商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 实践练习.doc

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1、下面是行政经理苏明给秘书留的便条，请你协助秘书完成这项任务。便条钟苗：公司新成立的产品推广部门的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室，请你向我说明如何完成这项工作。行政经理苏明二OO七年三月五日参考：办公室布置的程序如下：1、对推广部的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确部门与员工之间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。2、按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。5、对设

2、备的安放提出合理建议。简答题：1、为营造健康、安全的办公环境，秘书人员应遵守的工作程序是怎样的？（1）确定安全检查周期，定期检查。（2）发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险。（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。2、安全隐患表和设备故障表的区别前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分的隐患，后者记录办公设备运行过程中出现的故障。例如，计算机不能工作了，应填写设备故障表；如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写隐患记录及处理表。3、布置

3、办公室的基本要求有哪些？（1）采用一大间办公室。（2）使用同样大小桌子。（3）将通常有许多外宾来访的部门置于入口处。（4）将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。（5）使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致。（6）主管座位应位于员工座位之后方。（7）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。（8）装设充足的电源插座，供办公室设备之用。（9）常用的设备与档案应置于使用者附近。