邮件合并的应用

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1、邮件合并邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出來，也可以以邮件形式发出去。应用领域1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。3、批量打印请柬：同上2。4、批量打印工资条：从电子表格调用

2、数据。5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打卬众多证书。8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！在office2003中的操作方法MicrosoftOffice邮件合并的操

3、作方法：第一步：准备数据源这个数据源可以是ExcelI作表也可以是Access文件，也可以是MSSQLServer数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。下图是一个Excel工作表文件，/DataSourcez，,里面有一个工作簿〃录取通知书〃，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。图一■■■邮件合并图一第二步：准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。下图是一个模

4、板文件"Template",就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。图二第三步：邮件合并打开模板文件template,doc,从〃工具〃菜单屮依次选择〃信函和邮件〃»〃显示邮件合并工具栏〃，完毕Z邮件合并图二后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。图三下面，stepbystep,followme：1•设置数据源点击邮件合并工具栏上〃打开数据源〃的按钮（图三中第二个），选择"DataSource.xls/z文件，单击打开，然后会再弹出一个〃选择表格〃的窗口，要求指定使用哪个工作簿，

5、因为只有一个工作簿〃录取通知书〃，直接点击确定，完成数据源设置。如图四。2•插入数据域邮件合并图三这里，我以插入新生姓名为例。2.a将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头〃同学:〃之前）2・b点击邮件合并工具栏上〃插入域〃的按钮（图三中黄色圆圈），在弹岀的窗口中选择〃姓名〃，然后单击〃插入〃，如图五：2.c单击关闭（MSOffice这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这邮件合并图四个样子的（为强

6、调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用黄圈标出）:3查看合并数据单击邮件合并工具栏上〃查看合并数据〃的按钮（图三中〃插入Word域〃右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。第四步：完成合并到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择〃合并到新文档〃（K.■■适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择〃合并到打印机〃（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。下面是合

7、并到新文档之后，新文档的效果图：两条记录之间的黑线是公页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。邮件合并功能非常强大，〃插入Word域〃的功能可以先对数据进行处理（逻辑算术运算格式化等）然后插入，比如要打印英语证书，可以设置分数小于60打印〃不及格〃，60和80之间打印〃及格〃，80以上打印〃优秀〃•这些东西就由各位读者自行挖掘了，呵呵.在office2007中的操作方法office2007图一office2007图二"0.office2007图三office2

8、007图四office2007图五（3襄格CD0B5C«（X）office2007图六office2007图七鉴于目前使用office2007的用户也不少，下面将介绍在2007版中邮件合并操作方法。1、打开word模板，