邮件合并要想使用邮件合并需要掌握以下知识：邮件合并使用的

3、前提条件邮件合并制作的步骤邮件合并使用的前提条件条件：条件一、必须有主文档条件二、必须有数据源要搞清楚何谓主文档何谓数据源何谓主文档？主文档其实就是一个普通的word文档它是实现邮件合并的前提，没有主文档就无法合并只有word才提供邮件合并的功能它是一个平台它在邮件合并中扮演一个平台的作用，通过这个平台和目标数据逐一的合并而产生新的文件在整个合并当中平台是不变的，变的只是与它合并的数据看看这个平台的特点平台的特点：平台可以什么都没有---空文档但一般不这么做平台里可以包含页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、图形、图像等信息平台的页数可以有一页或

4、多页平台的纸张大小和纸张方向可以一样也可以不一样平台的选择默认的平台我们可以按自己的想法自由设置，也可以选择软件提供的内置的平台文档类型的选择：类型的概括信函创建并打印套用信函电子邮件创建并分发合并的电子邮件传真创建和分发合并的传真信封创建或打印大宗邮件的信封标签创建并打印大宗的邮件的标签目录创建名称、地址和其它信息的目录普通word文档删除与主文档的数据源，恢复为常规文档信函创建并打印套用信函经常要用的主文档类型默认的类型主文档可以自由的设置电子邮件创建并分发合并的电子邮件理论上说在此处可以很好的编辑邮件，并能发送到邮箱中，但其实我们很少用

5、此项点击此项后word会自动转到web版式视图传真创建和分发合并的传真理论上说在此处编辑的文档可以很好的发送到对方的传真机中去但一般此项是灰色的必须你所使用的电脑中安装有相应的传真机的软硬件才可以信封创建或打印大宗邮件的信封点击此项后，word的版面会自动成为信封格式，模拟信封的样式，如果当前文档内有信息的话还要求你删除当前的信息一般不用此项标签创建并打印大宗的邮件的标签适合整页纸铺满相同的或相似多个的结果时可以节省纸张比如一张A4纸上打印出四张员工证件卡套打某些小型的不干胶标签目录创建名称、地址和其它信息的目录跟标签的功能有些类似的地方适合

6、在一页纸上打印多条记录可以节省纸张适合的场合员工工资条的制作学生成绩单的制作普通word文档一旦一个word文档和某个数据源链接后，则该文档称之为主文档，链接后处于链接状态时，数据源：不能删除不能改名全部关闭后可以删掉。如何在文档开启时断开与数据源的链接状态？单击普通word文档之后断开主文档和数据源的链接状态使其恢复到默认的文档总结文档类型你选择哪一个比较合适？想省纸的话可以选择标签目录想保持原貌的话信函想模拟信封的样式时可以选择信封想断开的时候可以选择普通word文档一般选择信函目录标签居多学习了主文档后，哪何谓数据源呢？何谓数据源在合并

7、过程中，提供数据的文件称之为数据源，该数据源包含一条或多条数据没有数据的数据源是没有意义的谁来承当这个数据文件？数据库软件Excel软件Word软件文本文件其它，比如：outlook联系人列表等链接的方式大同小异数据源文件制作的要规范都有相同的特征：二维表格的特征一般选择excel做数据源文件的居多。学习了主文档和数据源的知识后，我们可以进行合并操作了邮件合并的使用步骤大致可以分为以下三个步骤制作数据源制作主文档利用邮件合并功能合并需要的信息形象比喻邮件合并功能数据源主文档需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件Word提

8、供的邮件合并功能类似于合成中心，它把数据源提供的数据和主文档逐一合并出来并生成我们想要的文件。有句歌词唱的好：“请把你的歌带回我的家，请把你的微笑留下”家就是平台歌