运用“邮件合并”提高办公效率（页）

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1、运用“邮件合并”提高办公效率（2004-03-1014:57:05）在FI常的办公过程小，我们町能有很多数据表，同时乂需要根据这些数据信息制作出人量信两、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程屮不岀错吗？其实，借助Word提供的一项功能强人的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手（文章中提供案例原文件下载）。一、什么是

2、“邮件合并”什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提岀的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容小，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需耍的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。Word2002以上的版本中新增了“邮件合并

3、”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。二、什么时候使用“邮件合并”我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如戢我们最常用的蛊耍批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律：一是我们需要制作的数量比较人；二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函屮的落款等，这

4、些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分山数据表中含有标题行的数据记录表表示。什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它山字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其小包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。名姓源明佳雯户思华小远佳眉悦红阳雯客周张王吴钟李陈周杨沈__B月務诗A59911024105A59911024106A599110241

5、07A59911024108A59911024110A59911024113D电话021-64514151021-54954798021-48795216021-36547812021-54074897021-62315487021-32156498021-47853269021-23654789」地址上海市桂林路500号上海市莲花路168号上海市宜山路15号上海市衡山路251号上海市曹宝路155号上海市华山路12号上诲市裕德路36号上海市乐山路18号上海市常熟路58号20C20C20C20C2

6、0C20C20C20C20C图1三、邮件合并的三个基本过程上而讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。（一）建立主文档“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并Z前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方而可以考査预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方而是主文档的建立，为数据源的建立或选择捉供了标准和思路。（二

7、）准备好数据源数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其屮包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word>Excel>Access或Outlook中的联系人记录表。在实际工作屮，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况F,客户信息可能早己被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过來使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备B己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档

8、对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word.Excel.Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。（三）把数据源合并到主文档中前面两件事情都做好Z后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格川的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。四、实例详细剖析明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里我们提出三个实际任务：如何根据已有的Excel客户资料表快速批量卩写信函？如何根据已冇的Excel客户资料表快