商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 实践练习1.doc

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1、案例分析：天地公司经理与三利公司经理就某合作项目安排了约见，预定在某日下午一点开始。天地公司秘书预定约见前一晚直飞三利公司所在A城的机票。但天地公司经理认为自己工作很忙，前一晚还有其他安排，恐怕不能飞往A城，于是秘书改定约见日商务八点的机票（因为当日上午只有这一次航班）。但是由于天地公司经理晚上工作得太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上飞机。于是，该公司经理只能立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴赶到A成的三利公司。由于迟到三利公司经理不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意，最终，天地

2、公司失去了与是三利公司合作的商机。问题：秘书在这个过程中应该怎么做？无论是在国内出差还是到国外出差，无论是短期出差还是长期出差，在每次动身之前秘书都要为上司做大量的准备工作：安排日程、预定机票和旅馆，整理随身携带的洗漱用品，预支差旅费，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发言提纲等。本案例说明秘书在为上司做出差准备时，一定要细心周到，由于秘书没有做多方面准备，致使经理在洽谈中迟到，从而使公司失去了商机。简答题;1、秘书在编制旅程表时应注意什么问题？（1）要明确上司旅行的意图、目的地、旅行时间

3、、到达目的地后的商务活动计划。（2）了解上司对交通工具及食宿的要求。（3）了解当地交通工具运行情况、旅行路线、旅馆环境情况、目的地货币管理规则等。（4）旅行计划要按时间顺序编排，做到清楚明了。2、一份周密的旅程表包括哪些内容？日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注（记载提醒上司注意的事项）旅程表应一式三份，一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。3、零用现金的管理方法？秘书取得现金后，应将现金锁在保险箱里，并负起保管和支付备用的责任。（1）建立一本零用现金账簿，清楚著名从收到现金的日期、

4、收据编号、金额；支出现金的日期、用途；零用现金凭单编号、金额、余额等。（2）内部工作人员需要使用领取零用现金时，应填写“零用现金凭单”，提交花销的项目和用途、日期、金额等。（3）秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。（4）秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等证据附在零用现金凭单后面。（5）每当支出一笔现金，秘书均需及时在零用现金账簿上记录。（6）当支出的费用达到一定数额后或月末，秘书再到财务部门

5、报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。