邮件合并的运用

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1、Word邮件合并功能在审计证据笔录中的妙用(多图)MicrosoftOfficeWord作为一种字处理程序，能够创建、共享、阅读文档和邮件合并。在审计实施阶段，面对大量复杂的审计事项，巧用Word“邮件合并”功能，创建套用分项字段，引导组织地址数据，将其合并到通用文档中并打印生成具有固定格式的文档，有利于规范审计证据笔录的取证和电子、纸质文档的建立，提高审计工作效率和质量，现以审计证据笔录为例，详解如何运用此功能。邮件合并功能生成两个文件，一个是word主文档，主文档中包括了要重复出现在套用审计证据笔

2、录分项字段的通用格式信息。另一个是数据源文件，数据源中包括了在各个合并文档中各不相同的数据，可以是已有的电子表格、数据库或文本文件，也可以是用“邮件合并帮助器”创建的Word表格。在主文档中插入合并域，合并域是占位符，用于指示MicrosoftWord在何处插入数据源中的数据。数据源中的每一行（或记录）都会生成一个单独的分类项（一份审计证据笔录）。可以将合并文档直接发送到打印机、电子邮件地址或传真号码。也可将合并文档汇集到一个新文档中以便于以后审阅或打印。下面将邮件合并功能在审计证据笔录中的运用分两部

3、分介绍。第一部分，制作过程及具体操作步骤。第一步：创建主文档。（1）打开一个已创建好的取证格式文件。如图：（2）菜单中选[工具]

4、[邮件合并]，调出“邮件合并帮助器”对话框。（3）点击[创建]

5、[分类]，取证笔录文档（前面准备格式文件）。第二步：创建数据源。在“邮件合并帮助器”对话框中，点击[获取数据源]

6、[新建数据源]

7、[确定]，调出“另存为”对话框，保存数据源文件给数据源文件起名字。在这里命名为“取证数据”再点击[保存]

8、[编辑数据源]，调出“数据表单”对话框，点击右下角查看数据源这时，就调出了当

9、保存的数据源文件，如图所示。在该文件中进行字段名的编辑。把姓名、单位、职务……等字段名改为“被审计单位、分项目底稿名称、证据类别、取证日期、审计取证内容、审计人员、审计组长、备注”这是Word表格文件，可以把页面设置改为A3的纸型，字体设置一下，便于查看。此时的文档格式，与打印出的效果无关。这样，数据源文件框架就建好了。第三步：在主文档中插入合并域。回到主文档，对主档进行编辑。移动光标到被审计单位的被填项（空白的格子），在“邮件合并”菜单中，选[插入合并域]

10、[被审计单位]，如图所示。依此类推，将其他

11、七项也分别插入。插入后的效果如图：第二部分，使用过程及操作步骤。（1）输入取证内容。数据源文件是用来写入取证内容的，便于对取证内容的查看、修改。首先，打开“取证数据”文件。如图所示。这就是在审计过程中，输入的审计取证资料。（2）打印输出审计证据笔录。主文档具有套打固定格式的功能。打开主文档。点击“查看合并数据”这时数据就在主文档中显示了，运用“上一条记录”、“下一条记录”进行查看，打印。如图所示。